Bestuurssecretaresse

Multiselectpubliek; Hoogeveen; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Multiselectpubliek zoekt een ervaren Bestuurssecretaresse die het stille hart van de organisatie vormt. Je ondersteunt bestuurders en directieleden met complex agendabeheer, bewaakt prioriteiten en richt je op het efficiënt verwerken van stukken en informatie.

Je behandelt mailboxen, telefoongesprekken en vergaderverzoeken, bereidt bestuurlijke overleggen voor en bewaakt de voortgang van acties. In een politiek-bestuurlijke omgeving werk je zelfstandig en discreet, met een proactieve houding en

Qualifications

• Afgeronde secretariële opleiding op mbo-4-niveau en minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse/directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met complex agendabeheer op bestuurlijk niveau en secretariële/organisatorische werkzaamheden en systemen zoals Notubox of MS Office.
• Klantgericht, flexibel en besluitvaardig; prioriteiten kunnen stellen en snel schakelen tussen belangen en werkzaamheden.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda’s en prioriteitsplanningen voor bestuurders en directie.
• Voorbereiden van bestuurlijke overleggen en opstellen van benodigde stukken.
• Beheren van mailboxen en afhandeling van telefoon- en afspraakverzoeken.
• Zorgdragen voor correcte informatieflow en voortgangsbewaking van afspraken en acties.

Skills

Communicatief

Stressbestendig

Integriteit

Proactieve houding

Organisatietalent

Education

Secretariële opleiding mbo-4

Tools

Notubox

MS Office

Job description

Als Bestuurssecretaresse ben jij de onmisbare schakel achter de schermen. Je ondersteunt bestuurders en directieleden en zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische werkzaamheden.

Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, bewaakt afspraken en stelt de juiste prioriteiten. Je beheert mailboxen, handelt telefoontjes en afspraakverzoeken af en zorgt ervoor dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt. Daarnaast bereid je bestuurlijke overleggen voor, verzorg je de bijbehorende stukken en bewaak je de voortgang van afspraken en acties.

Je voelt goed aan wat er speelt binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en weet wanneer je moet handelen. Met jouw proactieve houding, nauwkeurigheid en organisatietalent houd je het overzicht, ook als plannen op het laatste moment veranderen. Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking met collega's binnen de organisatie.

Kortom, jij bent degene die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt, zonder zelf op de voorgrond te hoeven staan.

Voor deze opdracht zoeken wij een ervaren en politiek sensitieve Bestuurssecretaresse die stevig in haar of zijn schoenen staat. Je bent communicatief vaardig, stressbestendig, integer en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-4-niveau en minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met complex agendabeheer op bestuurlijk niveau, secretariële en organisatorische werkzaamheden en systemen zoals Notubox of MS Office.

Je bent klantgericht, flexibel en besluitvaardig. Je weet prioriteiten te stellen, werkt nauwkeurig en kunt snel schakelen tussen verschillende belangen en werkzaamheden. Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een sterke pré.