Assistent Afdelingshoofd

1UPPLY; Mook en Middelaar; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Job summary

Gemeente Mook en Middelaar zoekt een juridisch-ondersteunende kracht die tijdelijk het afdelingshoofd ondersteunt en zelfstandig de dagelijkse aansturing en organisatie van de afdeling oppakt.

Je bereidt, organiseert en volgt overleggen en acties op, bewaakt deadlines en voortgang, en zoekt inhoudelijke dossiers uit. Je stemt af met management en betrokkenen en pakt praktische vraagstukken hands-on op.

Qualifications

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelorniveau.
• Ervaring met organiseren, voorbereiden en opvolgen van overleggen en besluitvormingsprocessen.

Responsibilities

• Ondersteunen van het afdelingshoofd bij de dagelijkse organisatie van de afdeling.
• Voorbereiden, organiseren en opvolgen van overleggen en acties.
• Bewaken van afspraken, deadlines en voortgang.
• Uitzoeken van organisatorische en inhoudelijke vraagstukken.
• Informatie verzamelen en op een rij zetten voor het afdelingshoofd.
• Afstemmen met medewerkers, beleidsadviseurs, consulenten, management en andere betrokkenen.
• Signaleren van knelpunten en aandachtspunten.
• Oppakken van praktische en organisatorische vragen die zich voordoen.

Skills

Zelfstandig handelen

Coördineren

Praktisch ingesteld

Hands-on

Proactief handelen

Education

HBO-niveau

Job description

Opdracht

Rol: Je ondersteunt het afdelingshoofd tijdelijk en zelfstandig bij de dagelijkse aansturing en organisatie van de afdeling. Je neemt organisatorische en coördinerende werkzaamheden uit handen en zorgt dat zaken worden opgepakt en afgerond.

Wat ga je doen?

• Ondersteunen van het afdelingshoofd bij de dagelijkse organisatie van de afdeling
• Voorbereiden, organiseren en opvolgen van overleggen en acties
• Bewaken van afspraken, deadlines en voortgang
• Uitzoeken van uiteenlopende organisatorische en inhoudelijke vraagstukken
• Informatie verzamelen en op een rij zetten voor het afdelingshoofd
• Afstemmen met medewerkers, beleidsadviseurs, consulenten, management en andere betrokkenen
• Signaleren wanneer zaken blijven liggen of extra aandacht nodig hebben
• Oppakken van praktische en organisatorische vraagstukken die zich gedurende de dag aandienen

Jouw profiel

• Zelfstandig en doortastend; je schakelt snel en houdt overzicht
• Ondersteunend en coördinerend; je neemt taken uit handen en bewaakt voortgang
• Je hoeft niet overal inhoudelijk specialist te zijn, maar stelt de juiste vragen en vindt de juiste mensen
• Praktisch ingesteld: je denkt mee en bent hands-on
• Proactief: je wacht niet af maar pakt zaken zelfstandig op

Opmerking

De opdracht is breed en dynamisch; je werkt afwisselend aan organisatie, voorbereiding van overleggen en het uitzoeken of afstemmen van dossiers.OrganisatieDe gemeente Mook en Middelaar is een kleine en dynamische gemeente waar hard gewerkt wordt aan een gezamenlijk doel: een prettige woonomgeving voor de inwoners van deze mooie gemeente (met ongeveer 8.000 inwoners).Onze organisatie wordt gekenmerkt door een informele en open sfeer waar resultaatgericht wordt gewerkt. Trots, open, verantwoordelijk en collectief zijn onze kernwaarden. Bovendien brengt de bijzondere ligging van onze gemeente, in het noordelijkste puntje van Limburg op de grens met Gelderland, een dubbele oriëntatie met zich mee, wat voor een ieder van ons een extra uitdaging vormt

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren, voorbereiden en opvolgen van overleggen, acties en besluitvormingsprocessen
• De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe waarin wordt ingegaan op de geschiktheid voor deze opdracht, de interesse in managementondersteuning, organisatieontwikkeling en/of bestuurlijke processen en de toegevoegde waarde voor de afdeling. De motivatie is door de kandidaat zelf geschreven

Gunningscriteria

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie of andere publieke organisatie
• Aantoonbare werkervaring in een ondersteunende, coördinerende of adviserende rol waarbij afstemming plaatsvond met management, bestuurders, beleidsadviseurs en uitvoerende medewerkers
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren, plannen en bewaken van processen, overleggen, projecten of programma's waarbij meerdere stakeholders betrokken zijn
• Aantoonbare affiniteit met leidinggeven, managementondersteuning, organisatieontwikkeling of bestuurlijke processen, bijvoorbeeld opgedaan vanuit een managementtraineeship, bestuursfunctie, projectcoördinatie of vergelijkbare rol