Management- en directieondersteuner

Multiselectpubliek; Woerden; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Multiselectpubliek zoekt tijdelijk een ervaren Management- en directieondersteuner ter vervanging in verband met zwangerschapsverlof en het vertrek van een medewerker. Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris, met de nadruk op complex agendabeheer en complete ontzorging.

De werkzaamheden omvatten onder meer: volledig en proactief agendabeheer inclusief afstemming van

Qualifications

• Minimaal 4 jaar werkervaring in de afgelopen 8 jaar als management- of directieondersteuner.
• Minimaal 1 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner bij een gemeente of overheidsinstelling.
• Afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau.
• Werkervaring met zaaksysteem Decos JOIN en IBabs.

Responsibilities

• Volledig en proactief agendabeheer inclusief het afstemmen van vergaderlocaties en faciliteiten.
• Correspondentie- en e-mailbeheer en het koppelen van e-mails aan agenda-items.
• Notuleren van overleggen en beheren van (personeels)administratie in zaaksystemen.
• Ondersteunen bij inhuur en contractbeheer van tijdelijke medewerkers.
• Organiseren van teamdagen en representatieve aangelegenheden.
• Samenwerking met overige managementondersteuners en rapporteer operationeel aan manager bedrijfsvoering.

Skills

Werkervaring management/directieonder

Decos JOIN & IBabs

Education

MBO-4 diploma

Tools

Decos JOIN

IBabs

Job description

De gemeente Woerden zoekt tijdelijk een ervaren Management- en directieondersteuner ter vervanging in verband met zwangerschapsverlof en het vertrek van een medewerker. De opdracht is gericht op het bieden van secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en aan de algemeen directeur / gemeentesecretaris. De nadruk ligt op complex agendabeheer en het volledig ontzorgen van bestuurders en managers, zodat zij hun bestuurlijke en managementtaken ongestoord kunnen uitvoeren.De werkzaamheden omvatten onder meer: volledig en proactief agendabeheer inclusief het afstemmen van vergaderlocaties en faciliteiten, correspondentie- en e-mailbeheer en het leggen van verbanden tussen e-mails en agenda-items; voorbereiding en notulering van overleggen; beheer en afhandeling van (personeels)administratie in zaaksystemen zoals Decos JOIN; ondersteuning bij inhuur en contractbeheer van tijdelijke medewerkers; verzorgen van vakantie- en afwezigheidsregistraties; coderen van facturen; organiseren van teamdagen en representatieve aangelegenheden; en onderlinge vervanging en samenwerking met de overige managementondersteuners in het team. De kandidaat werkt nauw samen met de teammanagers, de algemeen directeur/gemeentesecretaris en collega-secretariaten en rapporteert operationeel aan de manager bedrijfsvoering.De kandidaat wordt verwacht proactief te handelen, oplossingsgericht te werken en in een dynamische gemeentelijke omgeving snel te schakelen. Kennis van en ervaring met digitale werkmiddelen is essentieel; Office365, Teams en iBabs moeten routinematig en efficiënt worden ingezet. De opdracht wordt ingevuld op detacheringsbasis; inzet en uren worden in onderling overleg afgestemd met oog voor continuïteit van minimaal parttime inzet.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

• Minimaal 4 jaar werkervaring in de afgelopen 8 jaar als management- of directieondersteuner;
• Minimaal 1 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner bij een gemeente of overheidsinstelling;
• Afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau;
• Werkervaring met zaaksysteem Decos JOIN en IBabs.