Senior Management Assistent

DEES Recruitment; Utrecht; Hybrid; EUR 40,000 - 55,000; Part time

Job summary

DEES Recruitment in Utrecht zoekt een ervaren Management Assistant om de Managing Director en het Management Team te ondersteunen. Je organiseert en coördineert belangrijke vergaderingen en evenementen, en zorgt voor een effectieve communicatie tussen stakeholders.

Met minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, hbo werk- en denkniveau en uitstekende beheersing van zowel het Nederlands als het Engels, ben je een sleutelrol in de organisatie. De functie biedt de mogelijkheid tot hybride werken, met een focus op verantwoordelijkheid en zichtbaarheid.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring als Management Assistant, Executive Assistant of vergelijkbaar.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Ervaring met notuleren en vergadercoördinatie.

Responsibilities

• Ondersteunen van de Managing Director en het Management Team.
• Organiseren en coördineren van vergaderingen en evenementen.
• Signaleren van verbeterkansen in processen.

Skills

Organisatorische vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Prioriteiten stellen

Probleemoplossend vermogen

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Workday

Egencia

Job description

Een zichtbare rol op directieniveau binnen een internationale bancaire omgeving

Als Management Assistant ondersteun je de Managing Director en het Management Team bij uiteenlopende organisatorische, administratieve en bestuurlijke werkzaamheden. Je zorgt voor structuur, bewaakt voortgang en bent een belangrijke schakel tussen verschillende interne en externe stakeholders.

Daarbij richt je je onder andere op het:

• organiseren en coördineren van agenda's, vergaderingen, evenementen en internationale zakenreizen;
• voorbereiden, plannen en opvolgen van vergaderingen van het Management Team en de Raad van Toezicht;
• opstellen van notulen, actielijsten en managementrapportages en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken;
• afstemmen met interne en externe stakeholders rondom governance-, organisatie- en besluitvormingsprocessen;
• signaleren van verbeterkansen en optimaliseren van werkwijzen, processen en organisatorische afspraken.

Naast de dagelijkse ondersteuning krijg je veel ruimte om zelfstandig zaken op te pakken en mee te denken over de verdere professionalisering van de organisatie. Door de combinatie van operationele ondersteuning en bestuurlijke betrokkenheid heb je een brede en zichtbare rol binnen de organisatie.

Je toekomstige werkomgeving

Je komt terecht bij een internationale organisatie die zich richt op het versterken van economische en maatschappelijke ontwikkeling wereldwijd. Vanuit een compacte en professionele organisatie wordt samengewerkt met uiteenlopende partners, ondernemers en maatschappelijke initiatieven in verschillende landen.

De cultuur kenmerkt zich door betrokkenheid, professionaliteit en korte lijnen. Door de omvang van de organisatie werk je nauw samen met management, directie en toezichthoudende organen. Dit zorgt voor veel afwisseling, verantwoordelijkheid en zichtbaarheid binnen je functie.

Wat breng je mee?

Je bent een ervaren managementondersteuner die zelfstandig werkt, overzicht houdt en gemakkelijk schakelt tussen uiteenlopende belangen en prioriteiten. Je voelt je prettig in een bestuurlijke omgeving, werkt zorgvuldig met vertrouwelijke informatie en weet structuur aan te brengen in complexe agenda's en processen.

Om deze rol goed te kunnen vervullen, neem je in ieder geval het volgende mee:

• minimaal 5 jaar ervaring als Management Assistant, Executive Assistant of vergelijkbaar;
• hbo werk- en denkniveau;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• ervaring met MS Office en bij voorkeur met systemen zoals Workday en Egencia;
• ervaring met notuleren, vergadercoördinatie en bestuurlijke ondersteuning;
• 32 tot 36 uur per week
• Hybride werken
• Twee dagen per week op kantoor (maandag & donderdag)
• Langdurige opdracht