Officemanager

Groupe Atlantic Nederland; Veenendaal; On-site; EUR 30,000 - 50,000; Part time

Benefits offered by this job

23 vakantiedagen

13 ATV dagen

60% / 40% pensioenregeling

Vaste eindejaarsuitkering

Reiskostenvergoeding

Korting bij Fit20

Collectiviteitskorting op zorgverzekering

Uitgebreid onboarding programma

Kosteloze trainingen bij GoodHabitz

Bedrijfsuitjes en activiteiten

Job summary

Een dynamische rol als office manager bij een vooruitstrevend bedrijf dat zich richt op de energietransitie. Je bent het visitekaartje van de organisatie en verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten. Van het ontvangen van bezoekers tot het organiseren van trainingen en het ondersteunen van het management, geen dag is hetzelfde. Dit is een kans om je organisatorische vaardigheden te benutten en bij te dragen aan een duurzamere wereld. Met veel ruimte voor eigen initiatief en een focus op persoonlijke ontwikkeling, biedt deze functie een uitdagende en leerzame werkomgeving.

Qualifications

• Ervaring in een soortgelijke rol is vereist.
• Sterke communicatieve vaardigheden, ook in het Engels.

Responsibilities

• Ontvangen van bezoekers en zorgen voor een net kantoor.
• Beheren van de voorraad en organiseren van zakenreizen.
• Notuleren tijdens belangrijke meetings en ondersteunen van management.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Organisatorische vaardigheden

Proactieve houding

Klantgerichtheid

Flexibiliteit

Education

MBO 4 of HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Wil jij bijdragen aan de energietransitie van Nederland en daarmee aan een duurzamere wereld?

Een zeer afwisselende en uitdagende job waarin geen dag hetzelfde is: variërend van uitvoerende taken tot het meedenken en de afdeling naar een hoger plan tillen!

Wat je gaat doen

In de rol van office manager ben je het visitekaartje van de organisatie en ontgaat je niets. Jij zorgt ervoor dat onze organisatie op rolletjes loopt en vindt het leuk om onze bezoekers zoals klanten en leveranciers bij binnenkomst vriendelijk te ontvangen. Je zorgt ervoor dat de koffie op voorraad is en de ruimtes er representatief uit zien. Daarnaast beheer je onze algemene mailbox, houd je de agenda bij en krijg je er energie van zaken goed te organiseren. Denk hierbij aan het organiseren van lunches en (internationale) reizen voor collega’s, maar ook het maken van een passend inwerkschema voor nieuwe collega’s in samenwerking met onze recruiter. Je bent een proactieve zelfstarter en kunt zelf inschatten waar jouw hulp het hardst nodig is. Je ontzorgt collega’s in de breedste zin van het woord.

Ook heb je een belangrijke rol in het faciliteren van onze trainingen. Je zorgt ervoor dat onze klanten een goed georganiseerde dag tegemoet gaan en ze de volgende keer weer bij ons terug willen komen. Je verzorgt het gehele proces van A tot Z en denkt mee in wat hierbij nodig is. Denk aan het beheren van de aanmeldingen, de afstemming met de trainer, het ontvangen van onze klanten en ook de opvolging na de training: je wil weten hoe onze klanten de training hebben ervaren en denkt graag mee in hoe het de volgende keer nog beter kan!

Daarnaast zie jij het als een uitdaging om een rol te spelen in onze stuurgroepen en in de ondersteuning van ons MT. Je bent aanwezig tijdens belangrijke meetings en notuleert zodat onze collega’s daarna weer goed uit de voeten kunnen. Ook zorg je voor de juiste opvolging bij collega’s.

Tot slot ondersteun je onze interne projectmanager op facilitair vlak. Zo zorg je ervoor dat belangrijke documentatie geborgd wordt, accounts voor nieuwe collega’s zijn aangemaakt en biedt je operationele ondersteuning. Verder stuur je externe facilitaire partijen aan, zoals de schoonmaakdienst. Jij gaat met een goed gevoel naar huis als je alles in goede banen hebt kunnen leiden.

Kortom: in de rol van office manager zit je nooit stil en heb je een zeer afwisselende en uitdagende job waarin geen dag hetzelfde is: variërend van uitvoerende taken tot het meedenken en de afdeling naar een hoger plan tillen!

Taakomschrijving

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden bestaan onder andere uit:

• het ontvangen van bezoekers en hen een warm welkom geven;
• het zorgdragen voor een net kantoor;
• het beheren van de voorraad, zoals de kantoor- en kantinevoorraad;
• het reserveren van hotels en restaurants en het verzorgen van lunches en zakenreizen;
• het aansturen van externe facilitaire partijen;
• het beheren van ons trainingscentrum, van A tot Z;
• het notuleren tijdens belangrijke meetings, zoals stuurgroepen;
• het ondersteunen van ons management;
• het ondersteunen in ons onboarding programma;
• het ondersteunen bij facilitaire zaken.

De office manager voldoet bij voorkeur aan de volgende criteria:

• Beschikt over MBO 4 of HBO werk- en denkniveau;
• Heeft een aantal jaar ervaring in een soortgelijke rol;
• Heeft ervaring met het Microsoft office pakket;
• Is communicatief sterk (ook in het Engels), proactief, klantgericht en flexibel;
• Heeft oog voor detail, maar overziet tegelijkertijd ook het grotere plaatje;
• Is integer, heeft een groot verantwoordelijkheidsgevoel, is organisatorisch sterk én kan goed zelfstandig werken;
• Houdt van mensen en krijgt er energie van anderen te ontzorgen en mee te denken in hoe dingen nóg beter kunnen.

Wat wij jou bieden:

Als office coördinator word je een uitdagende en zelfstandige functie geboden waarin je jezelf volop kunt ontwikkelen. De functie biedt veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid. Daarnaast worden je de volgende zaken geboden:

• Een afwisselende en uitdagende kantoorfunctie voor 20 – 36 uur per week waarin je veel kunt leren. We werken alleen doordeweeks en overdag;
• Een meer dan marktconform salaris;
• 23 vakantiedagen en 13 ATV dagen;
• Een 60% / 40% pensioenregeling (60% betalen wij, 40% investeer jij);
• Vaste eindejaarsuitkering ter grootte van een 13e maand;
• Reiskostenvergoeding – 0,23 cent per km – tot een max van 60 km per dag;
• Mogelijkheid tot sporten met korting bij Fit20;
• Collectiviteitskorting op je zorgverzekering bij Zilveren Kruis.

Daarnaast krijg je ook alle begeleiding die je nodig hebt en zetten we in op je persoonlijke ontwikkeling en binding met collega’s. Dit doen we o.a. door:

• Een uitgebreid onboarding programma – hierdoor ken je de organisatie en je collega’s binnen no-time;
• Meerdere evaluatiemomenten per jaar met persoonlijke ontwikkeltrajecten;
• De mogelijkheid om kosteloos trainingen te volgen bij GoodHabitz;
• En natuurlijk toffe bedrijfsuitjes en activiteiten – denk aan kerstdiners, paaslunches, kwartaalborrels, pizza avonden, een pubquiz en een jaarlijkse Citytrip.

Interesse? Stuur dan jouw CV naar Iris via [e-mail]. Heb je nog een paar vragen? Bel Iris dan gerust op 06-21535459. Hopelijk tot snel!