Ervaren Bestuursassistent (32-36 uur)

B&A Groep; Den Haag; Hybride; EUR 55 000 - 75 000; Plein temps

Résumé du poste

Bagroep zoekt een ervaren Bestuursassistent die nauw samenwerkt met de bestuurder en bestuurssecretaris. Je hebt regelmatig contact met de algemeen directeur, het directieteam en de Raad van Commissarissen en collega’s binnen de organisatie. Je regisseert processen, agenda’s en besluiten, bewaakt tijdigheid en volledigheid van stukken, en ondersteunt de Raad van Commissarissen organisatorisch. Je standplaats is Den Haag en je werkt hybride vanuit meerdere locaties.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring in een senior ondersteunende functie voor bestuur, directie of toezicht.
• Ervaring met bestuurlijke processen en complexe agenda- en procesregie.
• Uitstekende organisatorische en digitale vaardigheden.
• Vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen en voortgang te bewaken.

Responsabilités

• Beheren en bewaken van de agenda en planning van de bestuurder, met vooruitkijken en prioriteitenoverzicht.
• Organiseren en voorbereiden van bestuursvergaderingen, RvC- en andere bestuurlijke overleggen.
• Zorgen voor tijdige, volledige en goed geordende stukken en besluiten.
• Registreren van besluiten, acties en toezeggingen en bewaakt de opvolging.
• Ondersteunen van de Raad van Commissarissen op organisatorisch gebied.
• Houden van overzicht over bestuurlijke deadlines en belangrijke momenten.
• Zorgen voor actuele, vindbare en overdraagbare bestuurlijke informatie.
• Actief opvorderen van ontbrekende informatie en procesmatig terugleggen van onvolledige stukken.
• Signalen van knelpunten vroegtijdig oppakken en duidelijk communiceren over afspraken.
• Samen werken met de bestuurssecretaris aan efficiënte werkwijze van het secretariaat.

Connaissances

Organisatie

Prioriteiten stellen

Proactief

Discreet

Formation

HBO werk- en denkniveau

Description du poste

Als Ervaren Bestuursassistent werk je dicht op het bestuur van B&A. Je werkt dagelijks samen met de bestuurder en bestuurssecretaris en hebt regelmatig contact met de algemeen directeur, het directieteam, de Raad van Commissarissen en collega’s binnen de organisatie.

Samen met de bestuurssecretaris vorm je een sterk duo. Waar de bestuurssecretaris zich richt op inhoud, governance en bestuurlijke samenhang, voer jij de regie op proces, organisatie en continuïteit.

Je zorgt dat bestuurlijke processen soepel verlopen, informatie op het juiste moment beschikbaar is en afspraken en besluiten worden opgevolgd. Je wacht daarbij niet af tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren. Je kijkt vooruit, signaleert wat eraan komt en onderneemt actie.

Concreet betekent dit dat je:

• de agenda en planning van de bestuurder beheert en bewaakt, waarbij je vooruitkijkt en prioriteiten overziet;
• bestuursvergaderingen, RvC-vergaderingen en andere bestuurlijke overleggen organiseert en voorbereidt;
• bewaakt dat stukken tijdig, volledig en goed geordend beschikbaar zijn;
• besluiten, acties en toezeggingen vastlegt en de opvolging ervan bewaakt;
• de Raad van Commissarissen organisatorisch ondersteunt;
• overzicht houdt over bestuurlijke deadlines, afspraken en belangrijke momenten;
• zorgt dat bestuurlijke informatie actueel, goed vindbaar en overdraagbaar is;
• ontbrekende informatie actief opvraagt en onvolledige stukken procesmatig teruglegt;
• knelpunten vroegtijdig signaleert en mensen op een prettige maar duidelijke manier aanspreekt op afspraken en deadlines;
• samen met de bestuurssecretaris werkt aan een eenvoudige, betrouwbare en efficiënte werkwijze voor het bestuurssecretariaat.

Dit maakt deze functie interessant

Dit is meer dan een ondersteunende functie. Je krijgt ruimte en verantwoordelijkheid om binnen de afgesproken kaders zelfstandig te handelen.

Het bestuurssecretariaat van B&A is in ontwikkeling. Samen met de bestuurssecretaris ga je de basis verder op orde brengen. Denk aan het creëren van overzicht in agenda’s, dossiers, besluiten en acties, het werken met een bestuurlijke jaaragenda en het verder professionaliseren van de processen rondom stukken en besluitvorming.

Je krijgt daarmee niet alleen een rol in het bestuurssecretariaat, maar ook in de verdere ontwikkeling ervan.

Tegelijkertijd vinden we het belangrijk dat het bestuurssecretariaat goede aansluiting vindt met de organisatie. Je bent daarom toegankelijk en zichtbaar voor collega’s en werkt graag vanuit verschillende locaties.

Wie ben jij?

Je bent een ervaren professional die begrijpt wat werken dichtbij bestuur en directie vraagt. Je weet wanneer je moet handelen, wanneer je moet doorvragen en wanneer discretie nodig is.

Je houdt overzicht, ook als er veel tegelijk speelt, en schakelt gemakkelijk wanneer prioriteiten veranderen. Daarbij combineer je een dienstverlenende houding met voldoende stevigheid: als een stuk ontbreekt of een deadline dreigt te worden gemist, kom je in actie.

Je bent toegankelijk en verbindend. Bestuurlijke sensitiviteit betekent voor jou niet dat je op afstand staat van de organisatie. Juist het contact met collega’s helpt je om te weten wat er speelt en de juiste mensen op het juiste moment met elkaar te verbinden.

Wat breng je mee?

Je hebt:

• hbo werk- en denkniveau;
• minimaal 5 jaar ervaring in een senior ondersteunende functie voor bestuur, directie of toezicht;
• ervaring met bestuurlijke processen en complexe agenda- en procesregie;
• uitstekende organisatorische en digitale vaardigheden;
• het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen en voortgang te bewaken.

Je bent proactief, zorgvuldig en discreet en hebt een goed ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.

Ervaring met een Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht, ondernemingsraad en/of bestuurlijke besluitvorming is een pré. Ook een achtergrond als bijvoorbeeld senior directie assistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of juridisch secretaresse kan goed aansluiten bij deze functie.

Ervaring binnen een maatschappelijke organisatie is welkom, maar zeker geen vereiste. Ook wanneer je jouw ervaring hebt opgedaan in een corporate of juridische omgeving nodigen we je van harte uit om te reageren.

Waar ga je werken?

Je werkt bij B&A, een organisatie die zich inzet voor maatschappelijke vraagstukken en actief is binnen het sociaal domein.

Je maakt onderdeel uit van een klein en professioneel bestuurssecretariaat dat bestaat uit een bestuurssecretaris en een Senior Bestuursassistent. Jullie rapporteren beiden aan de bestuurder en werken nauw samen met de algemeen directeur, het directieteam en de rest van de organisatie.

We werken zorgvuldig en professioneel, maar houden niet van onnodige formaliteit. Het bestuurssecretariaat staat niet op afstand: we vinden het juist belangrijk dat je weet wat er binnen de organisatie speelt en makkelijk verbinding maakt met collega’s.

Je standplaats is Den Haag en je werkt daarnaast regelmatig vanuit onze locaties en kantoren in Amsterdam, Amersfoort en Rotterdam. De functie heeft daarmee een hybride karakter.