Office Manager met secretariële support voor de directie

PersonalAssistant; Den Haag; Remote; EUR 37,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop

Mobiele telefoon

Internetvergoeding

NS Business Card

Thuiswerkvergoeding

Eindejaarsuitkering

Pensioenregeling

Inkomensaanvulverzekering bij arbeids-

Maandelijkse kennissessies

Vitaliteitsbudget

Sportabonnement

Job summary

PersonalAssistant zoekt een Office Manager met secretariële ondersteuning voor de directie in Den Haag. Je vormt de spil van de kantoororganisatie, bewaakt de kantoorlogistiek en faciliteert een representatieve werkomgeving.

Je werkt hands-on en schakelt soepel tussen dagelijkse taken en discrete support op directieniveau. Je hebt minimaal mbo+ niveau, minstens 3 jaar relevante ervaring, en uitstekende Nederlandse schrijf- en spreekvaardigheden.

Qualifications

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau.
• Achtergrond in office management, hospitality, facility management of managementondersteuning is een pré.
• Minimaal 3 jaar relevante ervaring in office management en directieondersteuning.
• Ervaring met complex agendabeheer en schakelen met directie en externe stakeholders.
• Goede communicatieve en schrijfvaardigheden in het Nederlands; ervaring met Microsoft 365 en affiniteit met Copilot en AI-ondersteund werken.

Responsibilities

• Beheer en ordening van kantoorprocessen en facilitaire zaken.
• Gastvrij ontvangen van bezoekers en zorgdragen voor een representatieve kantooromgeving.
• Coördineren van facilitaire relaties en externe partijen.
• Organiseren van bedrijfsbrede activiteiten en events.
• Ondersteunen van directie met complex agendabeheer en afspraken.
• Zorgdragen voor interne communicatie en nieuwsbrieven.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Stressbestendig

Discreet

Hands-on

Prioriteiten stellen

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Copilot

Job description

Office Manager met secretariële support voor de directie Den Haag

Functieomschrijving

Als Office Manager bij onze opdrachtgever ben jij de spil van de kantoororganisatie in Den Haag. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkomgeving soepel, gastvrij en professioneel verloopt: van een representatieve kantooromgeving tot een warm welkom voor bezoekers en goed georganiseerde interne activiteiten. Je bent zichtbaar, benaderbaar en krijgt energie van het verbinden van collega’s. Met een positieve, oplossingsgerichte houding zie je wat er nodig is en pak je dit zelfstandig op.

Daarnaast ondersteun je één directielid met brede secretariële en organisatorische ondersteuning, waaronder complex agendabeheer, afspraken met externe stakeholders en praktische organisatorische zaken. Je schakelt gemakkelijk tussen hands‑on werkzaamheden op kantoor en discrete ondersteuning op directieniveau. Je zorgt zo voor rust, structuur en een prettige werkomgeving.

Wil jij jouw kennis en vaardigheden inzetten binnen een professionele en maatschappelijk betrokken organisatie? We maken graag kennis met je.

Jouw uitdaging als Office Manager
Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het:

• Dagelijks zorgen dat de kantoororganisatie soepel verloopt, inclusief het beheren en bestellen van kantoor- en lunchbenodigdheden en het bewaken van de voorraad;
• Gastvrij ontvangen van bezoekers en actief zorgen voor een representatieve, prettige en goed verzorgde kantooromgeving;
• Coördineren van facilitaire zaken, waaronder het contact met externe onderhoudspartijen en de beheerder van de kantoorlocatie;
• Organiseren en faciliteren van bedrijfsbrede activiteiten, zoals maandelijkse kennissessies en het jaarlijkse zomer- en kerstevenement;
• Organiseren en verzorgen van de dagelijkse lunch, inclusief het klaarzetten en netjes achterlaten van de lunchruimte;
• Verzorgen van post- en e-mailafhandeling in algemene mailboxen en het verspreiden van interne nieuwsbrieven;
• Ondersteunen van één directielid met complex agendabeheer, het plannen en voorbereiden van afspraken met interne en externe stakeholders en het bewaken van praktische opvolging;
• Slim inzetten van Microsoft 365 en Copilot om agenda-, mailbox- en administratieve processen efficiënter te organiseren en kansen voor verdere automatisering te signaleren;
• Uitvoeren van BHV‑taken en taken als preventiemedewerker. Onze opdrachtgever verzorgt de benodigde certificering.
• Minimaal mbo+ werk‑ en denkniveau, bij voorkeur met een achtergrond in office management, hospitality, facility management of managementondersteuning;
• Minimaal 3 jaar relevante ervaring in een rol waarin Office Management en management‑ of directieondersteuning samenkomen;
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en het professioneel schakelen met directie, collega’s en externe stakeholders;
• Ervaring met facility management en/of BHV is een pré. Ervaring als preventiemedewerker en kennis van de RI&E wordt gewaardeerd;
• Je bent een natuurlijke verbinder: zichtbaar, benaderbaar, dienstverlenend en iemand die met positieve energie actief bijdraagt aan een prettige werksfeer;
• Je bent hands‑on, ziet werk en vindt het vanzelfsprekend om zowel praktische kantoortaken op te pakken als op directieniveau te ondersteunen;
• Je bent stressbestendig, organisatorisch sterk, discreet en kunt uitstekend prioriteiten stellen;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en schrijfvaardigheden in het Nederlands en werkt vlot met Microsoft 365. Affiniteit met Copilot en AI‑ondersteund werken is een pré;
• Je bent minimaal 32 uur per week op locatie in Den Haag beschikbaar. Vanwege het karakter van de rol werk je in beginsel vier dagen per week op kantoor in Den Haag. Bij een vierdaagse werkweek ben je hoofdzakelijk op kantoor aanwezig;
• Je voelt je prettig in een professionele organisatie waarin samenwerken, eigenaarschap en een positieve bijdrage aan het team en de organisatie belangrijk zijn.

Wij bieden jou

• Een salaris tussen € 3.300,- en € 4.400,- op basis van een 36‑urige werkweek;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals 216 uur vakantie op basis van 36 uur, de mogelijkheid om vakantiedagen bij te kopen, een eindejaarsuitkering, vakantiegeld, een goede pensioenregeling, een inkomensaanvulverzekering bij arbeidsongeschiktheid, een laptop, mobiele telefoon en een maandelijkse netto internetvergoeding;
• Een NS Business Card, inclusief 1e klas privéreizen, en een thuiswerkvergoeding voor thuiswerkdagen;
• Een moderne en inspirerende werkomgeving in Den Haag;
• Een jaarlijks vitaliteitsbudget en een sportabonnement;
• Een werkgever waar Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en het belang van medewerkers hoog op de agenda staan;
• Ruimte voor verbinding en ontwikkeling. Er worden regelmatig activiteiten georganiseerd, waaronder maandelijkse kennissessies met aansluitend een borrel.

Over onze opdrachtgever
Onze opdrachtgever is een professionele organisatie binnen de Nederlandse vastgoedsector, gevestigd in Den Haag. De organisatie richt zich op toekomstbestendig en duurzaam vermogensbeheer van Nederlands vastgoed voor institutionele partijen. Verantwoord rendement gaat daarbij samen met aandacht voor mens, milieu en maatschappij. Er wordt gewerkt aan een toekomstbestendige leefomgeving, met aandacht voor de mensen die gebruikmaken van het vastgoed en voor de maatschappelijke impact van de organisatie.

De cultuur kenmerkt zich door professionaliteit, betrokkenheid en eigenaarschap. Je komt terecht in een organisatie waar samenwerken, verantwoordelijkheid nemen en oog hebben voor elkaar belangrijk zijn.

Enthousiast?
Enthousiast geworden?

De procedure bestaat uit twee of drie gesprekken en een Pre‑Employment Screening.