Management- en directieondersteuner (zzp - freelance)

Gemeente Woerden; Woerden; On-site; EUR 33,000 - 47,000; Full time

Job summary

Gemeente Woerden zoekt een ervaren Management- en directieondersteuner voor tijdelijke vervanging in verband met zwangerschapsverlof. Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris, met focus op complex agendabeheer.

De werkzaamheden omvatten notuleren, correspondentiebeheer en betrouwbare ondersteuning bij inhuur en contractbeheer.

Qualifications

• Kandidaten hebben ervaring met secretariële en organisatorische ondersteuning op managementniveau.
• Ervaring in een politiek bestuurlijke omgeving is een plus.
• Kennis van digitale werkmiddelen (Office365, Teams) is essentieel.

Responsibilities

• Volledig en proactief agendabeheer inclusief afstemming vergaderlocaties en faciliteiten.
• Verzorgen van correspondentie- en e-mailbeheer en koppelen van e-mails aan agenda-items.
• Voorbereiden en notuleren van overleggen en verwerken van (personeels)administratie in zaaksystemen zoals Decos JOIN.
• Ondersteunen bij inhuur en contractbeheer van tijdelijke medewerkers en verzorgen van vakantie/afwezigheidsregistraties.
• Samenwerken met teammanagers, directeur/gemeentesecretaris en collega-secretariaten.

Skills

Organisatie

Nauwkeurigheid

Communicatie

Stressbestendigheid

Samenwerken

Proactief handelen

Digitale vaardigheid

Tools

Office365

Teams

iBabs

Decos JOIN

Job description

Organisatie

Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen.

Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan.

https://www.woerden.nl/werken-voor-woerden-en-oudewater

Opdracht

De gemeente Woerden zoekt tijdelijk een ervaren Management- en directieondersteuner ter vervanging in verband met zwangerschapsverlof en het vertrek van een medewerker. De opdracht is gericht op het bieden van secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en aan de algemeen directeur / gemeentesecretaris. De nadruk ligt op complex agendabeheer en het volledig ontzorgen van bestuurders en managers, zodat zij hun bestuurlijke en managementtaken ongestoord kunnen uitvoeren.
De werkzaamheden omvatten onder meer: volledig en proactief agendabeheer inclusief het afstemmen van vergaderlocaties en faciliteiten, correspondentie- en e-mailbeheer en het leggen van verbanden tussen e-mails en agenda-items; voorbereiding en notulering van overleggen; beheer en afhandeling van (personeels)administratie in zaaksystemen zoals Decos JOIN; ondersteuning bij inhuur en contractbeheer van tijdelijke medewerkers; verzorgen van vakantie- en afwezigheidsregistraties; coderen van facturen; organiseren van teamdagen en representatieve aangelegenheden; en onderlinge vervanging en samenwerking met de overige managementondersteuners in het team. De kandidaat werkt nauw samen met de teammanagers, de algemeen directeur/gemeentesecretaris en collega-secretariaten en rapporteert operationeel aan de manager bedrijfsvoering.
De kandidaat wordt verwacht proactief te handelen, oplossingsgericht te werken en in een dynamische gemeentelijke omgeving snel te schakelen. Kennis van en ervaring met digitale werkmiddelen is essentieel; Office365, Teams en iBabs moeten routinematig en efficiënt worden ingezet. De opdracht wordt ingevuld op detacheringsbasis; inzet en uren worden in onderling overleg afgestemd met oog voor continuïteit van minimaal parttime inzet.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Competenties

• Organisatie;
• Nauwkeurigheid;
• Communicatie;
• Stressbestendigheid;
• Samenwerken;
• Proactief handelen;
• Digitale vaardigheid.

Benodigd aantal professionals

1.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Offerte-eisen

Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdagochtend
Is hybride werken mogelijk: Nee