Executive Assistant & Office Coordinator (Hybrid)

AcademicTransfer; Heerlen; Remote; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Opleidings- en mobiliteitsbeleid

Betaald ouderschapsverlof

Deeltijd werken

Job summary

Open Universiteit zoekt een managementassistent voor het Bureau Onderwijs en Onderzoek (BOO) in Heerlen. U ondersteunt de decaan en BOO, bewaakt de voortgang en bereidt vergaderingen voor met bijbehorende stukken.

U beheert de agenda, verricht notulen en bewaakt opvolging van acties. Een MBO-4-diploma en relevante ervaring zijn vereist; focus ligt op discretie, nauwkeurigheid en proactieve samenwerking.

Qualifications

• Minimaal een relevant MBO-4-diploma en meerdere jaren relevante werkervaring als managementassistent.
• Nauwkeurig en vlot werken met discretie en teamspirit.
• Vertrouwdheid met bestuurlijke context en proactief/flexibel.

Responsibilities

• Ondersteunt decaan en BOO zelfstandig op organisatorisch en inhoudelijk niveau.
• Verzamelt, ordent en verspreidt informatie; bewaakt voortgang en besluitvormingsprocessen.
• organiseert vergaderingen, bereidt stukken voor, legt afspraken vast en bewaakt opvolging.
• Stelt correspondentie, e-mails en memo’s op met heldere en correcte formulering.
• Beheert agenda’s, notuleert MT-vergaderingen en ondersteunt archivering en externe gasten.

Skills

Secretariële vaardigheden

Administratieve vaardigheden

Discretie

Taalvaardigheid NL/ENG

Teamwerk

Education

MBO-4-diploma

Tools

MS Office

Job description

Open Universiteit zoekt een managementassistent voor het Bureau Onderwijs en Onderzoek (BOO) in Heerlen. U ondersteunt de decaan en BOO, bewaakt de voortgang en bereidt vergaderingen voor met bijbehorende stukken.

U beheert de agenda, verricht notulen en bewaakt opvolging van acties. Een MBO-4-diploma en relevante ervaring zijn vereist; focus ligt op discretie, nauwkeurigheid en proactieve samenwerking.