Bestuurssecretaresse

Multiselectpubliek; Meppel; On-site; EUR 27,000 - 38,000; Full time

Job summary

Multiselectpubliek zoekt een ervaren Bestuurssecretaresse die de onmisbare schakel achter de schermen is. Je ondersteunt bestuurders en directieleden, beheert complexe agenda's en bewaakt afspraken zodat zij zich kunnen richten op bestuurlijke en strategische werkzaamheden.

Je behandelt mailboxen, telefoontjes en vergaderverzoeken, bereidt bestuurlijke overleggen voor en zorgt voor de juiste stukken. Je werkt zelfstandig maar zoekt ook samenwerking met collega's en gaat vertrouwelijk om met

Qualifications

• Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-4-niveau en minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met complex agendabeheer op bestuurlijk niveau, secretariële en organisatorische werkzaamheden en systemen zoals Notubox of MS Office.
• Je bent klantgericht, flexibel en besluitvaardig.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en bewaakt afspraken op bestuurlijk niveau.
• Verwerken van mailboxen, telefoontjes en afspraakverzoeken en zorgen voor tijdige opvolging.
• Voorbereiden van bestuurlijke overleggen, verzorgen van stukken en bewaken van voortgang.
• Omgaan met vertrouwelijke informatie met integriteit en discretie.

Skills

Stressbestendigheid

Plannen & organiseren

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO-4 secretariële opleiding

Tools

Notubox

MS Office

Job description

Als Bestuurssecretaresse ben jij de onmisbare schakel achter de schermen. Je ondersteunt bestuurders en directieleden en zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische werkzaamheden.

Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, bewaakt afspraken en stelt de juiste prioriteiten. Je beheert mailboxen, handelt telefoontjes en afspraakverzoeken af en zorgt ervoor dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt. Daarnaast bereid je bestuurlijke overleggen voor, verzorg je de bijbehorende stukken en bewaak je de voortgang van afspraken en acties.

Je voelt goed aan wat er speelt binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en weet wanneer je moet handelen. Met jouw proactieve houding, nauwkeurigheid en organisatietalent houd je het overzicht, ook als plannen op het laatste moment veranderen. Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking met collega's binnen de organisatie.

Kortom, jij bent degene die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt, zonder zelf op de voorgrond te hoeven staan.

Voor deze opdracht zoeken wij een ervaren en politiek sensitieve Bestuurssecretaresse die stevig in haar of zijn schoenen staat. Je bent communicatief vaardig, stressbestendig, integer en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-4-niveau en minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met complex agendabeheer op bestuurlijk niveau, secretariële en organisatorische werkzaamheden en systemen zoals Notubox of MS Office.

Je bent klantgericht, flexibel en besluitvaardig. Je weet prioriteiten te stellen, werkt nauwkeurig en kunt snel schakelen tussen verschillende belangen en werkzaamheden. Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een sterke pré.