Management- en directieondersteuner

1UPPLY; Woerden; Remote; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

1UPPLY zoekt een management- en directieondersteuner voor gemeentelijk werk in Woerden/Oudewater. Je regelt agenda’s, vergaderingen en documenten, coördineert communicatie en ondersteunt bij contractbeheer en personeelsadministratie.

Je denkt proactief mee, schakelt snel in een dynamische gemeentelijke omgeving en werkt met Office 365, Teams en iBabs op dagelijkse basis.

Qualifications

• Kennis van Office 365, Outlook en Teams en van iBabs.
• Ervaring als management- of directieondersteuner binnen een gemeente.
• Proactieve houding en oplossingsgericht werken.

Responsibilities

• Beheren van agenda's en proactief plannen van vergaderingen en locaties.
• Behandelen van correspondentie en e-mail; voorbereiden en notuleren van overleggen.
• Beheren van (personeels) administratie in zaaksystemen zoals Decos JOIN.
• Ondersteunen bij inhuur en contractbeheer van tijdelijke medewerkers.
• Regelen vakanties/afwezigheid en coderen van facturen.
• Organiseren van teamdagen en representatieve aangelegenheden.

Skills

Office 365

Outlook

Teams

iBabs

Decos JOIN

Education

MBO-4 diploma

Tools

Decos JOIN

Job description

Functieomschrijving

Als management- en directieondersteuner bied je secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers en de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Je zorgt ervoor dat zij zich kunnen richten op hun bestuurlijke en managementtaken.

Wat ga je doen?

Je beheert agenda's volledig en proactief, stemt vergaderlocaties en faciliteiten af en legt verbanden tussen e-mails en agenda-items. Je beheert correspondentie en e-mail. Je bereidt overleggen voor en verzorgt de notulering. Je beheert en handelt (personeels)administratie af in zaaksystemen, zoals Decos JOIN. Je ondersteunt bij de inhuur en het contractbeheer van tijdelijke medewerkers. Je verzorgt vakantie- en afwezigheidsregistraties en codeert facturen. Je organiseert teamdagen en representatieve aangelegenheden. Je werkt samen met collega-managementondersteuners en vervangt elkaar waar nodig.

Wat breng je mee?

Je handelt proactief en werkt oplossingsgericht. Je kunt snel schakelen in een dynamische gemeentelijke omgeving. Je hebt kennis van en ervaring met digitale werkmiddelen. Je gebruikt Office 365, Teams en iBabs routinematig en efficiënt.

Samenwerking

Je werkt nauw samen met de teammanagers, de algemeen directeur/gemeentesecretaris en collega-secretariaten. Organisatie Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen. Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan. https://www.woerden.nl/werken-voor-woerden-en-oudewater.

Eisen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner
• Aantoonbare werkervaring met Office365, inclusief Outlook en Teams, en met iBabsAantoonbare werkervaring als management- of directieondersteuner binnen een gemeente

Gunningscriteria

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als management- of directieondersteuner
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner bij een gemeente of overheidsinstelling
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau
• Aantoonbare werkervaring met zaaksysteem Decos JOINDe kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe (maximaal 300 woorden), waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, relevante gemeentelijke ervaring en beschikbaarheid