Management- en directieondersteuner

Select EXCELLENT; Utrecht; On-site; EUR 36,000 - 58,000; Full time

Job summary

Gemeente Woerden zoekt tijdelijk een management- en directieondersteuner ter vervanging wegens zwangerschapsverlof en het vertrek van een medewerker. Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

Complex agendabeheer en het ontzorgen van bestuurders en managers staan centraal. Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving in het Groene Hart, voor de gemeenten Woerden en

Qualifications

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als management- of directieondersteuner.
• Ervaring met Office365, Outlook en Teams, en met iBabs; geef aan waar je deze aantoonbaar hebt toegepast.
• Werkervaring binnen een gemeente is een pré.
• Eigen laptop/telefoon en toebehoren; er worden geen IT-middelen beschikbaar gesteld.
• In het bezit van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Responsibilities

• Verzorg proactief en volledig agendabeheer en stem vergaderlocaties en faciliteiten af.
• Beheer correspondentie en e-mail en leg verbanden tussen e-mails en agenda-items.
• Bereid overleggen voor en notuleer deze.
• Beheer en handel de (personeels)administratie af in zaaksystemen zoals Decos JOIN.
• Ondersteun bij de inhuur en het contractbeheer van tijdelijke medewerkers.
• Verzorg vakantie- en afwezigheidsregistraties en codeer facturen.
• Organiseer teamdagen en representatieve aangelegenheden.
• Werk samen met andere managementondersteuners en vervang elkaar waar nodig.

Skills

Organisatievermogen

Nauwkeurigheid

Communicatieve vaardigheden

Stressbestendigheid

Education

MBO-4 diploma

Tools

Office365

Outlook

Teams

iBabs

Job description

Jouw functie:

Gemeente Woerden zoekt tijdelijk een management- en directieondersteuner ter vervanging wegens zwangerschapsverlof en het vertrek van een medewerker. Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Complex agendabeheer en het ontzorgen van bestuurders en managers staan centraal.

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving in het Groene Hart, voor de gemeenten Woerden en Oudewater. Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt nauw samen met teammanagers, de algemeen directeur/gemeentesecretaris en collega-secretariaten. Je rapporteert operationeel aan de manager bedrijfsvoering en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. De organisatie bepaalt de prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten.

De opdracht is op detacheringsbasis voor 36 uur per week, van 1 december 2026 tot 16 april 2027, met een optie tot verlenging van eenmaal drie maanden. Inzet en uren worden in overleg afgestemd, met minimaal parttime inzet voor de continuïteit. De werkdagen zijn maandag tot en met donderdag en vrijdagochtend. Hybride werken is niet mogelijk. De gesprekken zijn gepland op 20 november 2026.

Jouw profiel:

Je bent een ervaren management- of directieondersteuner die georganiseerd en nauwkeurig werkt. Je communiceert helder, werkt goed samen en blijft stressbestendig in een dynamische gemeentelijke omgeving. Je handelt proactief, schakelt snel en zoekt oplossingen. Ook ben je digitaal vaardig en werk je routinematig met Office365, Teams en iBabs.

Taken:

• Verzorg proactief en volledig agendabeheer en stem vergaderlocaties en faciliteiten af.

• Beheer correspondentie en e-mail en leg verbanden tussen e-mails en agenda-items.

• Bereid overleggen voor en notuleer deze.

• Beheer en handel de (personeels)administratie af in zaaksystemen zoals Decos JOIN.

• Ondersteun bij de inhuur en het contractbeheer van tijdelijke medewerkers.

• Verzorg vakantie- en afwezigheidsregistraties en codeer facturen.

• Organiseer teamdagen en representatieve aangelegenheden.

• Werk samen met andere managementondersteuners en vervang elkaar waar nodig.

Eisen:

• Heb minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner.

• Heb aantoonbare werkervaring met Office365, inclusief Outlook en Teams, en met iBabs. Vermeld in je cv waar je deze ervaring hebt opgedaan.

• Heb aantoonbare werkervaring als management- of directieondersteuner binnen een gemeente.

• Gebruik een eigen laptop, telefoon en toebehoren; er worden geen IT-middelen beschikbaar gesteld.

• Kun een Verklaring Omtrent het Gedrag overleggen.

Wensen:

• Heb minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als management- of directieondersteuner.

• Heb minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner bij een gemeente of overheidsinstelling.

• Heb een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau.

• Heb aantoonbare werkervaring met zaaksysteem Decos JOIN.

• Voeg een persoonlijke motivatie van maximaal 300 woorden toe over je geschiktheid, relevante gemeentelijke ervaring en beschikbaarheid.