Bestuurssecretaresse

Multiselectpubliek; Heerenveen; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Multiselectpubliek in Heerenveen zoekt een ervaren Bestuurssecretaresse die achter de schermen de onmisbare schakel is voor bestuur en directie. Je ondersteunt bij complexe agendabeheer, bewaakt afspraken en regelt prioriteiten, zodat zij zich kunnen richten op bestuurlijke en strategische werkzaamheden.

Je beheert mailboxen, afhandelt telefoontjes en vergaderstukken, bereidt bestuurlijke overleggen voor en bewaakt de voortgang.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 secretariële opleiding en minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse bij een overheid.
• Ervaring met complex agendabeheer op bestuurlijk niveau en secretariële/ organisatorische werkzaamheden.
• Goede omgang met vertrouwelijke informatie en proactieve, flexibele instelling.

Responsibilities

• Ondersteunen van bestuurders en directie; beheren van ingewikkelde agendas en prioriteiten.
• Beheren van mailboxen, telefoonverkeer en afspraakverzoeken; voorbereiden van stukken.
• Voorbereiden van bestuurlijke overleggen en bewaken van voortgang van afspraken en acties.

Skills

Proactieve houding

Stressbestendig

Nauwkeurig

Education

MBO-4 secretariële opleiding

Tools

Notubox

MS Office

Job description

Als Bestuurssecretaresse ben jij de onmisbare schakel achter de schermen. Je ondersteunt bestuurders en directieleden en zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische werkzaamheden.

Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, bewaakt afspraken en stelt de juiste prioriteiten. Je beheert mailboxen, handelt telefoontjes en afspraakverzoeken af en zorgt ervoor dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt. Daarnaast bereid je bestuurlijke overleggen voor, verzorg je de bijbehorende stukken en bewaak je de voortgang van afspraken en acties.

Je voelt goed aan wat er speelt binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en weet wanneer je moet handelen. Met jouw proactieve houding, nauwkeurigheid en organisatietalent houd je het overzicht, ook als plannen op het laatste moment veranderen. Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking met collega's binnen de organisatie.

Kortom, jij bent degene die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt, zonder zelf op de voorgrond te hoeven staan.

Voor deze opdracht zoeken wij een ervaren en politiek sensitieve Bestuurssecretaresse die stevig in haar of zijn schoenen staat. Je bent communicatief vaardig, stressbestendig, integer en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-4-niveau en minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met complex agendabeheer op bestuurlijk niveau, secretariële en organisatorische werkzaamheden en systemen zoals Notubox of MS Office.

Je bent klantgericht, flexibel en besluitvaardig. Je weet prioriteiten te stellen, werkt nauwkeurig en kunt snel schakelen tussen verschillende belangen en werkzaamheden. Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een sterke pré.