Executive Management Assistant

ONTAPE; Amsterdam; On-site; EUR 56,000 - 67,000; Full time

Job summary

RD Vastgoed zoekt eenExecutive Management Assistant die als centrale spil binnen de organisatie optreedt. Je brengt structuur aan, bewaakt voortgang en zorgt dat belangrijke zaken tijdig geregeld worden.

Je werkt nauw samen met directie, investeerders en interne afdelingen. De functie vraagt hands-on inzet, een proactieve houding en uitstekende organisatorische vaardigheden, met aandacht voor discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.

Qualifications

• Een afgeronde HBO-opleiding.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in Executive/Management Assistant-rollen.
• Hands-on, proactieve en georganiseerde werkaanpak.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in NL en EN.
• Beschikbaarheid van 40 uur per week en werken vanaf kantoor in Amsterdam.

Responsibilities

• Coördineren van relatiebeheer en evaluaties met investeerders en relaties.
• Beheren van Trengo, RD-nummer, mailboxen en mailings.
• Onderhouden van investeerdersprofielen en schakelen met investeerders.
• Organiseren van relatie-evenementen, Business Club-activiteiten en teamtrips.
• Onboarding van nieuwe collega's en ondersteunen bij personeelsgerelateerde werkzaamheden.
• Coördineren van administratieve werkzaamheden en informatie tussen afdelingen.
• Voorbereiden, verzamelen en controleren van documenten en notariszaken.
• Signaleren en zelfstandig oplossen van ad-hoc- en facilitaire zaken.

Skills

Proactief

Hands-on

Organisatie

Communicatie

Discretie

Verantwoordelijkheid

Education

HBO-opleiding

Tools

Trengo

Job description

Dit is geen klassieke Management Assistant-rol waarin je voornamelijk agenda’s beheert en vergaderingen plant. Bij RD Vastgoed zoeken ze iemand die een groot deel van de organisatie bij elkaar houdt. Iemand die overzicht creëert, verantwoordelijkheid pakt en ervoor zorgt dat zaken geregeld zijn voordat iemand erom hoeft te vragen.

Met circa 30 collega’s, verdeeld over zes afdelingen, groeit RD Vastgoed hard. Daardoor ontstaat er behoefte aan één centrale persoon die dwars door de organisatie heen kan schakelen. Van een investeerder die teruggebeld moet worden tot de onboarding van een nieuwe collega en van een relatie-evenement tot iets onverwachts dat vandaag nog opgelost moet worden. Jij wordt degene bij wie veel lijnen samenkomen.

Organisatieomschrijving

RD Vastgoed is een ambitieuze en snelgroeiende vastgoedonderneming vanuit Amsterdam-Nieuw-West. Met een team van ongeveer 30 fulltime collega’s, verdeeld over zes afdelingen, wordt dagelijks gewerkt aan de verdere groei en professionalisering van de organisatie en vastgoedportefeuille. De ambities reiken bovendien verder dan Nederland, met onder andere activiteiten vanuit Dubai.

Die ambitie zie je duidelijk terug in de cultuur. RD Vastgoed heeft een uitgesproken topsportmentaliteit: hard werken, vooruit willen, kansen pakken en samen resultaat boeken. De lat ligt hoog en er wordt veel van elkaar verwacht. Tegelijkertijd staat het team centraal. Er wordt samen gesport, gereisd en successen worden uitgebreid gevierd. Die sportieve mentaliteit sluit ook aan bij de samenwerkingen van RD Vastgoed met onder andere Cambur en GLORY Kickboxing.

Verwacht hier geen corporate omgeving met eindeloze processen en verschillende managementlagen. De lijnen zijn kort, de communicatie is direct en beslissingen worden snel genomen. Zie je dat iets beter of slimmer kan? Dan krijg je de ruimte én wordt van je verwacht dat je ermee aan de slag gaat.

Dat maakt RD Vastgoed bij uitstek een omgeving voor iemand die energie krijgt van groei, tempo en verantwoordelijkheid en die graag midden in een organisatie staat waar iedere dag iets gebeurt.

Functie informatie

Als Executive Management Assistant krijg je een veel bredere verantwoordelijkheid dan in een traditionele ondersteunende functie. Veel werkzaamheden die momenteel verspreid liggen over verschillende collega’s en afdelingen, komen bij jou samen. Jij brengt structuur aan, bewaakt de voortgang en zorgt ervoor dat belangrijke én praktische zaken daadwerkelijk worden afgerond.

Je bent daarmee een centrale spil binnen RD Vastgoed. Je schakelt gedurende de dag tussen directie, collega’s, investeerders en externe relaties en weet tegelijkertijd wat er binnen de organisatie speelt. Daarbij wacht je niet af totdat iemand met een takenlijst bij je komt. Je kijkt vooruit, signaleert wat nodig is en pakt het zelfstandig op.

De ene keer onderhoud je contact met een investeerder of bereid je een evaluatie voor, het volgende moment organiseer je een teamtrip, regel je iets voor RD Dubai of zorg je dat een nieuwe collega goed wordt ontvangen. Ook telefoon, mailboxen, Trengo, administratieve processen en praktische zaken binnen het kantoor behoren tot jouw verantwoordelijkheid.

Vijf mensen die tegelijkertijd iets van je nodig hebben, brengen jou niet van je stuk. Je bepaalt wat prioriteit heeft, communiceert duidelijk en zorgt dat het wordt geregeld. Geen taak is daarbij te groot, maar ook zeker niet te klein. Juist het brede karakter van de functie en alles wat onverwacht tussendoor ontstaat, maken jouw positie belangrijk.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Coördineren van relatiebeheer en verzorgen van evaluaties met belangrijke relaties en investeerders;
• Beheren en opvolgen van Trengo, het algemene RD-nummer, mailboxen en mailings;
• Onderhouden en actualiseren van investeerdersprofielen en schakelen met investeerders;
• Organiseren en coördineren van relatie-evenementen, Business Club-activiteiten, teamtrips en relatiegeschenken;
• Verzorgen van de onboarding van nieuwe collega’s en ondersteunen bij personeelsgerelateerde werkzaamheden;
• Coördineren van administratieve werkzaamheden en informatie tussen de verschillende afdelingen;
• Voorbereiden, verzamelen en controleren van documenten en ondersteunen bij onder andere notariszaken;
• Signaleren en zelfstandig oplossen van uiteenlopende organisatorische, facilitaire en ad-hoczaken.

Voor deze positie zoeken we vooral iemand die dingen voor elkaar krijgt. Je bent extreem hands‑on, werkt zelfstandig en hebt van nature de behoefte om overzicht en structuur te creëren. Je ziet werk voordat iemand het bij je neerlegt en neemt verantwoordelijkheid voor het eindresultaat.

Daarbij moet je passen bij de mentaliteit van RD Vastgoed. Dit is geen traditionele 9-tot-5-omgeving waarin iedere verantwoordelijkheid strak is afgebakend. De organisatie groeit snel, het tempo ligt hoog en soms vraagt iets buiten de gebruikelijke momenten om aandacht. Je bent daarom flexibel en voelt je prettig in een omgeving waarin betrokkenheid en resultaat belangrijk zijn.

Je bent representatief en communicatief sterk genoeg om professioneel met investeerders en belangrijke relaties te schakelen, maar steekt net zo gemakkelijk zelf de handen uit de mouwen wanneer er intern iets geregeld moet worden. Je bent discreet, stressbestendig en neemt geen genoegen met half werk.

Verder breng je het volgende mee:

• Een afgeronde hbo‑opleiding;
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring, bijvoorbeeld als Executive Assistant, Management Assistant, Personal Assistant of Officemanager;
• Een zeer proactieve, zelfstandige en hands‑on manier van werken;
• Het vermogen om overzicht en rust te bewaren wanneer meerdere zaken tegelijkertijd om aandacht vragen;
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en een representatieve uitstraling;
• Een zelfverzekerde persoonlijkheid en het vermogen om stevig in je schoenen te staan;
• Discretie en zorgvuldigheid bij het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Ervaring binnen vastgoed is mooi meegenomen, maar geen vereiste;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• Beschikbaarheid van 40 uur per week en de flexibiliteit die past bij deze verantwoordelijke positie;
• Bereidheid om volledig vanuit het kantoor in Amsterdam te werken.

Je krijgt een centrale positie binnen een vastgoedorganisatie die hard groeit. Dit is geen rol aan de zijlijn: je staat midden in de organisatie, hebt contact met verschillende afdelingen en krijgt veel mee van wat er binnen RD Vastgoed gebeurt.

Daar staat een bovengemiddeld pakket tegenover. Naast een goed basissalaris kun je op basis van individuele én gezamenlijke prestaties een stevige jaarlijkse bonus verdienen. Tegelijkertijd krijg je veel vrijheid om je eigen rol vorm te geven, processen slimmer te organiseren en steeds meer verantwoordelijkheid naar je toe te trekken.

De cultuur is ambitieus en intensief. Er wordt hard gewerkt, maar ook bewust geïnvesteerd in het team. Collega’s sporten samen, er worden teamtrips georganiseerd en successen worden gezamenlijk gevierd. Zo ging het team onder andere samen naar Barcelona. Je komt terecht tussen mensen die vooruit willen en verwachten dat jij diezelfde mentaliteit meebrengt.

Wij zorgen voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een bruto maandsalaris tussen € 5.000,- en € 6.000,-;
• Een bonus tot € 30.000,- per jaar op basis van individuele én teamtargets;
• Een fulltime functie van 40 uur per week;
• Een centrale positie met veel verantwoordelijkheid en directe invloed op de dagelijkse organisatie;
• Veel vrijheid om zelfstandig beslissingen te nemen en verbeteringen door te voeren;
• Werken vanuit het kantoor in Amsterdam, midden in de organisatie;
• Een jong, ambitieus en resultaatgericht team met een uitgesproken topsportmentaliteit;
• Regelmatige teamactiviteiten, trips en gezamenlijke momenten om successen te vieren;
• De mogelijkheid om mee te groeien met een vastgoedorganisatie die volop in ontwikkeling is.

Krijg jij energie van chaos omzetten in structuur, mensen ontzorgen en iedere dag tientallen verschillende zaken voor elkaar krijgen? En ben jij degene die niet wacht tot iemand vraagt of je iets wilt oppakken, maar het tegen die tijd al geregeld heeft?