Records Manager - cluster MO

Gemeente Rotterdam; Rotterdam; On-site; EUR 42,000 - 63,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een Records Manager die bijdraagt aan professioneel informatiebeheer en de implementatie van een documentmanagementsysteem (DMS) begeleidt. Je verkent de huidige informatiehuishouding en vertaalt bevindingen naar praktisch advies.

Je zorgt voor naleving van wet- en regelgeving, begeleidt migraties naar het DMS en overtuigt collega’s van het belang van goede digitale dossiervorming. Je werkt gestructureerd en schakelt effectief met diverse belanghebbenden.

Qualifications

• Minimaal HBO-opleiding afgerond.
• Minimaal 6 maanden ervaring met uitfaseren van een netwerkschijf of een DMS bij organisaties >500 medewerkers.
• Minimaal 6 maanden ervaring met functionele implementaties van applicaties.
• Werkervaring bij een gemeente of overheidsinstantie.

Responsibilities

• Voer informatieanalyses uit en kaart de huidige informatiehuishouding in kaart.
• Ontwerp ordeningsstructuren conform wet- en regelgeving.
• Vertaal bevindingen naar heldere adviezen ter verbetering.
• Begeleid migratie naar het DMS.
• Overtuig collega’s van het belang van digitale dossiervorming en benodigde systemen.

Skills

Analytisch denken

Communicatie

Verandermanagement

Gevoelige informatie

Structuur & overzicht

Education

HBO-opleiding richting informatiebeheer

Job description

Over de functie
Als records manager draag je bij aan professioneel informatiebeheer en begeleid je de implementatie van een documentmanagementsysteem (DMS). Je vergroot het bewustzijn over digitale dossiervorming en helpt de organisatie om informatie volledig, vindbaar en veilig te beheren, volgens de geldende wet- en regelgeving.

Jouw verantwoordelijkheden

• Je voert informatieanalyses uit en brengt de huidige staat van de informatiehuishouding in kaart.
• Je ontwerpt ordeningsstructuren die voldoen aan wet- en regelgeving.
• Je vertaalt je bevindingen naar heldere adviezen om de informatiehuishouding te verbeteren.
• Je begeleidt de organisatie bij de migratie naar het DMS.
• Je overtuigt collega’s van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die daarvoor nodig zijn.

Jouw profiel

• Je onderscheidt hoofd- en bijzaken en vertaalt complexe informatievraagstukken naar helder, praktisch advies.
• Je begrijpt dat informatiebeheer niet alleen om systemen en regels draait, maar ook om mensen en werkwijzen.
• Je schakelt gemakkelijk tussen belanghebbenden, luistert naar wat er speelt en legt duidelijk uit waarom bepaalde keuzes nodig zijn.
• Je werkt gestructureerd en houdt overzicht wanneer meerdere trajecten tegelijk lopen.
• Je gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie en hebt oog voor wettelijke kaders.
• Je bent analytisch sterk en signaleert verbanden, risico’s en kansen voor verbetering.
• Je bekijkt bestaande werkwijzen kritiek en komt met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie.
• Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en communiceert helder, mondeling en schriftelijk.
• Met inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact neem je anderen mee in veranderingen.

OrganisatieOnze organisatie

Rotterdam is dé stad waar jij je thuis voelt. Dit zorgt dat jij in jouw werk altijd voor het beste resultaat gaat. Resultaat dat behaald wordt dankzij uitstekende adviesvaardigheden en een goede samenwerking met collega’s. Jij komt met ideeën op de proppen die je op overtuigende wijze overbrengt. Deze concepten bedenk jij met in jouw achterhoofd de organisatie en de burgers van Rotterdam. Nieuwe inhoudelijke ontwikkelingen zie jij als een kans en zeker niet als een bedreiging. Dynamiek, complexiteit en diversiteit in een grote organisatie, daar loop jij voor warm.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met het uitfaseren van een netwerkschijf, documentmanagementsysteem en/of applicatie in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met functionele implementaties van applicaties, bijvoorbeeld als informatiebeheerder, functioneel beheerder of informatie-adviseur in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie

Gunningscriteria

• Je hebt een hbo-opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschappen
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming
• Je hebt werkervaring binnen het sociaal domein
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol
• Je hebt werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij een ministerie of bij de Rijksoverheid