Bestuurssecretaresse

Multiselectpubliek; Mijdrecht; Presencial; EUR 32 000 - 46 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Multiselectpubliek zoekt een ervaren Bestuurssecretaresse die de onmisbare schakel achter de schermen is. Je ondersteunt twee bestuurs- en/of directieleden met complex agendabeheer, bewaakt afspraken en zorgt voor een feilloze informatiestroom naar de juiste plekken.

Samen met de bestuurssecretaris en gemeentesecretaris bereid je wekelijkse portefeuillehouderoverleggen voor, behandel je vertrouwelijke informatie discreet en werk je zelfstandig terwijl je ook de samenwerking met collega's binnen

Qualificações

• Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-4-niveau en minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met complex agendabeheer op bestuurlijk niveau, secretariële en organisatorische werkzaamheden en systemen zoals Notubox of MS Office.

Responsabilidades

• Beheren van complexe agenda’s en prioriteiten op bestuurlijk niveau.
• Beheren van mailboxen, telefoontjes en afspraakverzoeken.
• Voorbereiden van wekelijkse portefeuillehouderoverleggen in samenwerking met bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en gemeentesecretaris.
• Waarborgen van vertrouwelijkheid en correcte informatieverwerking.

Conhecimentos

Agenda beheer

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurig werken

Formação académica

MBO-4 secretariële opleiding

Ferramentas

Notubox

MS Office

Descrição da oferta de emprego

Als Bestuurssecretaresse ben jij de onmisbare schakel achter de schermen. Je ondersteunt ongeveer twee bestuurs- en/of directieleden en zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische werkzaamheden.

Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, bewaakt afspraken en stelt de juiste prioriteiten. Je beheert mailboxen, handelt telefoontjes en afspraakverzoeken af en zorgt ervoor dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt. Daarnaast bereid je samen met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en gemeentesecretaris de wekelijkse portefeuillehouderoverleggen voor.

Je voelt goed aan wat er speelt binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en weet wanneer je moet handelen. Met jouw proactieve houding, nauwkeurigheid en organisatietalent houd je het overzicht, ook als plannen op het laatste moment veranderen. Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking met collega's binnen het bestuurssecretariaat.

Kortom, jij bent degene die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt, zonder zelf op de voorgrond te hoeven staan.

Voor deze opdracht zoeken wij een ervaren en politiek sensitieve Bestuurssecretaresse die stevig in haar of zijn schoenen staat. Je bent communicatief vaardig, stressbestendig, integer en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-4-niveau en minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met complex agendabeheer op bestuurlijk niveau, secretariële en organisatorische werkzaamheden en systemen zoals Notubox of MS Office.

Je bent klantgericht, flexibel en besluitvaardig. Je weet prioriteiten te stellen, werkt nauwkeurig en kunt snel schakelen tussen verschillende belangen en werkzaamheden. Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een sterke pré.