Legal Secretary: Dossier & Process Optimizer

ANWB; Den Haag; On-site; EUR 31,000 - 49,000; Full time

Job description

In deze functie ben je een belangrijke schakel binnen het juridisch secretariaat. Je ondersteunt de afdeling in dagelijkse werkzaamheden, zorgt voor overzicht en draagt actief bij aan het verbeteren van werkprocessen. Je werkt nauw samen met bedrijfsjuristen en andere collega’s en hebt een centrale rol in het beheer van dossiers, correspondentie en applicaties.

Je werkzaamheden omvatten:

• Het aanmaken en classificeren van juridische dossiers in het dossiersysteem en het toewijzen daarvan aan bedrijfsjuristen.
• Het bieden van secretariële ondersteuning zoals agendabeheer, telefoonbehandeling, ontvangst van bezoekers, e‑mail- en postverwerking, registratie van correspondentie en dossierbeheer.
• Het organiseren van vergaderingen en het coördineren van vergadercycli.
• Het uitwerken en verzorgen van correspondentie voor de afdeling.
• Het beheren van de SharePoint‑pagina’s van de afdeling.
• Het uitvoeren van applicatiebeheer zoals gebruikersbeheer en licentiebeheer voor de systemen die de afdeling gebruikt.
• Het coördineren van IT‑werkzaamheden tussen externe leveranciers, de interne IT‑organisatie en de gebruikers binnen de afdeling, zodat implementatie, beheer en onderhoud van de gebruikte systemen soepel en volgens afspraak verlopen.
• Het ondersteunen van werkprocessen en het uitvoeren van administratieve werkzaamheden, waarbij je initiatief neemt om processen te verbeteren en vast te leggen.

• Bruto maandsalaris tussen € 2769,- en € 4390,- (o.b.v. 38 uur)
• 8% vakantiegeld in mei
• Eindejaarsuitkering van 5,58%
• Een jaarcontract
• 38 vrije dagen (25 vakantiedagen + 13 ADV) bij een 40-urige werkweek
• € 700 bruto fit-budget per jaar voor ontwikkeling, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. Start je vóór 1 juli, dan krijg je dit budget direct; start je na 1 juli, dan ontvang je het vanaf het volgende kalenderjaar.
• Goede pensioenopbouw waarin ook je nabestaanden en arbeidsongeschiktheid volledig zijn meeverzekerd
• € 35 netto internetvergoeding per maand
• Reiskostenvergoeding: €0,23 per km voor fiets of lopen, €0,20 per km met de auto (max. 40 km enkele reis) en OV volledig vergoed
• Volop trainingen via ANWB Academie in digitale skills, AI, persoonlijke leiderschap en nog veel meer
• Extra’s zoals ANWB-lidmaatschap, aanvullende verzekeringen en korting op producten (bij een contract vanaf 1 jaar)

Je komt terecht in het juridisch secretariaat van de afdeling Legal, Risk & Compliance, onderdeel van Group Office. Deze afdeling ondersteunt de directie, het bestuur en toezichthoudende organen van de ANWB. Het team bestaat uit ongeveer 15 professionals: bedrijfsjuristen, risicomanagers, compliance managers en het juridisch secretariaat.

Samen met twee collega’s vorm jij het secretariaat. Als secretariaat zijn jullie het ankerpunt van de afdeling: jullie zorgen voor structuur, overzicht en een soepel lopende operatie, zodat collega’s zich kunnen richten op hun inhoudelijke werk. De sfeer is professioneel, betrokken en collegiaal, met veel ruimte voor initiatief, ontwikkeling en een prettige samenwerking.

Voor deze rol is het belangrijk dat je fysiek op kantoor aanwezig bent, omdat veel werkzaamheden nauw samenwerken met collega’s vragen en je een centrale rol hebt in de dagelijkse operatie. Je werkt daarom vanuit ons kantoor in Den Haag.

Je bent één van de drie collega’s binnen het juridisch secretariaat. Samen vormen jullie het ankerpunt van de afdeling: jullie brengen structuur, overzicht en continuïteit in de dagelijkse operatie. Je werkt veel met vertrouwelijke informatie en juridische dossiers, waardoor integriteit, zorgvuldigheid en een servicegerichte houding essentieel zijn. Je houdt het hoofd koel wanneer het druk is. Je hebt een centrale rol in de dagelijkse operatie en daarom vinden we het belangrijk dat je vanuit ons kantoor in Den Haag werkt.

• Je beschikt over een werk- en denkniveau op minimaal MBO-niveau, bijvoorbeeld een opleiding MEAO-secretarieel of vergelijkbaar
• Je hebt kennis en inzicht in procedures en richtlijnen in een juridische omgeving
• Je beheerst de Nederlandse uitstekend en de Engelse taal goed, in woord en geschrift
• Je werkt graag met digitale tools en pakt nieuwe systemen snel op
• Je beschikt over een grote mate van accuratesse, je werkt ordelijk en gestructureerd
• Je neemt initiatief om processen slimmer en duidelijker te maken
• Je kunt omgaan met vertrouwelijke gegevens enconflicterende belangen van afdeling en klanten
• Bij voorkeur ben je beschikbaar om te werken op woensdagen en vrijdagen