Office Manager

Status Pro; Bilthoven; On-site; EUR 25,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

27 vakantiedagen

Pensioenregeling

Verzekeringsvoordelen

WGA-hiaatregeling

Bedrijfs lunches en teamuitjes

Job summary

Status Pro in Bilthoven zoekt een Office Manager die zorgt dat het kantoor goed draait, relaties zich welkom voelen en processen soepel verlopen. Je coördineert facilitaire zaken, denkt mee over verbeteringen en neemt initiatief in projecten zoals SharePoint/AI-opleidingen en evenementen.

Daarnaast werk je mee aan de verbouwing, digitalisering en het bijhouden van een professionele uitstraling. Een 24–40 uur werkweek is bespreekbaar, met een salarisindicatie van €2.200–€3.800 bruto per maand.

Qualifications

• Klantgerichte en representatieve houding.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Responsibilities

• Zorgen dat het kantoor perfect draait en gasten zich welkom voelen.
• Ondersteunen van facilitaire zaken en leverancierscontact.
• Draagt bij aan verbouwing- en digitaliseringsprojecten en events.

Skills

servicegericht

representatief

communicatief sterk

organisatorisch

proactief

Microsoft Office 365

SharePoint-kennis

WordPress-kennis

social media kennis

Tools

Microsoft Office 365

SharePoint

WordPress

Job description

Ben jij iemand die binnenkomt en meteen ziet wat er moet gebeuren? Die energie krijgt van regelen, organiseren en mensen helpen, maar óók graag de vrijheid krijgt om zelf met ideeën te komen en nieuwe projecten op te pakken? Als Office Manager krijg je hier alle ruimte om initiatief te nemen, jezelf te ontwikkelen en de functie steeds verder uit te bouwen.

Je komt terecht binnen een betrokken familiebedrijf in Bilthoven waar persoonlijke aandacht, kwaliteit en service op hoog niveau centraal staan. De organisatie werkt voor een bijzondere doelgroep die gewend is aan maatwerk en persoonlijke dienstverlening. Dat zie en voel je terug in de manier van werken: professioneel, zorgvuldig en met veel aandacht voor detail.

Ook het kantoor draagt die uitstraling uit. Bezoekers worden persoonlijk ontvangen, de omgeving is verzorgd en representatief en in alles wordt nét dat beetje extra aandacht verwacht. Tegelijkertijd is de sfeer onderling informeel en betrokken. De lijnen zijn kort, collega’s kennen elkaar goed en er is veel ruimte voor eigen initiatief.

De organisatie is bovendien volop in beweging. Er wordt gedigitaliseerd en gemoderniseerd, er liggen verschillende interne projecten om opgepakt te worden en volgend jaar staat een verbouwing van een volledige verdieping gepland.

Dat maakt deze functie juist zo interessant. Natuurlijk zorg jij er in de basis voor dat het kantoor goed draait en dat collega’s en relaties zich welkom voelen. Maar heb je alles op orde? Dan houdt jouw werk niet op. Wil je je verdiepen in SharePoint of AI, een project naar je toe trekken, meedenken over de verbouwing of juist meer verantwoordelijkheid pakken rondom events? Graag zelfs!

Standplaats

Een salarisindicatie van € 2.200,- tot € 3.800,- bruto per maand op basis van 40 uur. Afhankelijk van kennis en werkervaring.

Onze ideale kandidaat

• Je bent servicegericht, representatief en communicatief sterk;
• Je hebt ervaring binnen officemanagement (pré);
• Je hebt oog voor detail en vindt een verzorgde en professionele uitstraling belangrijk;
• Je bent organisatorisch sterk en weet goed het overzicht te bewaren;
• Je bent praktisch ingesteld en steekt graag de handen uit de mouwen;
• Je bent nieuwsgierig en denkt graag mee over hoe werkzaamheden slimmer of beter kunnen;
• Je kunt goed overweg met Microsoft Office 365;
• Je hebt bij voorkeur enige kennis van SharePoint, WordPress en social media (pré);
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent 24 tot 36 uur per week beschikbaar. Ook 40 uur is bespreekbaar en de exacte werkdagen worden in overleg bepaald.

Wat bieden wij jou

• Een salaris tussen € 2.200,- en € 3.800,- bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van kennis en werkervaring;
• Flexibiliteit in de exacte werkdagen;
• Een functie voor 24 tot 36 uur per week, waarbij 40 uur bespreekbaar is;
• 27 vakantiedagen (op basis van fulltime);
• Je krijgt de mogelijkheid om gebruik te maken van professionele jobcoaching om jezelf verder te ontwikkelen binnen je functie;
• Je bouwt pensioen op via een goede pensioenregeling, waarbij de werkgever bijdraagt aan jouw pensioen;
• Je profiteert van verschillende verzekeringsvoordelen, waaronder provisievrije eigen verzekeringen en korting op een collectieve zorgverzekering voor jou en eventueel je gezin;
• Aanvulling van het salaris tot 100% bij ziekte in het eerste jaar;
• Voor overuren geldt een tijd-voor-tijdregeling, waardoor je extra gewerkte uren kunt omzetten in vrije tijd;
• Extra zekerheid bij arbeidsongeschiktheid via een WGA-hiaatregeling;
• Daarnaast worden er regelmatig gezamenlijke lunches op kantoor en gezellige teamuitjes georganiseerd.

Jouw nieuwe werkomgeving

Stel je een kantoor voor waar persoonlijke aandacht vanzelfsprekend is. Waar een bezoeker niet simpelweg wordt ontvangen, maar zich écht welkom moet voelen. Waar de omgeving verzorgd is, afspraken goed geregeld zijn en oog voor detail het verschil maakt. Precies daar kom jij tot je recht.

Als Office Manager ben jij degene die achter de schermen zorgt dat alles klopt. Je begrijpt dat gastvrijheid verder gaat dan iemand vriendelijk begroeten. Je voelt aan wat mensen nodig hebben, vindt het belangrijk dat een omgeving er verzorgd uitziet en weet hoe je op een prettige en professionele manier met verschillende typen mensen omgaat. Werk je bijvoorbeeld als hoofdreceptionist, binnen een hotel, hospitality, horeca, frontoffice of een andere servicegerichte omgeving waar kwaliteit en persoonlijke aandacht belangrijk zijn? Ook dan kan dit een hele interessante volgende stap zijn.

Je kent het kantoor, weet wat er speelt en ziet vaak al wat nodig is voordat iemand erom hoeft te vragen. Van de ontvangst van relaties en het contact met collega’s tot leveranciers, facilitaire zaken en alles wat nodig is om het kantoor iedere dag representatief en soepel te laten draaien. Volgend jaar staat bijvoorbeeld de verbouwing van een volledige verdieping gepland. Ook daar kun jij een rol in pakken.

Zo worden er door het jaar heen verschillende activiteiten georganiseerd, van gezamenlijke lunches en borrels tot kerst, Sinterklaas, het jaarlijkse bedrijfsuitje en een familie‑BBQ. Je kunt actief meedenken binnen de feestcommissie en krijgt de vrijheid om zelf met nieuwe ideeën te komen. Daarnaast is de organisatie als hoofdsponsor betrokken bij PAN Amsterdam, het evenement rondom kunst, antiek en design. Ook rondom dit evenement kun je betrokken zijn bij onder andere de voorbereidingen, uitnodigingen en presentaties.

Dat betekent dat je hier niet wordt aangenomen om jarenlang hetzelfde lijstje af te werken. De basis van jouw functie is duidelijk, maar eromheen ligt ontzettend veel ruimte om te ontdekken waar jij goed in bent, verantwoordelijkheden naar je toe te trekken en de functie met je mee te laten groeien. Ze zoeken dan ook iemand die zich voor langere tijd aan de organisatie wil verbinden. Iemand die na verloop van tijd kan zeggen: dit is mijn kantoor, ik weet wat hier speelt en ik zorg dat het klopt.

Dit is mijn kantoor, ik weet wat hier speelt en ik zorg dat het klopt.