Management- en directieondersteuner

1UP Talent; Woerden; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

1UP Talent zoekt een management- en directieondersteuner ter ondersteuning van meerdere teammanagers en de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

Je beheert volledig en proactief agenda's, plant vergaderingen, behandelt correspondentie en verzorgt notulering. Je onderhoudt (personeels)administratie in Decos JOIN en ondersteunt bij inhuur en contractbeheer van tijdelijke medewerkers. Werken in een dynamische gemeentelijke omgeving met flexibiliteit en teamwork.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner.
• Aantoonbare ervaring met Office365, Outlook en Teams, en met iBabs.
• Aantoonbare werkervaring als management- of directieondersteuner binnen een gemeente.

Responsibilities

• Beheren van agenda's en proactief afstemmen van vergaderlocaties en faciliteiten.
• Verwerken van correspondentie en e-mail; voorbereiden van overleggen en notuleren.
• Beheren van (personeels)administratie in zaaksystemen zoals Decos JOIN.
• Ondersteunen bij inhuur en contractbeheer van tijdelijke medewerkers.
• Reguleren van vakantie- en afwezigheidsregistraties en coderen van facturen.
• Organiseren van teamdagen en representatieve aangelegenheden.
• Samenwerken met collega-secretariaten en vervanging waar nodig.

Skills

Proactieve houding

Notuleren

Agenda beheer

Communicatie

Education

MBO-4 diploma

Tools

Office 365

Outlook

Teams

iBabs

Decos JOIN

Job description

Functieomschrijving

Als management- en directieondersteuner bied je secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers en de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Je zorgt ervoor dat zij zich kunnen richten op hun bestuurlijke en managementtaken.

Wat ga je doen?

Je beheert agenda's volledig en proactief, stemt vergaderlocaties en faciliteiten af en legt verbanden tussen e-mails en agenda-items. Je beheert correspondentie en e-mail. Je bereidt overleggen voor en verzorgt de notulering. Je beheert en handelt (personeels)administratie af in zaaksystemen, zoals Decos JOIN. Je ondersteunt bij de inhuur en het contractbeheer van tijdelijke medewerkers. Je verzorgt vakantie- en afwezigheidsregistraties en codeert facturen. Je organiseert teamdagen en representatieve aangelegenheden. Je werkt samen met collega-managementondersteuners en vervangt elkaar waar nodig.

Wat breng je mee?

Je handelt proactief en werkt oplossingsgericht. Je kunt snel schakelen in een dynamische gemeentelijke omgeving. Je hebt kennis van en ervaring met digitale werkmiddelen. Je gebruikt Office 365, Teams en iBabs routinematig en efficiënt.

Samenwerking

Je werkt nauw samen met de teammanagers, de algemeen directeur/gemeentesecretaris en collega-secretariaten. Organisatie Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen. Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan. https://www.woerden.nl/werken-voor-woerden-en-oudewater.

Eisen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner
• Aantoonbare werkervaring met Office365, inclusief Outlook en Teams, en met iBabsAantoonbare werkervaring als management- of directieondersteuner binnen een gemeente

Gunningscriteria

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als management- of directieondersteuner
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner bij een gemeente of overheidsinstelling
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau
• Aantoonbare werkervaring met zaaksysteem Decos JOINDe kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe (maximaal 300 woorden), waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, relevante gemeentelijke ervaring en beschikbaarheid