Proactieve Bestuursassistent voor College van Bestuur

HKU (Hogeschool voor de Kunsten Utrecht); Utrecht; On-site; EUR 3,500 - 5,200; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

Gratis museumjaarkaart

Sportvoorziening

Fietsplan

Job summary

HKU (Hogeschool voor de Kunsten Utrecht) zoekt een Managementassistent voor het Bestuursbureau. Je ondersteunt het College van Bestuur en werkt nauw samen met de Bestuurssecretaris. Je zorgt dat documenten en dossiers tijdig gereed zijn en bewaakt de voortgang van bestuurlijke taken.

Je past prioritering en anticipatie toe en onderhoudt sterke communicatieve relaties binnen de organisatie. Dit is een functie met verantwoordelijkheid en integriteit als kernwaarde.

Qualifications

• Bachelor werk- en denkniveau.
• Meerrjarige werkervaring in een bestuurlijke ondersteunende functie.
• Kennis van onderwijssector, governance, compliance en bestuurlijke besluitvorming is een pré.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en professionele schrijfvaardigheid.
• Ervaring met digitale vergadertools, documentmanagementsystemen en Microsoft 365.

Responsibilities

• Proactief agendabeheer voor twee bestuursleden, inclusief prioritering, planning en anticiperen op bestuurlijke dynamiek.
• Voorbereiden van vergaderingen en overleggen: verzamelen, ordenen en distribueren van stukken, opvragen agenda’s en input, samenstellen van dossiers en bewaken van volledigheid.
• Opvolgen van actiepunten uit agenda’s en overleggen, informatievragen uitzetten en bewaken.
• Analyseren van bestuurlijke documenten en correspondentie; hoofd- en bijzaken onderscheiden en verbanden leggen met lopende dossiers.
• Plannen en organiseren van afspraken, bijeenkomsten en ontvangsten.

Skills

Organisatie

Analytisch denken

Samenwerking

Communicatieve vaardigheden

Integriteit en discretie

Education

Bachelor werk- en denkniveau

Tools

Digitale vergadertools

Documentmanagementsystemen

Microsoft 365

Job description

HKU (Hogeschool voor de Kunsten Utrecht) zoekt een Managementassistent voor het Bestuursbureau. Je ondersteunt het College van Bestuur en werkt nauw samen met de Bestuurssecretaris. Je zorgt dat documenten en dossiers tijdig gereed zijn en bewaakt de voortgang van bestuurlijke taken.

Je past prioritering en anticipatie toe en onderhoudt sterke communicatieve relaties binnen de organisatie. Dit is een functie met verantwoordelijkheid en integriteit als kernwaarde.