Documentalist

Bright-Professionals; Lelystad; Presencial; EUR 38.000 - 48.000; Tempo integral

Resumo da vaga

Rijkswaterstaat zoekt een documentalist die het digitale projectarchief beheert en projectmedewerkers helpt documenten te registreren, te ordenen en te archiveren.

Je stelt ordeningsplannen op, onderhoudt autorisatiematrices en maakt standaardweergaven en zoekvragen. Daarnaast geef je trainingen en coach je collega’s in documentbeheer en archiefvorming.

Qualificações

• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Responsabilidades

• Registreer documenten, voeg metadata toe, ordneer en classificeer informatie.
• Stel het ordeningsplan op en houd dit actueel; voeg dossiers toe en pas ze aan.
• Beheer en verleen / trek toegangsrechten tot het documentmanagementsysteem in.
• Maak standaardweergaven en zoekvragen die aansluiten bij medewerkersbehoeften.
• Instrueer en coach projectmedewerkers op documentbeheer en archiefvorming.
• Verzorg trainingen en zorg dat medewerkers over de benodigde middelen beschikken.
• Houd documenten en hulpmiddelen actueel zoals werkinstructies en ordeningsstructuren.
• Verplaats documenten en dossiers wanneer nodig.
• Zorg dat inkomende/interne/uitgaande documenten volgens kaders worden verwerkt.
• Meld storingen en inventariseer functionele verbeterwensen voor applicaties.
• Bereid archiefoverdrachten voor en voer ze uit.

Conhecimentos

Analytisch denken

Klantgericht

Communicatieve vaardigheden

Didactische vaardigheden

Plannen & organiseren

Zelfstandigheid

Proactief handelen

Omgevingsbewustzijn

Formação

MBO/HBO-niveau

Ferramentas

Document Management System (DMS)

SharePoint (M365)

Descrição da vaga

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist. Als documentalist beheer je het digitale projectarchief en help je de projectmedewerkers om documenten zorgvuldig te registreren, te ordenen en te archiveren. Je draagt bij aan een complete, actuele en goed doorzoekbare informatiehuishouding die voldoet aan de geldende kwaliteitseisen.

Werkzaamheden

• Je registreert, voorziet documenten van metadata en ordent en classificeert informatie, inclusief de vertrouwelijkheid ervan.
• Je stelt het ordeningsplan op en houdt dit actueel. Ook voeg je dossiers en subdossiers toe, pas je ze aan en waardeer en selecteer je ze.
• Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze bij. Je verleent en trekt toegangsrechten tot het documentmanagementsysteem in.
• Je maakt standaardweergaven en zoekvragen die aansluiten bij de behoeften van de medewerkers.
• Je instrueert en coacht projectmedewerkers, zodat zij hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en zorgvuldig uitvoeren.
• Je verzorgt trainingen en zorgt dat medewerkers over de benodigde middelen beschikken.
• Je houdt de documenten en hulpmiddelen voor het projectarchief actueel, zoals werkinstructies, werkafspraken en ordeningsstructuren.
• Je verplaatst documenten en dossiers wanneer dat nodig is.
• Je ziet erop toe dat inkomende, interne en uitgaande documenten volgens de geldende kaders worden verwerkt en dat informatie tijdig bij de juiste persoon terechtkomt.
• Je meldt storingen en inventariseert en meldt functionele verbeterwensen voor applicaties volgens de geldende processen.
• Je bereidt archiefoverdrachten voor en zorgt ervoor dat deze zorgvuldig worden uitgevoerd.

Jouw profiel

• Je bent analytisch en kunt verbanden leggen.
• Je bent dienstverlenend en klantgericht en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je communiceert duidelijk, mondeling en schriftelijk, en kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je hebt didactische vaardigheden en kunt gebruikers instrueren en begeleiden.
• Je luistert goed en weet de vraag achter de vraag te achterhalen.
• Je werkt nauwkeurig, proactief en zelfstandig en kunt goed plannen en organiseren.
• Je bent omgevingsbewust en blijft jezelf ontwikkelen.

Functie-eisen

• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Functie-wensen

• Je hebt kennis van en ervaring met onderhoudsprojecten
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
• Je hebt ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie

Extra Informatie

• Aantal uur 12 - 12
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-09-2026
• Opleidingsniveau MBO, HBO