Documentalist Gelderse Poort Arnhem

KBenP; Amsterdam; On-site; EUR 40,000 - 58,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat zoekt een document- en archiefprofessional voor het Gelderse Poort-project binnen het programma Ruimte voor de Rivier 2.0. Je bewaakt en archiveert documenten, verzorgt post- en e-mailverwerking en ondersteunt de projectverantwoording richting de Manager Projectbeheersing.

Daarnaast implementeer je en onderhoud je een efficiënt autorisaties- en metadata-systeem, ontwikkel je standaardweergaven en train je projectmedewerkers in documentbeheer en archiefvorming.

Responsibilities

• Inrichten, onderhouden en overdragen van het projectarchief voor Gelderse Poort.
• Uitvoeren van post- en e-mailverwerking conform wettelijke kaders.
• Verzamelen en aanleveren van juiste informatie ten behoeve van projectverantwoording aan de Manager Projectbeheersing.
• Beheren van digitaal en analoog projectarchief zodat toegang en vindbaarheid gewaarborgd zijn.
• Realiseren van een kwalitatief archief volgens RO/metadata eisen en de standaardprocedures van DIM.
• Coachingsrollen richting projectmedewerkers op het gebied van Documentbeheer en archiefvorming.
• Assisteren bij aanbestedingsfase, documentuitwisseling en overdracht van archiefmateriaal.
• Het actueel houden van documenten en (sub)dossiers en het melden van storingen aan LFB/IV-beheer.
• Inventariseren en melden van functionele wensen voor applicaties volgens LFB-proces.
• Opstellen van autorisatiematrix en beheren van autorisaties in document management systemen.
• Maken van standaardweergaven en zoekvragen ten behoeve van medewerkers.
• Zorgdragen voor een planmatige, effectieve en duurzame DIM-aanpak en verbeteringsvoorstellen doen.

Job description

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. In het programma Ruimte voor de Rivier 2.0 (RvdR 2.0) werken Rijk, provincies, waterschappen en gemeenten samen aan een toekomstbestendig rivierengebied dat als systeem goed functioneert en meervoudig bruikbaar is. In dat kader wordt onderzoek gedaan naar beleidskeuzes die helpen om problemen op het gebied van rivierbodemligging en sedimenthuishouding, waterverdeling en afvoer- en bergingscapaciteit op te lossen. Het uitvoeren van werkzaamheden op strategisch en uitvoerend niveau op het gebied van document- en informatiemanagement (DIM) t.b.v. het project Gelderse Poort. Het project bestaat uit ca. 15 personen en wordt aangestuurd door de Projectmanager. Onder het RvdR 2.0 Programma vallen, op dit moment, een aantal projecten waarvan de Gelderse Poort er één is. Deze moet gearchiveerd worden in CONNECT. Op dit moment vindt de archivering plaats op een Sharepoint van de Provincie en op de P:/schijf. Het Programma RvdR 2.0 is ontwikkeling en mogelijk komen er op een later moment meerdere RvdR 2.0 projecten bij. Het werk is onder te verdelen in de volgende aspecten:

Inventariseren en inrichten van het projectarchief

• Het inrichten, onderhouden en overdragen van het projectarchief voor de Gelderse Poort.
• Input hiervoor zijn de kaderdocumenten van Rijkswaterstaat.
• Het opstellen en periodiek actualiseren van een werkwijze document- en informatiemanagement voor het project en de latere nog te starten projecten.

Uitvoering

• Het verwerken van post- en e-mailverwerking met als doel: o Het project te laten voldoen aan de wettelijke kaders met betrekking tot het verwerken van inkomende en uitgaande documenten (zowel digitaal als analoog);
• o De juiste informatie tijdig beschikbaar te stellen aan de juiste personen.
• Het verzamelen en aanleveren van de juiste informatie t.b.v. de projectverantwoording aan de Manager Projectbeheersing
• Het beheren van het digitale en analoge projectarchief om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een zo optimaal mogelijk (document management) systeem
• Het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
• Het coachen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust zijn van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op DIM gebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert
• Het faciliteren en controleren van documentaire informatie-uitwisselingsprocessen tijdens de aanbestedingsfase
• Het gereed maken van het (digitale en papieren) archief ten behoeve van een aanstaande overdracht van het Documentbeheer
• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document managementsysteem naar behoefte van de medewerkers
• Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot Documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
• Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen volgens het proces van LFB.

Evaluatie

• Het periodiek controleren van de kwaliteit van het projectarchief en met het verloop van de uitvoering van Documentbeheer en archiefvorming.

Verbetering

• Het uitbrengen van een SMART advies voor het maken van de juiste keuzes met betrekking tot DIM, zodat het Documentbeheer leidt tot een goed, geordend archief, dat de bedrijfsvoering ondersteunt en voldoet aan het RWS-beleid.
• Het opstellen van een programmaplan en/of, indien nodig, van een verbeterplan aangaande document- en informatiemanagement.
• Het doel van het plan is het planmatig, effectief en duurzaam aanpakken van DIM en tekortkomingen of problemen in het Documentbeheer en de archiefvorming voorkomen, zodat een goed, geordend archief bereikt wordt.

Gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen n.a.v. analyses die gedaan worden of gesprekken die de documentalist heeft. Dit kan gaan over het vervullen van de juiste behoefte van de collega's maar ook hoe we de collega's 'aangehaakt' houden.