Directie-ondersteuner en Office Manager

Ministerie van Defensie; Netherlands; On-site; EUR 37,000 - 51,000; Part time

Benefits offered by this job

IKB

OV-abonnement

Pensioen ABP

Reiskosten

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een administratieve kracht die als ruggengraat van het team functioneert in Den Haag. Je verwerkt en archiveert correspondentie nauwgezet, stelt documenten op en beheert dossiers en agenda’s. Je organiseert vergaderingen en verzorgt notulen en faciliteiten voor de Directeur.

Daarnaast verwerk je facturen, houd je financiële stromen bij en ondersteun je bij budgetten. Je onderhoudt interne en externe contacten en draagt bij aan communicatie en kwaliteitsborging

Qualifications

• MBO3 werk- en denkniveau in de richting Administratief Medewerker of Office Management aangevuld met administratieve ervaring binnen Defensie in het algemeen en bij de Bestuursstaf/Defensiestaf sterkt tot de aanbeveling.
• Ervaring met SAP Ariba is gewenst. We zoeken een flexibele teamplayer die klantgerichtheid, nauwkeurigheid en samenwerken hoog in het vaandel heeft staan.

Responsibilities

• De medewerker is de administratieve ruggegraat van het team. De medewerker is verantwoordelijk voor het nauwkeurig en tijdig verwerken en (digitaal en fysiek) archiveren van inkomende en uitgaande correspondentie, het opstellen en bewerken van documenten, het bijhouden van dossiers en archieven en het beheren van de agenda's. Het organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en het vervoer van de Directeur inclusief het maken van afspraken, het verzorgen van de benodigde faciliteiten en daar waar nodig het opstellen van notulen behoort ook tot het takenpakket.
• Daarnaast ondersteunt de medewerker bij de verwerking van facturen en het bijhouden van de financiële stromen, en assisteert bij het opstellen en bijhouden van budgetten. De medewerker levert bijdragen aan interne en externe communicatie door het onderhouden van contacten met interne en externe partijen, zowel mondeling als schriftelijk, fungeert als aanspreekpunt voor vragen en verzoeken van interne en externe stakeholders en draagt bij aan het opstellen en verspreiden van interne communicatie, zoals nieuwsbrieven en memo's. Tot slot levert de medewerker een bijdrage aan kwaliteitsborging binnen de directie door mee te werken aan de ontwikkeling en implementatie van efficiënte administratieve processen en procedures en het bewaken en verbeteren van de kwaliteit en nauwkeurigheid van de administratieve werkzaamheden.

Skills

Klantgerichtheid

Nauwkeurigheid

Teamplayer

Education

MBO 3

Tools

SAP Ariba

Job description

Ministerie van Defensie zoekt een administratieve kracht die als ruggengraat van het team functioneert in Den Haag. Je verwerkt en archiveert correspondentie nauwgezet, stelt documenten op en beheert dossiers en agenda’s. Je organiseert vergaderingen en verzorgt notulen en faciliteiten voor de Directeur.

Daarnaast verwerk je facturen, houd je financiële stromen bij en ondersteun je bij budgetten. Je onderhoudt interne en externe contacten en draagt bij aan communicatie en kwaliteitsborging