Documentalist -MN A-vaarwegen Noord

Bij Oranje; Flevoland; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

Bij Oranje zoekt men een ervaren archief-/documentbeheer specialist voor beheer in het document management systeem. Je registreert, classificeert en bewaakt autorisaties en zorgt voor actuele ordeningsplannen en trainingen voor (project)medewerkers.

Je coacht medewerkers zodat zij zich bewust zijn van taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming en hiermee de informatiehuishouding continu verbeteren.

Qualifications

• Minimaal HBO-denkniveau en relevante DMS/archiefervaring.
• Ervaring met documentbeheer en dienstverlening.
• Kennis van metadata en archiefprocedures.

Responsibilities

• Beheren van het digitaal projectarchief volgens afspraken met opdrachtgever.
• Toezicht houden op autorisaties in het document management systeem.

Skills

Analytisch denkvermogen

Dienstverlenende instelling

Hands-on mentaliteit

Mondelinge vaardigheden

Schriftelijke vaardigheden

Didactische vaardigheden

Luisteren

Nauwkeurigheid

Omgevingsbewustzijn

Proactieve instelling

Plannen en organiseren

Zelfontwikkeling

Zelfstandigheid

Education

HBO-niveau met afgeronde MBO in informatiemanagement of gelijkwaardig

Tools

M365 SharePoint

Job description

Opdrachtomschrijving

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.

Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

• het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
• het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
• instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
• het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen zoals kaderinstrumenten, werkafspraken, high value lijsten enz.;
• het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
• het toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
• het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB;
• zorgen voor archiefoverdrachten naar DIM incl daarvoor benodigde voorbereidende activiteiten.

Resultaat opdracht

1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.

Meest essentiële competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instructeren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Pro-actieve instelling
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

Eisen

1. Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
2. Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
3. Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
4. Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

1. Kennis van en ervaring met onderhouds-projecten.
2. Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
3. Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.