Bestuurssecretaresse

Multiselectpubliek; Leeuwarden; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

Multiselectpubliek zoekt een ervaren Bestuurssecretaresse die de onmisbare schakel achter de schermen vormt. Je ondersteunt bestuurders en directieleden, beheert complexe agendas en bewaakt prioriteiten en voortgang.

Je verzorgt stukken, behandelt mailboxen en telefoondiensten, en bereidt bestuurlijke overleggen voor. Je werkt zelfstandig maar zoekt ook samenwerking met collega's en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

Qualifications

• Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-4-niveau.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met complex agendabeheer op bestuurlijk niveau en met secretariële/organisationele werkzaamheden en Notubox of MS Office.

Responsibilities

• Beheren van een complex agendabeheer op bestuurlijk niveau en prioriteren van afspraken.
• Beheren van mailboxen, afhandelen van telefoontjes en afspraakverzoeken, zorgen voor juiste informatieverdeling.
• Assisteren bij voorbereidende bestuurlijke overleggen en verzorgen van stukken; bewaken voortgang van afspraken en acties.
• Werk zelfstandig maar overleg actief met collega's en houd het overzicht, ook bij veranderende plannen.

Skills

Proactief

Nauwkeurigheid

Organisatietalent

Education

MBO-4-secretariële opleiding

Tools

Notubox

MS Office

Job description

Als Bestuurssecretaresse ben jij de onmisbare schakel achter de schermen. Je ondersteunt bestuurders en directieleden en zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische werkzaamheden.

Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, bewaakt afspraken en stelt de juiste prioriteiten. Je beheert mailboxen, handelt telefoontjes en afspraakverzoeken af en zorgt ervoor dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt. Daarnaast bereid je bestuurlijke overleggen voor, verzorg je de bijbehorende stukken en bewaak je de voortgang van afspraken en acties.

Je voelt goed aan wat er speelt binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en weet wanneer je moet handelen. Met jouw proactieve houding, nauwkeurigheid en organisatietalent houd je het overzicht, ook als plannen op het laatste moment veranderen. Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking met collega's binnen de organisatie.

Kortom, jij bent degene die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt, zonder zelf op de voorgrond te hoeven staan.

Voor deze opdracht zoeken wij een ervaren en politiek sensitieve Bestuurssecretaresse die stevig in haar of zijn schoenen staat. Je bent communicatief vaardig, stressbestendig, integer en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-4-niveau en minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met complex agendabeheer op bestuurlijk niveau, secretariële en organisatorische werkzaamheden en systemen zoals Notubox of MS Office.

Je bent klantgericht, flexibel en besluitvaardig. Je weet prioriteiten te stellen, werkt nauwkeurig en kunt snel schakelen tussen verschillende belangen en werkzaamheden. Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een sterke pré.