Management/Office-Assistent

AcademicTransfer; Heerlen; Remote; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Opleidings- en mobiliteitsbeleid

Betaald ouderschapsverlof

Deeltijd werken

Job summary

Open Universiteit zoekt een managementassistent voor het Bureau Onderwijs en Onderzoek (BOO) in Heerlen. U ondersteunt de decaan en BOO, bewaakt de voortgang en bereidt vergaderingen voor met bijbehorende stukken.

U beheert de agenda, verricht notulen en bewaakt opvolging van acties. Een MBO-4-diploma en relevante ervaring zijn vereist; focus ligt op discretie, nauwkeurigheid en proactieve samenwerking.

Qualifications

• Minimaal een relevant MBO-4-diploma en meerdere jaren relevante werkervaring als managementassistent.
• Nauwkeurig en vlot werken met discretie en teamspirit.
• Vertrouwdheid met bestuurlijke context en proactief/flexibel.

Responsibilities

• Ondersteunt decaan en BOO zelfstandig op organisatorisch en inhoudelijk niveau.
• Verzamelt, ordent en verspreidt informatie; bewaakt voortgang en besluitvormingsprocessen.
• organiseert vergaderingen, bereidt stukken voor, legt afspraken vast en bewaakt opvolging.
• Stelt correspondentie, e-mails en memo’s op met heldere en correcte formulering.
• Beheert agenda’s, notuleert MT-vergaderingen en ondersteunt archivering en externe gasten.

Skills

Secretariële vaardigheden

Administratieve vaardigheden

Discretie

Taalvaardigheid NL/ENG

Teamwerk

Education

MBO-4-diploma

Tools

MS Office

Job description

Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)

• Je bent de rechterhand van de decaan en het hoofd het Bureau Onderwijs en Onderzoek (BOO). Je ondersteunt hen zelfstandig op organisatorisch, communicatief en inhoudelijk niveau.
• Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe relaties. Je verzamelt, ordent, verwerkt en houdt informatie bij en zorgt ervoor dat de juiste informatie tijdig beschikbaar is voor de decaan, het hoofd BOO en andere betrokkenen. Je bewaakt de voortgang van werkzaamheden en afspraken, hebt zicht op besluitvormingsprocessen en stemt hierover af met interne en externe betrokkenen. Je signaleert wat prioriteit heeft en zorgt ervoor dat acties tijdig worden opgevolgd.
• Je ondersteunt de voorbereiding, organisatie en opvolging van diverse vergaderingen en besluitvormingsprocessen. Je verzamelt en verspreidt vergaderstukken, legt afspraken en actiepunten vast en bewaakt de voortgang daarvan.
• Je stelt zelfstandig of op basis van aanwijzingen (vertrouwelijke) correspondentie, e-mails, memo’s en andere teksten op. Je verwerkt daarin inhoudelijke informatie, feiten en standpunten en zorgt voor een heldere, zorgvuldige en correcte formulering.
• Je stemt vergaderdata en -voorzieningen voor de diverse overleggen af en zorgt voor een goede uitvoering en borging van gemaakte procedurele afspraken.
• Je beheert agenda’s, bereidt MT-vergaderingen voor, notuleert en bewaakt de opvolging van actiepunten. Je ontvangt en begeleidt externe gasten en zorgt voor een actueel en toegankelijk digitaal en papieren archief, waar van toepassing.
• Je maakt deel uit van een team van drie Management- en Office Assistenten en vervangt bij ziekte en afwezigheid.
• Je maakt verplichtingen aan in het financiële systeem Synergy in opdracht van de decaan/hoofd BOO.

Wat vragen wij?

Je bent in bezit van (minimaal) een relevant MBO-4-diploma. Daarnaast beschik je over een aantal jaren relevante werkervaring als managementassistent in een soortgelijke functie. Je werkt nauwkeurig en vlot en beschikt over discrectie en past qua persoonlijkheid in het team. Je houdt van efficiënt werken binnen een dynamische omgeving in een bestuurlijke context, je bent proactief en flexibel.

Verder is het in deze belangrijk dat je beschikt over:

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en schrift;
• Uitgebreide kennis van en ervaring met MS-Office;
• Gevoel voor verhoudingen (tact) en een grote mate van zelfstandigheid;
• Organisatorisch talent en het vermogen snel te kunnen schakelen in verschillende situaties;
• Sensitiviteit voor bestuurlijke verhoudingen.

Arbeidsvoorwaarden

Dienstverband voor bepaalde tijd : voor de duur van 12 maanden met uitzicht op een vast dienstverband.

Het salaris wordt afhankelijk van je opleiding, ervaring en kwalificaties vastgesteld overeenkomstig salarisschaal 7 van Bijlage A van de CAO Nederlandse Universiteiten en bedraagt minimaal € 3.202.- en maximaal € 4.159.- bruto per maand bij een volledig dienstverband.

De Open Universiteit biedt goede secundaire en flexibele arbeidsvoorwaarden op het gebied van onder meer opleiding en mobiliteit, werken in deeltijd, hybride werken en betaald ouderschapsverlof.

Standplaats:

Heerlen.

Werken bij de Open Universiteit betekent bijdragen aan academisch onderwijs voor de meest gemotiveerde studenten van Nederland en Vlaanderen. Met een breed aanbod aan bachelor- en masteropleidingen én korte programma’s maakt de Open Universiteit een leven lang leren toegankelijk voor iedereen. Voor bacheloropleidingen gelden geen vooropleidingseisen: iedereen vanaf achttien jaar kan starten. Het onderwijs is hybride en flexibel. Overal en altijd te volgen, in een tempo dat past. Het merendeel van de bijna 16.000 studenten combineert studie met werk. Dat zorgt voor een waardevolle wisselwerking: ervaringen en vragen uit de praktijk verrijken het onderwijs en onderzoek, en vergroten de maatschappelijke relevantie. Niet voor niets staat de Open Universiteit al jaren in de top drie, en dit jaar op nummer 1, in de Nederlandse Keuzegids voor universiteiten.

Ook betekent werken bij de Open Universiteit bijdragen aan wetenschappelijk onderzoek met zichtbare impact voor mens en maatschappij. In onderzoek richt de universiteit zich op drie centrale thema’s: zorg, digitalisering en AI, en maatschappij en burger. Oplossingen voor de vraagstukken van nu worden gezocht over de grenzen van vakgebieden heen, en in samenwerking met partners.

De Open Universiteit telt ongeveer 800 medewerkers, heeft haar hoofdvestiging in Heerlen en beschikt over studiecentra in Nederland en Vlaanderen. De cultuur is mensgericht, samenwerkend en inclusief: een omgeving waarin studenten, medewerkers en partners zich verbonden voelen. Met volop kansen voor persoonlijke ontwikkeling, én een goede balans tussen werk en privé.

De faculteit Rechtswetenschappen telt circa honderd medewerkers. Deze faculteit is altijd bezig met het vernieuwen en optimaliseren van haar onderwijs en onderzoek. De lijnen zijn kort, initiatief en doortastendheid worden op prijs gesteld. Ook is er volop ruimte voor de verwezenlijking van goede ideeën. De faculteit bestaat uit twee vakgroepen: Publiekrecht (secties: Strafrecht & Criminologie, Bestuursrecht, Internationaal & Europees recht, Staatsrecht & Encyclopedie van het recht) en Privaatrecht (secties: Algemeen Privaatrecht en Gegevensbescherming en Privacyrecht). Onderwijs en onderzoek worden ondersteund vanuit het Bureau Onderwijs en Onderzoek (BOO).

Onderwijs

De kern van ons onderwijs bestaat uit de bacheloropleiding Rechtsgeleerdheid (LL.B), de masteropleiding Rechtsgeleerdheid (LL.M) met vier afstudeerrichtingen en de in Nederland unieke masteropleiding Gegevensbescherming en Privacyrecht (LL.M). Daarnaast bieden we schakelprogramma’s aan en verzorgen we in toenemende mate (op maat gemaakt) contractonderwijs.

We bieden activerend academisch afstandsonderwijs, aangevuld met face-to-face activiteiten in diverse studiecentra in Nederland. Onze faculteit heeft onderwijsvernieuwing hoog in het vaandel staan: binnen de OU lopen we voorop met het ontwikkelen van innovatieve vormen van online begeleiding. Bij deze onderwijsvernieuwing werken we nauw samen met collega’s van het onderwijskundig expertisecentrum van de OU, het ECO. Ons onderwijs wordt door studenten goed gewaardeerd: de afgelopen jaren staat de faculteit steevast op de eerste of tweede plaats in de Nationale Studenten Enquête (NSE) en de Studiekeuzegids.

Ons onderzoek is ondergebracht in het onderzoeksprogramma ‘Recht in beweging’, waarin verschillende onderzoekslijnen worden onderscheiden. De wetenschappelijke staf ziet het als haar taak onderzoek te verrichten en deel te nemen aan het (inter)nationale wetenschappelijke en maatschappelijke debat. Daarbij zijn zaken als valorisatie en samenwerking met (maatschappelijke) partners van groot belang. Dit werkt vanzelfsprekend door in het onderwijs, dat wordt aangevuld met, en versterkt door, onderzoek met wetenschappelijke en maatschappelijke relevantie en impact. De afgelopen jaren is er sprake van een aanzienlijke toename van het aantal promovendi, onderzoeksoutput en gehonoreerde extern gefinancierde projecten. De faculteit neemt ook deel aan het OU-brede multidisciplinaire onderzoeksprogramma ‘Innovating for resilience.’

Bureau Onderwijs en Onderzoek (BOO)

Het Bureau Onderwijs en Onderzoek biedt ondersteuning aan wetenschappelijke processen, uiteenlopend van secretariële werkzaamheden, redactie en vormgeving tot opleidingsmanagement en bedrijfsvoering. Daarnaast telt het Bureau diverse deskundige studieadviseurs die rechtenstudenten met raad en daad bijstaan.

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Leonie Daalmeijer, hoofd BOO: [e-mail] .

Meer informatie over de Open Universiteit kun je vinden op onze website: www.ou.nl .