Interim Facilitair Office Manager| Energy Internat. | 24-32 uur | Tot 1 maart 2027 | Amsterdam

The Office Managers; Amsterdam; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

The Office Managers zoekt een interim Facilitair Office Manager om dagelijkse kantooractiviteiten soepel te laten verlopen en het managementteam te ondersteunen. Je werkt proactief, regelt kantoorbenodigdheden, onboarding, vergaderingen en events, en monitort reiskosten en uitgaven via Coupa/Concur. Leverancierscontacten onderhoud je en IT-vragen ondersteun je adequaat.

Daarnaast geef je advies over procesverbeteringen en stel je tijdens je inzet een plan met handleidingen op.

Qualifications

• Interim Facilitair Office Manager met proactieve instelling.
• Verantwoordelijk voor dagelijkse kantooractiviteiten en ondersteuning van het management.

Responsibilities

• Beheer van kantoorbenodigdheden en faciliteiten voor soepele werking.
• Ondersteunen onboarding van nieuwe medewerkers, incl. badges en werkplekken.
• Coördineren van vergaderingen en evenementen, intern en extern.
• Beheer van reiskosten en uitgaven via Coupa en Concur.
• Onderhouden contacten met leveranciers en dienstverleners.
• Basale administratieve taken zoals postverwerking en archivering via SharePoint.
• Assisteren bij IT-gerelateerde verzoeken en schakelen met IT-partners.
• Ondersteunen bij speciale evenementen zoals townhall meetings.

Skills

Kantoorbeheer

Administratieve ondersteuning

Facilitaire administratie

Tools

Coupa

Concur

SharePoint

Job description

Als interim Facilitair Office Manager ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten en het ondersteunen van het managementteam veelal op facilitair gebied. Je hebt een proactieve instelling en weet van aanpakken. Je zult te maken krijgen met een breed scala aan verantwoordelijkheden, van facilitaire taken tot administratieve ondersteuning.

Wat ga je hier als interimmer doen?

• Beheer van kantoorbenodigdheden en faciliteiten om ervoor te zorgen dat alles efficiënt verloopt.
• Ondersteuning bieden bij de onboarding van nieuwe medewerkers, inclusief het regelen van badges en werkplekken.
• Coördinatie van vergaderingen en evenementen, zowel intern als extern.
• Beheer van reiskosten en uitgaven van het managementteam via platforms zoals Coupa en Concur.
• Communicatie onderhouden met leveranciers en dienstverleners.
• Basis administratieve taken zoals postverwerking en archivering via SharePoint.
• Assistentie bij IT-gerelateerde verzoeken en zorgen voor een soepele IT-ondersteuning door te schakelen met interne en externe partijen.
• Ondersteuning bieden tijdens speciale evenementen zoals townhall meetings.

Ook wordt hier gevraagd of je, vanuit de praktijk, meedenkt of processen slimmer en beter kunnen worden ingeregeld. Tijdens jouw periode van inzet stel je een procesgericht verbeterplan op, voorzien van handleidingen.