Ervaren Projectondersteuner Bedrijfsvoering Processen

Select EXCELLENT; Zutphen; Hybrid; EUR 29,000 - 40,000; Part time

Benefits offered by this job

Hybride werken mogelijk

Job summary

Gemeente Zutphen zoekt een ervaren projectondersteuner om samen met de projectleider een projectorganisatie in te richten, analyses te begeleiden en een verbeterplan voor 2027-2029 op te zetten. Hybride werken is mogelijk en VOG vereist; je werkt met eigen apparatuur.

Als kandidaat organiseer je gestructureerd, bewaak je afspraken en geef je richting aan de voortgang. Je communiceert helder, werkt nauwkeurig en denkt in oplossingen voor complexe veranderprocessen.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring met projectondersteuning bij complexe veranderingen of procesverbeteringen.
• Aantoonbare ervaring met projectplanning, actiebewaking, verslaglegging en voortgangsrapportages.
• Aantoonbare kennis van Microsoft 365.
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van notities, presentaties en managementinformatie.

Responsibilities

• Richt samen met de projectleider een projectorganisatie in.
• Begeleid de analyse en de totstandkoming van het verbeterplan.
• Tref voorbereidingen voor de start van de uitvoering van het verbeterplan.
• Plan en organiseer bijeenkomsten.
• Bewaak de voortgang en actiepunten.
• Verzorg de verslaglegging.
• Verzamel en structureer informatie.
• Ondersteun bij de voorbereiding en uitwerking van projectresultaten.
• Signaleer ontbrekende informatie, achterblijvende acties en naderende deadlines en doe voorstellen.
• Verzamel, orden en vat informatie uit verschillende bronnen samen en maak relevante ontwikkelingen zichtbaar voor de projectleider.
• Werk samen met medewerkers, proceseigenaren, projectleden en management.

Skills

Projectondersteuning

Plannen

Analytisch denken

Communicatieve vaardigheden

Teamwork

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Excel

Job description

Jouw functie:

Gemeente Zutphen wil de interne beheersing van de organisatie duurzaam verbeteren en versterken. De beheersing van processen is op onderdelen kwetsbaar en de accountantscontrole heeft tekortkomingen vastgesteld rond prestatielevering, prestatielevering binnen het sociaal domein, administratieve organisatie, financiële administratie en naleving van inkoopprocedures.

Daarom start de gemeente een organisatiebrede analyse naar onderliggende oorzaken, risico’s, prioriteiten, governance, verantwoordelijkheden, kennis, competenties en capaciteit. De analyse leidt tot een integraal beeld van de belangrijkste risico’s en een uitvoerings- en verbeterplan voor 2027-2029, met prioriteiten, fasering, een inschatting van benodigde middelen en governance.

Als projectondersteuner werk je samen met de projectleider aan het inrichten van een projectorganisatie, het begeleiden van de analyse en de totstandkoming van het verbeterplan. Ook bereid je de start van de uitvoering voor. Je werkt van maandag tot en met vrijdag. Hybride werken is mogelijk. Voor deze opdracht wordt een VOG gevraagd en gebruik je eigen apparatuur.

Jouw profiel:

Je bent een ervaren projectondersteuner die werkzaamheden gestructureerd organiseert, afspraken bewaakt en initiatief neemt om de voortgang te ondersteunen. Je communiceert helder en zorgvuldig, werkt nauwkeurig en hebt oog voor kwaliteit. Je kunt informatie uit verschillende bronnen analyseren, ordenen en samenvatten en relevante ontwikkelingen zichtbaar maken voor de projectleider. Je werkt gemakkelijk samen met medewerkers, proceseigenaren, projectleden en management. Daarbij ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en ben je organisatiesensitief.

Taken:

• Richt samen met de projectleider een projectorganisatie in.

• Begeleid de analyse en de totstandkoming van het verbeterplan.

• Tref voorbereidingen voor de start van de uitvoering van het verbeterplan.

• Plan en organiseer bijeenkomsten.

• Bewaak de voortgang en actiepunten.

• Verzorg de verslaglegging.

• Verzamel en structureer informatie.

• Ondersteun bij de voorbereiding en uitwerking van projectresultaten.

• Signaleer ontbrekende informatie, achterblijvende acties en naderende deadlines en doe voorstellen.

• Verzamel, orden en vat informatie uit verschillende bronnen samen en maak relevante ontwikkelingen zichtbaar voor de projectleider.

• Werk samen met medewerkers, proceseigenaren, projectleden en management.

Eisen:

• Beschik over aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen. Licht dit toe met minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.

• Beschik over aantoonbare werkervaring met projectplanning, actiebewaking, verslaglegging en voortgangsrapportages. Licht dit toe met minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.

• Beschik over aantoonbare kennis van Microsoft 365.

• Beschik over aantoonbare werkervaring met het opstellen van notities, presentaties en managementinformatie. Licht dit toe met minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.

• Ben gemiddeld 32 tot 36 uur per week beschikbaar gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen.

Wensen:

• Heb aantoonbare kennis van Microsoft SharePoint en Excel.

• Heb aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen. Minimaal 2 jaar ervaring wordt hoger gewaardeerd dan minimaal 1 jaar of minder dan 1 jaar.

• Heb aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie. Minimaal 2 jaar ervaring wordt hoger gewaardeerd dan minimaal 1 jaar of algemene aantoonbare werkervaring.

• Heb relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

• Heb relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

• Voldoe aan de competenties organisatievermogen en planmatigheid, proactief handelen en ontzorgen, schriftelijke en mondelinge communicatie, nauwkeurigheid en kwaliteitsbewustzijn, analytisch vermogen en informatie structureren, samenwerken en verbinden, digitale vaardigheid, integriteit en organisatiesensitiviteit.