Management- en Directieondersteuner

Kenniscentrum Sociaal Domein; Woerden; On-site; EUR 36,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

CAO salaris gemeente

Ontwikkelingsmogelijkheden via cursuss

Toegang tot online leerplatform

Teamdagen en bedrijfsfeesten

Job summary

Kenniscentrum Sociaal Domein in Utrecht zoekt een ervaren Management- en Directieondersteuner die moeiteloos complexe agenda’s beheert en managers volledig ontzorgt.

Je werkt voor meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en de algemeen directeur/gemeentesecretaris, verzorgt notuleren, correspondentie en administratieve processen met Office365, Outlook, Teams, iBabs en Decos JOIN.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als Management- of Directieondersteuner (harde eis).
• Aantoonbare ervaring binnen een gemeente (harde eis).
• Ervaring met Office365, Outlook en Teams en met iBabs (harde eis).
• Minimaal 4 jaar werkervaring als Management- of Directieondersteuner (pré).
• Minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente of overheidsinstelling (pré).
• Opleiding op mbo-4-niveau (pré).
• Ervaring met zaaksysteem Decos JOIN (pré).
• Uitgebreide ervaring met complex agendabeheer en secretariële ondersteuning.
• Ervaring met administratieve processen en correspondentiebeheer en het organiseren van bijeenkomsten.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te bewaken.

Responsibilities

• Proactief beheren en coördineren van complexe agenda’s van teammanagers en de algemeen directeur/gemeentesecretaris.
• Plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen en overleggen.
• Afstemmen van vergaderlocaties, faciliteiten en andere organisatorische zaken.
• Beheren van correspondentie en e-mailverkeer en bewaken van de opvolging van actiepunten.
• Signaleren van verbanden tussen e-mails, afspraken en lopende werkzaamheden.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en overleggen.
• Verzorgen van administratieve werkzaamheden binnen personeels- en zaaksystemen.
• Ondersteunen bij de inhuur en het contractbeheer van tijdelijke medewerkers.
• Verwerken van vakantie- en afwezigheidsregistraties.
• Controleren en coderen van facturen.
• Organiseren van teamdagen, bijeenkomsten en representatieve aangelegenheden.
• Werken met digitale systemen zoals Office365, Outlook, Teams, iBabs en Decos JOIN.
• Samenwerken met andere managementondersteuners en zorgen voor onderlinge vervanging.
• Signaleren van knelpunten en zelfstandig aandragen van praktische oplossingen.
• Bewaken van deadlines, afspraken en administratieve processen.

Skills

Organisatorische vaardigheden

Proactief

Prioriteiten stellen

Teamwork

Education

MBO-4 niveau

Tools

Office365

Outlook

Teams

iBabs

Decos JOIN

Job description

Management- en Directieondersteuner

Ben jij een ervaren Management- en Directieondersteuner die moeiteloos overzicht houdt in complexe agenda’s? Ben jij organisatorisch sterk, proactief en gewend om managers en directieleden volledig te ontzorgen? Dan is deze functie iets voor jou!

Als Management- en Directieondersteuner ondersteun je meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Je zorgt voor een soepel verloop van dagelijkse werkzaamheden, beheert complexe agenda’s en biedt secretariële en organisatorische ondersteuning binnen een dynamische gemeentelijke organisatie.

Wat je gaat doen:

• Proactief beheren en coördineren van complexe agenda’s van teammanagers en de algemeen directeur/gemeentesecretaris;

• Plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen en overleggen;

• Afstemmen van vergaderlocaties, faciliteiten en andere organisatorische zaken;

• Beheren van correspondentie en e-mailverkeer en bewaken van de opvolging van actiepunten;

• Signaleren van verbanden tussen e-mails, afspraken en lopende werkzaamheden;

• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en overleggen;

• Verzorgen van administratieve werkzaamheden binnen personeels- en zaaksystemen;

• Ondersteunen bij de inhuur en het contractbeheer van tijdelijke medewerkers;

• Verwerken van vakantie- en afwezigheidsregistraties;

• Controleren en coderen van facturen;

• Organiseren van teamdagen, bijeenkomsten en representatieve aangelegenheden;

• Werken met digitale systemen zoals Office365, Outlook, Teams, iBabs en Decos JOIN;

• Samenwerken met andere managementondersteuners en zorgen voor onderlinge vervanging;

• Signaleren van knelpunten en zelfstandig aandragen van praktische oplossingen;

• Bewaken van deadlines, afspraken en administratieve processen.

Wat jij meebrengt:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Management- of Directieondersteuner (harde eis);

• Aantoonbare werkervaring als Management- of Directieondersteuner binnen een gemeente (harde eis);

• Aantoonbare ervaring met Office365, waaronder Outlook en Teams, en met iBabs (harde eis);

• Minimaal 4 jaar werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Management- of Directieondersteuner (pré);

• Minimaal 1 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een gemeente of andere overheidsinstelling (pré);

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau (pré);

• Ervaring met het zaaksysteem Decos JOIN (pré);

• Uitgebreide ervaring met complex agendabeheer en secretariële ondersteuning;

• Ervaring met administratieve processen, correspondentiebeheer en het organiseren van bijeenkomsten;

• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten

Wij bieden:

• Een uitdagende en afwisselende baan met veel verantwoordelijkheid.

• Een fijne werkomgeving met enthousiaste en betrokken collega’s.

• Een salaris volgens de gemeente CAO.

• Ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling via cursussen, trainingen en doorgroeimogelijkheden binnen de organisatie.

• Toegang tot ons online leerplatform om jezelf te blijven ontwikkelen.

• Gezellige clubdagen met inhoudelijke workshops.

• Jaarlijks een zomerfeest en een kerstfeest om samen successen te vieren.