INGEVULD | Office Manager | Internat. 16–24 uur/4 dgn. | Vaste Baan | Rotterdam Zuid

The Office Managers; Rotterdam; On-site; EUR 40,000 - 50,000; Full time

Job summary

Een professioneel kantoor in Rotterdam zoekt een ervaren Facilitair Officemanager. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van dagelijkse kantoorprocessen, inclusief bezoekersontvangst, agendabeheer en organisatie van evenementen. Je werkt nauw samen met Finance & HR en zorgt ervoor dat collega's zich welkom voelen. Kennis van BHV is een pré. Dit is een kans om te werken in een dynamische omgeving met een prachtig uitzicht over de stad.

Qualifications

• Ervaring als officemanager of in een vergelijkbare rol.
• Vaardig in agendabeheer en administratieve taken.
• Kennis van BHV en eerste hulp is een pré.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op kantoor.
• Ontvangen van bezoekers en eerste aanspreekpunt zijn.
• Organiseren van evenementen en zakenreizen.
• Beheren van kantoorbenodigdheden en facilitaire diensten.

Skills

Gastvrijheid

Organisatie

Communicatie

Teamwerk

Flexibiliteit

Job description

Overview

Ben jij een gastvrije officemanager met een warme persoonlijkheid? Dan weet je als geen ander wat ervoor nodig is om een kantoor op orde te hebben én je collega’s te ontzorgen. Zie je jezelf werken bij een trots maar toch nuchter Rotterdams kantoor in de internationale scheepvaart? Lees verder!

Wat ga je doen?

Als Facilitair Officemanager ben jij het kloppende hart van het kantoor. Je zorgt dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt: van het ontvangen van bezoekers en het ondersteunen van collega’s tot het beheren van facilitaire diensten en het organiseren van evenementen en zakenreizen. Daarbij combineer je een gastvrije houding met oog voor detail en een praktische aanpak. Je schakelt moeiteloos tussen organiseren, coördineren en hands-on bijspringen. Met jouw energie en humor zorg je ervoor dat collega’s en bezoekers zich welkom en ondersteund voelen. Samen met jouw collega voor Finance & HR zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en de kwaliteit hoog blijft.

Secretariële Taken

• Ondersteunen bij agendabeheer, correspondentie en het organiseren van interne en externe vergaderingen en verwerken van inkomende en uitgaande post.
• Ontvangen van bezoekers en fungeren als eerste aanspreekpunt.
• Organisatie van evenementen, het regelen van zakenreizen en hotelaccommodaties.

Facilitaire Taken

• Bestellen van office- en food supplies o.a. bij AH en beheren van contracten met leveranciers en externe dienstverleners.
• Zorgdragen voor een schone pantry en lunch- en vergaderruimte.
• Coördineren van schoonmaak, onderhoud en IT-ondersteuning.

Administratieve Taken

• Ondersteunen van de administratie afdeling door o.a. het bijhouden van overzichten en (digitale) archivering.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van rapportages, notulen en presentaties.
• Ondersteunen bij de onboarding van nieuwe medewerkers.

ER-Taken (BHV)

• Optreden als gecertificeerd bedrijfshulpverlener (BHV’er) en je kennis up-to-date houden.
• Verlenen van eerste hulp bij ongevallen en assisteren bij evacuaties.
• Deelnemen aan BHV-oefeningen en trainingen georganiseerd door De Rotterdam.

En dat allemaal vanuit een kantoor met een spectaculair uitzicht op de skyline van Rotterdam!