Facilitair Office Manager

The Office Managers; Rotterdam; On-site; EUR 35,544 - 42,575; Part time

Benefits offered by this job

Dertiende maand

25 vakantiedagen

Volledige reiskostenvergoeding

Dynamische werkplek

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

Een Rotterdams kantoor zoekt een Facilitair Officemanager. Je zorgt voor de dagelijkse gang van zaken, ontvangt bezoekers en organiseert evenementen. Vereist zijn organisatorische vaardigheden, BHV-certificaat en uitstekende beheersing van Nederlands en Engels. De functie biedt een salaris tot € 3500 bruto per maand, een dertiende maand, 25 vakantiedagen en volop ontwikkelingsmogelijkheden.

Qualifications

• Ervaring in een vergelijkbare rol als Office Manager of facilitair/administratief coördinator.
• Uitstekende beheersing van de Nederlands én Engelse taal in woord en geschrift.
• Beschikbaarheid van maandag t/m donderdag.

Responsibilities

• Zorgen voor een soepel verloop van de dagelijkse gang van zaken.
• Ondersteunen bij agendabeheer en correspondentie.
• Organisatie van evenementen en zakenreizen.

Skills

Organisatorische vaardigheden

Gastvrijheid

Communicatieve vaardigheden

Proactieve houding

Education

BHV-certificaat (of bereidheid om dit te behalen)

Job description

Facilitair Officemanager

Ben jij een gastvrije Officemanager met een warme persoonlijkheid? Dan weet je als geen ander wat ervoor nodig is om een kantoor op orde te hebben én je collega’s te ontzorgen. Zie je jezelf werken bij een trots maar toch nuchter Rotterdams kantoor in de internationale scheepvaart? Lees verder!

Als Facilitair Officemanager ben jij het kloppende hart van het kantoor. Je zorgt dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt: van het ontvangen van bezoekers en het ondersteunen van collega’s tot het beheren van facilitaire diensten en het organiseren van evenementen en zakenreizen. Daarbij combineer je een gastvrije houding met oog voor detail en een praktische aanpak. Je schakelt moeiteloos tussen organiseren, coördineren en hands-on bijspringen. Met jouw energie en humor zorg je ervoor dat collega’s en bezoekers zich welkom en ondersteund voelen.

Samen met jouw collega voor Finance & HR zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en de kwaliteit hoog blijft.

• Ondersteunen bij agendabeheer, correspondentie en het organiseren van interne en externe vergaderingen en verwerken van inkomende en uitgaande post.
• Ontvangen van bezoekers en fungeren als eerste aanspreekpunt.
• Organisatie van evenementen, het regelen van zakenreizen en hotelaccommodaties.

Facilitaire Taken

• Bestellen van office- en food supplies o.a. bij AH en beheren van contracten met leveranciers en externe dienstverleners.
• Zorgdragen voor een schone pantry en lunch- en vergaderruimte.
• Coördineren van schoonmaak, onderhoud en IT-ondersteuning.

Administratieve Taken

• Ondersteunen van de administratie afdeling door o.a. het bijhouden van overzichten en (digitale) archivering.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van rapportages, notulen en presentaties.
• Ondersteunen bij de onboarding van nieuwe medewerkers.

ER-Taken (BHV)

• Optreden als gecertificeerd bedrijfshulpverlener (BHV’er) en je kennis up-to-date houden.
• Verlenen van eerste hulp bij ongevallen en assisteren bij evacuaties.
• Deelnemen aan BHV-oefeningen en trainingen georganiseerd door De Rotterdam.

En dat allemaal vanuit een kantoor met een spectaculair uitzicht op de skyline van Rotterdam!

Functie eisen | Wat neem je mee?

• Ervaring in een vergelijkbare rol als Office Manager of facilitair/administratief coördinator.
• In het bezit van een BHV-certificaat of bereid dit te behalen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlands én Engelse taal in woord en geschrift. De voertaal is Engels; de bezetting is 50% NL en 50% Engelssprekende collega’s.
• Beschikbaarheid van maandag t/m donderdag. Bij 16 uur zijn de werktijden 09:00-13:00 uur; bij 20 uur van 09:00-14:00 uur.

Wie ben jij?

• Je weet het overzicht te bewaren en prioriteiten te stellen.
• Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Je pakt dingen hands-on en proactief op.
• Je hebt gevoel voor Rotterdamse humor en zet dat net zo makkelijk in als je gastvrije glimlach

Arbeidsvoorwaarden | Wat wordt geboden?

• Een veelzijdige en afwisselende functie waar je écht het verschil maakt met eigen regelruimte.
• Een mooi salaris tot € 3.500 bruto per maand o.b.v. 40 uur, afhankelijk van je ervaring.
• Een dertiende maand; 25 vakantiedagen, 8% vakantiegeld en een pensioenregeling.
• Volledige reiskostenvergoeding op basis van het OV. Parkeren is hier onbetaalbaar dus kom vooral met het OV, fiets of scooter.
• Een fijne, dynamische werkplek in een professioneel maar informeel team.
• Alle ruimte om jezelf verder te ontwikkelen met trainingen en nieuwe uitdagingen.
• Werken op de 29e verdieping met een uitzicht waar je blij van wordt. De locatie is bovendien eenvoudig bereikbaar met het OV.

Solliciteer bij voorkeur via onze website, of neem contact met ons op via: Stuur je cv mee. Een korte motivatie vinden we leuk om te lezen, maar is niet verplicht. Wij zijn bereikbaar van maandag t/m donderdag van 09:00 tot 21:00 uur en op vrijdag tot 16:30 uur.

Standplaats: Rotterdam-Zuid (16-20 uur)