Bestuurs- en Directiesecretaresse

Bij Oranje; Utrecht; On-site; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Job summary

Bij Oranje zoekt een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die het als uitdaging ziet om het college van burgemeester en wethouders en de directie optimaal te ontzorgen. Je beheert agenda's, stroomlijnt communicatie en zorgt dat alle voorbereidingen tot in de puntjes verzorgd zijn.

Je maakt deel uit van een hecht team en werkt intensief samen met collega's onder directe aansturing van de manager. In deze structurele rol ben je de spil van het bestuursecretariaat: mailboxbeheer, organiseren

Qualifications

• Beheert agenda's van het college en directie nauwkeurig.
• Stroomlijnt communicatie tussen teams en externe partijen.
• Zorgt dat alle voorbereidingen tot in de puntjes verzorgd zijn.
• Ondersteunt bij officiële representatieve gelegenheden.
• Maakt deel uit van een hecht en professioneel team en werkt nauw samen met collega's onder directe aansturing van de manager.

Responsibilities

• Beheren van de mailbox en agendabeheer voor het college en directie.
• Faciliteren van overleggen en zorgen voor adequate voorbereiding.
• Ondersteunen bij representatieve gelegenheden en dagelijkse organisatie.

Skills

Stressbestendigheid

Initiatief

Flexibiliteit

Schakelkracht

Politiek-bestuurlijke sensitiviteit

Digitale vaardigheid

Innovatiegerichtheid

Secretariële expertise

Job description

Ben jij een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die het als een uitdaging ziet om het college van burgemeester en wethouders en de directie optimaal te ontzorgen? Voor een organisatie in de provincie Utrecht zoeken wij een proactieve kracht die de agenda's nauwkeurig beheert, communicatie stroomlijnt en zorgt dat alle voorbereidingen tot in de puntjes verzorgd zijn. In deze dynamische rol vorm je de spil van het bestuurssecretariaat. Je beheert de mailbox, faciliteert overleggen en ondersteunt bij officiële representatieve gelegenheden. Je komt te werken in een hecht en professioneel team waar korte lijnen en een prettige werksfeer centraal staan, waardoor je de ruimte krijgt om invulling te geven aan je eigen werkzaamheden. Omdat deze rol vraagt om volledige inbedding binnen de dagelijkse organisatie, intensieve samenwerking met collega's en directe aansturing door de manager, betreft dit een structurele positie die nauw verbonden is met de reguliere bedrijfsvoering.

Competenties:

• Stressbestendigheid: Je houdt het hoofd koel tijdens drukke en hectische situaties en blijft effectief functioneren onder tijdsdruk.
• Initiatief nemen: Je wacht niet af, maar ziet kansen en pakt verantwoordelijkheid om zaken zelfstandig op te pakken en vooruit te helpen.
• Flexibiliteit: Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, prioriteiten en veranderingen in de organisatie.
• Schakelkracht: Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, prioriteiten en veranderingen in de organisatie.
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Je hebt gevoel voor verhoudingen, belangen en besluitvormingsprocessen binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en handelt hier passend naar.
• Digitale vaardigheid: Je maakt effectief gebruik van digitale middelen.
• Innovatiegerichtheid: Je bent nieuwsgierig naar nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals AI, om het werk slimmer en efficiënter te organiseren.
• Professionele secretariële expertise: Je beschikt over het werk- en denkniveau en de secretariële vaardigheden die nodig zijn om bestuurders en management professioneel te ondersteunen.