Documentalist Programma Duurzame Infra

IPMadviseurs; Netherlands; Remote; EUR 36,000 - 58,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat zoekt een ervaren documentbeheer professional voor beheer en archivering volgens projectafspraken. Je registreert, metadataert, ordent en classeert documenten en zorgt voor actuele ordeningsplannen en toegankelijke informatie voor medewerkers.

Je coacht projectmedewerkers, stelt instructies op en bewaakt privacy en wettelijke kaders zoals AVG. Verder verleen je autorisaties, documenteer processen en vorm je een sleutelrol in continue verbetering van de informatiehuishouding.

Qualifications

• Minimaal HBO denk- en werkniveau en afgeronde MBO-opleiding informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Ervaring met informatiebeheer en ICT-middelen.
• Zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.

Responsibilities

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen/ingrijpen bij autorisaties tot het DMS.
• Maken van standaardweergaven en zoekvragen in het DMS.
• Instrueren van (nieuwe) medewerkers in documentbeheer en archiefvorming.
• Toevoegen, ordenen en selecteren van dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten voor het projectarchief.
• Routeren van post en e-mails naar de juiste personen.
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties.

Skills

DMS ervaring

Recordmanagement

M365/SharePoint

Kennis wetgeving

Klantgericht

Proactief

Education

HBO denk- en werkniveau

MBO-opleiding informatiemanagement (of gelijkwaardig)

Tools

SharePoint

DMS software

Job description

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken:

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
• Maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Doel van de opdracht

• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);

Over de klant:

Rijkswaterstaat:

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Wat we verwachten

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van relevante ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen

Wat we graag zien

• Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• Mate waarin wordt voldaan aan de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of sollicitatiegesprek).
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit en oplossingsgerichtheid.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder rapportages en didactische vaardigheden.
• Luisteren en de vraag achter de vraag kunnen achterhalen.
• Nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn.
• Proactieve instelling.
• Plannen en organiseren.
• Zelfontwikkeling.
• Zelfstandigheid en initiatief.

Arbeidsvoorwaarden

Contractsvorm
Bepaalde tijd

Contractsduur
12 maanden

Vakantieuren
180 uur

Optie tot verlenging
Ja