Office manager

Adsgroep; Netherlands; Remote; EUR 33,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

CAO Bouw & Infravoorwaarden

25 vakantiedagen

15 ATV-dagen (10 uitbetaalbaar)

1 dag per week thuiswerken

Reiskostenvergoeding 0,25 €/km

Veel zelfstandigheid

Job summary

ADS Groep zoekt een Office Manager die dicht tegen de directie aan werkt. Je regelt afspraken, bewaakt acties en regelt organisatorische zaken van A tot Z. Je werkt proactief, hebt overzicht en levert zelfstandig resultaat. Een hands-on mentaliteit en sterke organisatorische vaardigheden zijn vereist.

Het zwaartepunt ligt op zelfstandige ondersteuning van de directie, met aandacht voor agenda management, interne evenementen en projecten zoals toekomstige huisvesting.

Qualifications

• Ruime ervaring in een zelfstandige ondersteunende rol.
• Hands-on mentaliteit: ziet wat er moet gebeuren en pakt het direct op.
• Structuur en nauwkeurigheid in planning en uitvoering.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Responsibilities

• Beheren en coördineren van de agenda’s van de directieleden.
• Organiseren en coördineren van (interne en externe) vergaderingen en afspraken.
• Intake en opvolging van acties en voortgang rapporteren aan de directie.
• Ondersteunen bij interne evenementen en projecten zoals huisvesting.
• Notuleren bij vergaderingen en zorgen voor tijdige terugkoppeling.

Skills

Organisatie

Agenda beheer

Communicatie

Zelfstandigheid

Support ervaring

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Werk aan de winkel!
Maak jij het verschil voor
onze opdrachtgevers?

Werk aan de winkel!
Maak jij het verschil voor
onze opdrachtgevers?

Ben jij iemand die bij een verzoek meteen denkt: ik regel het? Als Office Manager bij ADS werk je dicht tegen de directie aan. Jij plant afspraken, bewaakt acties en zorgt dat organisatorische zaken daadwerkelijk worden geregeld. Het zwaartepunt ligt op het zelfstandig ontzorgen van de directieleden. Je brengt structuur aan, denkt vooruit en pakt zaken van A tot Z op. Kortom: jij bent een echte regelaar op wie de directie kan vertrouwen.

Wie zijn wij?

ADS Groep is een multidisciplinair bouwbedrijf dat haar kernactiviteiten heeft in de waterwereld. Zij realiseert en onderhoudt projecten voor waterschappen en drinkwaterbedrijven. Daarnaast beschikt ADS Groep over twee productiebedrijven: ADS Groep Toelevering Water en ADS Groep Toelevering Bouw, die producten en constructies leveren voor zowel eigen projecten als externe klanten. Deze combinatie van productie, techniek en projectuitvoering maakt ADS Groep een dynamische organisatie waarin veel disciplines samenkomen.

ADS is vooruitstrevend en kent een informele, no-nonsense cultuur met korte lijnen. Er wordt snel geschakeld en medewerkers krijgen ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en zaken zelfstandig op te pakken.

ADS Groep is gevestigd in Goor en heeft daarnaast een samenwerkingslocatie in Bunnik.

Als Office Manager zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt. Geen traditionele rol waarin kantoorbeheer centraal staat, maar een zelfstandige positie dicht tegen de directie aan. Je schakelt tussen complex agendabeheer, het organiseren van afspraken, het bewaken van acties en organisatorische werkzaamheden. Daarbij denk je vooruit, stel je prioriteiten en regel je zaken zoveel mogelijk zelfstandig. Je houdt overzicht en koppelt duidelijk terug over de voortgang.

Jouw concrete werkzaamheden als Office Manager

• Beheren en coördineren van de agenda’s van de directieleden. Specifiek de agenda’s van de Algemeen Directeur en de Financieel Directeur, waarbij je prioriteiten bewaakt en dubbelingen of knelpunten zelfstandig oplost
• In samenspraak met je collega directiesecretaresse bewaking en coördinatie van de agenda’s van de overige directieleden
• Organiseren en coördineren van interne en externe vergaderingen en afspraken, onder andere met klanten, partners en andere externe partijen
• Vastleggen, bewaken en opvolgen van acties en afspraken en proactief terugkoppelen over de voortgang
• Organiseren en coördineren van interne bijeenkomsten en werknemersvergaderingen
• Ondersteunen bij de organisatie van interne evenementen, zoals borrels, personeelsactiviteiten en de zomer-BBQ
• Ondersteunen bij uiteenlopende organisatorische projecten, waaronder de toekomstige huisvesting, en waar nodig notuleren bij vergaderingen

Wat breng je mee?

• HBO werk- en denkniveau
• Ruime ervaring in een zelfstandige ondersteunende rol, bijvoorbeeld als Office Manager, Executive Assistant, Management Assistant, Directiesecretaresse of Personal Assistant
• Een hands-on mentaliteit: jij ziet wat er moet gebeuren en pakt het direct op
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en bewaakt acties en afspraken consequent
• Je bent organisatorisch sterk en vindt het leuk om zaken uit te zoeken én voor elkaar te krijgen
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Een Talenten Motivatie Analyse (TMA) maakt onderdeel uit van de procedure.

• Een salaris tot € 4.600 bruto per maand op fulltimebasis, afhankelijk van kennis en ervaring
• Goede arbeidsvoorwaarden conform de CAO Bouw & Infra, waaronder 25 vakantiedagen + 15 ATV-dagen (waarvan 10 uitbetaalbaar)
• Flexibele werktijden en mogelijkheid tot één dag per week vanuit huis te werken
• Reiskostenvergoeding woon-werk a € 0,25 per km
• Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid binnen je functie
• Een brede functie waarin directieondersteuning, organiseren en coördineren samenkomen
• Betrokkenheid bij uiteenlopende interne activiteiten en projecten, waaronder de toekomstige huisvesting

“Wij zoeken vooral iemand die ziet wat er moet gebeuren en het vervolgens gewoon regelt. Iemand die vooruitdenkt, overzicht houdt en niet voor ieder detail bij ons terug hoeft te komen. Je krijgt bij ons veel vertrouwen en vrijheid, maar we verwachten ook dat je die verantwoordelijkheid pakt. Als dat bij je past, is dit volgens mij een hele mooie en veelzijdige rol.”

Naast bovenstaande voorwaarden bieden we jou graag extra mogelijkheden om je te ontwikkelen. Als je leergierig bent, kan jij jouw talent bij ons altijd blijven ontwikkelen. Wij geven interne workshops en een speciaal op jouw talenten afgestemd opleidingsplan.