Management- en Directieondersteuner

Bright-Professionals; Woerden; On-site; EUR 34,000 - 48,000; Full time

Job summary

Gemeente Woerden zoekt een Management- en Directieondersteuner die secretariële en organisatorische ondersteuning biedt aan meerdere teammanagers en aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

Je beheert agenda’s, stemt vergaderlocaties en faciliteiten af en verzorgt correspondentie en e-mailbeheer. Je legt verbanden tussen e-mails en agenda-items, bereidt overleggen voor en notuleert deze.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als management- en directieondersteuner.
• Aantoonbare ervaring met Office365, Outlook en Teams en met iBabs.
• Ervaring als management- en directieondersteuner binnen een gemeente.

Responsibilities

• Beheer proactief agenda’s en stem vergaderlocaties en faciliteiten af.
• Verzorg correspondentie en e-mailbeheer; koppel e-mails aan agenda-items en bereidt overleggen voor.
• Notuleer vergaderingen en beheer personeelsadministratie in zaaksystemen zoals Decos JOIN; ondersteun inhuur en contractbeheer en registreer vakantie/afwezigheid.

Skills

Organisatorisch sterk

Nauwkeurig

Duidelijke communicatie

Stressbestendig

Samenwerken

Proactief

Digitaal vaardig

Education

MBO-4 niveau

Tools

Office365

Outlook

Teams

iBabs

Job description

Voor Gemeente Woerden zoeken wij een Management- en Directieondersteuner. Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Met jouw ondersteuning kunnen zij zich richten op hun bestuurlijke en managementtaken.

Je beheert proactief en zorgvuldig agenda’s, stemt vergaderlocaties en faciliteiten af en verzorgt correspondentie en e-mailbeheer. Je legt verbanden tussen e-mails en agenda-items, bereidt overleggen voor en notuleert deze. Ook beheer en verwerk je personeelsadministratie in zaaksystemen zoals Decos JOIN, ondersteun je bij inhuur en contractbeheer van tijdelijke medewerkers en houd je vakantie- en afwezigheidsregistraties bij. Daarnaast codeer je facturen, organiseer je teamdagen en representatieve aangelegenheden en werk je samen met de andere managementondersteuners, met wie je elkaar waar nodig vervangt.

Je werkt nauw samen met de teammanagers, de algemeen directeur/gemeentesecretaris en collega’s van de secretariaten. Je rapporteert operationeel aan de manager Bedrijfsvoering. In een dynamische gemeentelijke omgeving schakel je snel, handel je proactief en vind je praktische oplossingen. Je gebruikt digitale middelen efficiënt; ervaring met Office 365, Teams en iBabs is essentieel.

Jouw competenties

• Je bent organisatorisch sterk.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je communiceert duidelijk.
• Je bent stressbestendig.
• Je werkt graag samen.
• Je handelt proactief.
• Je bent digitaal vaardig.

Je werkt voor de gemeenten Woerden en Oudewater, in een dynamische organisatie met een grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. De organisatie bestaat uit ruim 500 professionals die zich inzetten voor twee gemeentebesturen en hun inwoners. De werksfeer is informeel en er is aandacht voor talent, ontwikkeling en brede inzetbaarheid.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- en directieondersteuner.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Office365, inclusief Outlook en Teams, en met iBabs.
• Je hebt aantoonbare werkervaring als management- en directieondersteuner binnen een gemeente.

Functie-wensen

• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als management- en directieondersteuner.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- en directieondersteuner bij een gemeente of overheidsinstelling.
• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het zaaksysteem Decos JOIN.
• Je voegt een persoonlijke motivatie toe van maximaal 300 woorden, waarin je ingaat op je geschiktheid voor de opdracht, je relevante gemeentelijke ervaring en je beschikbaarheid.

Extra Informatie

• Aantal uur 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-12-2026
• Opleidingsniveau MBO