Medewerker Bestuurssecretariaat

Bright Professionals; Doesburg; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Bright Professionals werkt bij de gemeente Doesburg als managementondersteuner. Je ondersteunt de burgemeester, drie wethouders en de gemeentesecretaris, plant zelfstandig en stelt prioriteiten zodat afspraken en taken tijdig worden afgehandeld.

Je verzorgt secretariële en administratieve werkzaamheden, beheert agenda’s, en begrijpt de informatiestroom. Je werkt nauw samen met het bestuurssecretariaat en vervangt elkaar waar nodig.

Qualifications

• Minimaal een mbo-4-opleiding afgerond.
• Minimaal 1 jaar relevante secretaresse-ervaring bij overheidsorganisatie in de afgelopen 5 jaar.
• Ervaring met iBabs is vereist.
• Vertrouwelijke informatie discreet behandelen.
• Goede beheersing van Nederlandse taal in woord en schrift.
• Kennis van Microsoft Office 365 en Outlook/Teams.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda’s van het college en gemeentesecretaris.
• Bewaken planningen en deadlines.
• Zorgen dat collega’s de juiste stukken op tijd aanleveren in iBabs.
• Ondersteunen bij voorbereiding en opvolging van college-afspraken.

Skills

Planen en organiseren

Communicatief vaardig

Proactief handelen

Klantgerichtheid

Samenwerken

Education

MBO-4 opleiding

Tools

Microsoft Office 365

Outlook

Teams

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Wat je gaat doen

Je ondersteunt de burgemeester, drie wethouders en de gemeentesecretaris. Je weet waar en wanneer je nodig bent en handelt zaken zo veel mogelijk zelfstandig af. Je stelt prioriteiten, zet vragen uit bij de juiste collega’s en houdt ook onder druk het overzicht. Je ziet wat er moet gebeuren en neemt initiatief.

Daarnaast verzorg je secretariële en administratieve werkzaamheden. Je signaleert, plant vooruit en denkt mee. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Je werkt nauw samen met een collega van het bestuurssecretariaat en vervangt elkaar wanneer dat nodig is.

Je hebt contact met het bestuur, collega’s en externe partijen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor het maken van interne en externe afspraken en beheert de agenda’s. Ook controleer en stroomlijn je informatiestromen. Je ontvangt bezoekers gastvrij en professioneel. Voor vergaderingen verzamel je stukken, stel je agenda’s op en zorg je voor een geordende voorbereiding. Ook ondersteun je bij bestuurlijke en representatieve aangelegenheden.

Jouw verantwoordelijkheden

• Je beheert de complexe agenda’s van het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris.
• Je bewaakt planningen, actiepunten en termijnen.
• Je zorgt ervoor dat collega’s de juiste stukken op tijd aanleveren in iBabs.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding en opvolging van afspraken en besluiten van het college.

Jouw profiel

Je bent representatief, proactief en hebt een praktische instelling. Je stelt prioriteiten, bewaakt grenzen en legt verbanden. Je hebt gevoel voor verhoudingen en bent servicegericht, attent en flexibel. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Organiseren en plannen passen goed bij je. Je neemt initiatief en pakt werkzaamheden voortvarend op.

Competenties

• Je communiceert duidelijk, mondeling en schriftelijk.
• Je bent klantgericht en tactvol.
• Je werkt resultaatgericht en goed samen.
• Je bent assertief en besluitvaardig.
• Je bent kritisch en sterk in plannen en organiseren.

Over de organisatie

Je komt te werken bij een gemeente die zich inzet voor haar inwoners en voor het behoud van voorzieningen en maatschappelijke participatie. De organisatie koestert haar historische karakter, stimuleert kunst, cultuur, toerisme en bedrijvigheid en hecht waarde aan sociale verbondenheid en eigen verantwoordelijkheid. Er wordt gewerkt met een platte organisatiestructuur, integraal management en zelfsturende teams.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde opleiding op mbo-4-niveau.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurssecretaresse voor B en W bij een overheidsorganisatie.
• Je hebt werkervaring met iBabs.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het opstellen van procesverbeteringen binnen een gemeentelijke organisatie.

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365, Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365, Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint
• Je hebt aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse en/of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie

Extra Informatie

• Aantal uur 32
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-12-2026
• Opleidingsniveau MBO