Bestuursondersteuner gemeentesecretaris & college B&W

Bij Oranje; Zuid-Holland; On-site; EUR 28,000 - 37,000; Full time

Job summary

Bij Oranje in Zuid-Holland zoekt een ervaren bestuursondersteuner voor de ondersteuning van de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders. Je maakt deel uit van het Bestuurs- en Directiesecretariaat en levert professionele, discreet en oplossingsgerichte ondersteuning.

De functie vraagt ruime ervaring in een bestuurlijke omgeving, sterke organisatorische vaardigheden en een proactieve, flexibele houding.

Qualifications

• Afgeronde secretariële opleiding en minimaal drie jaar relevante werkervaring.
• Ervaring binnen bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving vereist.
• Digitale vaardigheden en snel eigen maken van nieuwe systemen.
• Proactieve en nauwkeurige werkhouding.

Responsibilities

• Complex agendabeheer voor gemeentesecretaris en college van burgemeester en wethouders.
• Secretariële ondersteuning van de directievergadering; notuleren en voortgang van acties bewaken.
• Werken met digitale systemen zoals zaaksysteem, Microsoft Teams en IBabs.
• Ondersteuning en achtervang binnen het Bestuurs- en Directiesecretariaat en zorgen voor continue dienstverlening.
• Behandelen van inkomende en uitgaande correspondentie en beheer van documenten en dossiers vertrouwelijk.

Skills

Proactief en accuraat

Communicatief sterk

Organisatietalent

Politiek-bestuurlijk sensitief

Flexibel en verbindend

Education

Secretariële opleiding

Tools

Zaaksysteem

Microsoft Teams

IBabs

Job description

Opdrachtomschrijving

Ben jij een organisatietalent met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen? Krijg jij energie van een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is? Dan zoeken wij jou!

Voor een tijdelijke functie van 36 uur per week zoeken wij een ervaren bestuursondersteuner voor de ondersteuning van de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders.

Jouw werk lijkt op het leggen van een complexe planningspuzzel. Je vindt ruimte waar anderen die niet zien, houdt overzicht in een volle agenda en denkt altijd een stap vooruit. Dankzij jouw organisatietalent, bestuurlijke sensitiviteit en proactieve houding kunnen bestuurders en directie optimaal functioneren.

Hier ga je werken

Je komt terecht in het Bestuurs- en Directiesecretariaat, een team van acht ervaren collega's. Samen zorgen jullie voor een professionele en soepele ondersteuning van het college van B&W, de gemeentesecretaris en de directie. Samenwerken, kennis delen en elkaar versterken staan centraal. We zoeken een betrokken en loyale collega die graag de handen uit de mouwen steekt en samen met het team zorgt voor een uitstekende dienstverlening.

Dit ga je doen

Geen dag is hetzelfde. Je bent een belangrijke schakel tussen bestuur, directie en organisatie en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je houdt je onder andere bezig met:

• Complex agendabeheer: Je beheert de agenda van de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders en zorgt ervoor dat afspraken efficiënt en in samenhang worden gepland.
• Ondersteuning van de directievergadering: Je verzorgt de secretariële ondersteuning van de directievergadering, notuleert en bewaakt de voortgang van acties en afspraken.
• Werken met digitale systemen: Je werkt met digitale systemen zoals het zaaksysteem, Microsoft Teams en iBabs.
• Ondersteuning en achtervang: Je ondersteunt collega's binnen het Bestuurs- en Directiesecretariaat en draagt samen bij aan een optimale dienstverlening.
• Correspondentie: Je behandelt inkomende en uitgaande correspondentie en beheert documenten en dossiers zorgvuldig en vertrouwelijk.

Omdat jij en je collega's elkaar vervangen tijdens ziekte, verlof en vakanties, ben je breed inzetbaar. Jullie maken duidelijke afspraken, helpen elkaar waar nodig en zorgen samen voor continuïteit.

Functie-eisen naar alle suppliers

Jouw talenten

• Proactief en accuraat: Je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en zorgt dat zaken goed geregeld zijn.
• Communicatief sterk: Je communiceert helder en tactvol en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Organisatietalent: Je organiseert bijeenkomsten en overleggen tot in de puntjes en houdt daarbij oog voor detail.
• Politiek-bestuurlijk sensitief: Je begrijpt bestuurlijke verhoudingen en beweegt je gemakkelijk binnen een gemeentelijke organisatie.
• Flexibel en verbindend: Je springt bij waar nodig, werkt prettig samen en draagt bij aan een positieve teamsfeer.

Kennis en ervaring: Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding en minimaal drie jaar relevante werkervaring. Ervaring binnen een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving is een eis. Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe systemen snel eigen.