Bestuurs- en directiesecretaresse

Multiselectpubliek; Leeuwarden; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

Multiselectpubliek in Leeuwarden zoekt een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die als rechterhand van de secretaris-directeur fungeert. Je beheert een complexe agenda, prioriteert zelfstandig en zorgt voor soepele afspraken en overleggen.

Je bereidt directieoverleggen voor, verzamelt stukken en onderhoudt contacten binnen bestuurlijke netwerken. Je bewaakt vertrouwelijke informatie en communiceert professioneel, snel schakelen onder druk is jou op het lijf geschreven.

Qualifications

• Minimaal mbo 4 werk- en denkniveau benadrukt met diploma of recente assessment/ervaring.
• Sterke communicatieve vaardigheden en professionaliteit.
• Stressbestendigheid en vermogen snel te schakelen in een bestuurlijke omgeving.

Responsibilities

• Beheer en prioritisatie van een complexe agenda voor de secretaris-directeur.
• Voorbereiden van directieoverleggen en organiseren van vergaderstukken.
• Aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe relaties; vertrouwelijke informatie correct behandelen.
• Ondersteunen van bestuur en directie en bewaak de samenhang in administratieve processen.
• Onderhouden contacten binnen bestuurlijke netwerken en signaleren knelpunten.

Education

MBO 4 werk- en denkniveau

Tools

MS Word

MS Excel

MS PowerPoint

MS Outlook

iBabs

SharePoint

Job description

Als bestuurs- en directiesecretaresse ben jij de rechterhand van de secretaris-directeur. Je beheert een complexe agenda, stelt zelfstandig prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken en overleggen soepel verlopen. Je kijkt vooruit, signaleert knelpunten en weet wanneer je moet schakelen. Want een goed georganiseerde agenda is meer dan alleen afspraken inplannen.

Je bereidt directieoverleggen voor, verzamelt en organiseert vergaderstukken en zorgt dat alle betrokkenen tijdig over de juiste informatie beschikken. Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe relaties. Je weet hoe je professioneel communiceert en gaat vanzelfsprekend zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Samen met je collega-secretaresses ondersteun je het bestuur en de directie. Je bewaakt de samenhang in administratieve processen, onderhoudt contacten binnen bestuurlijke netwerken en springt bij waar dat nodig is. Je bent zelfstandig, maar weet ook dat goede samenwerking het verschil maakt.

Voor deze functie zoeken wij een ervaren en stressbestendige secretaresse die stevig in haar of zijn schoenen staat. Je kunt snel schakelen, communiceert helder en voelt je thuis in een omgeving waar bestuurlijke belangen en verschillende agenda's samenkomen.

De harde eisen zijn:

• Je beschikt aantoonbaar over minimaal mbo 4 werk- en denkniveau, onderbouwd met een diploma, recente assessmentresultaten of relevante werkervaring.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met MS Office, waaronder Word, Excel, PowerPoint en Outlook.

Daarnaast zijn de volgende wensen belangrijk bij de selectie:

• Minimaal 3 jaar gerichte werkervaring in een (politiek-)bestuurlijke omgeving en ruime ervaring met het beheren van complexe agenda's.
• Ervaring met iBabs en SharePoint ) en aantoonbare stressbestendigheid, teamgerichtheid, resultaat- en klantgerichtheid en goede communicatieve, schriftelijke en sociale vaardigheden.

Vooral ervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en het zelfstandig beheren van complexe agenda's zijn dus belangrijke pluspunten.

Het is belangrijk dat je jouw ervaring met deze eisen en wensen duidelijk onderbouwt in je cv. Zo kunnen we goed laten zien waarom jij bij deze opdracht past.