Bestuurssecretaresse

Multiselectpubliek; Drachten; On-site; EUR 28,000 - 39,000; Full time

Job summary

Multiselectpubliek zoekt een ervaren Bestuurssecretaresse die de onmisbare schakel is achter de schermen. Je ondersteunt bestuurders en directieleden met complex agenda-beheer, mailboxen en afspraken, zodat zij zich kunnen richten op bestuurlijke en strategische taken.

Je beheert notulen en stukken, bewaakt voortgang en opereert discreet in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je werkt zelfstandig maar zoekt ook samenwerking met collega's; je zorgt voor een soepele, professionele gang van zaken.

Qualifications

• Afgeronde secretariële opleiding op mbo-4-niveau.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met complex agendabeheer op bestuurlijk niveau.
• Secretariële en organisatorische werkzaamheden.
• Ervaring met systemen zoals Notubox of MS Office.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda op bestuurlijk niveau.
• Beantwoorden mailboxen, telefoon en afspraakverzoeken.
• Voorbereiden van bestuurlijke overleggen en stukken.
• Bewaken van voortgang van afspraken en acties.
• Samenwerken met collega's binnen de organisatie.

Skills

Proactief

Nauwkeurig

Organisatie

Vertrouwelijk omgaan

Education

Secretariële opleiding mbo-4

Tools

Notubox

MS Office

Job description

Als Bestuurssecretaresse ben jij de onmisbare schakel achter de schermen. Je ondersteunt bestuurders en directieleden en zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische werkzaamheden.

Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, bewaakt afspraken en stelt de juiste prioriteiten. Je beheert mailboxen, handelt telefoontjes en afspraakverzoeken af en zorgt ervoor dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt. Daarnaast bereid je bestuurlijke overleggen voor, verzorg je de bijbehorende stukken en bewaak je de voortgang van afspraken en acties.

Je voelt goed aan wat er speelt binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en weet wanneer je moet handelen. Met jouw proactieve houding, nauwkeurigheid en organisatietalent houd je het overzicht, ook als plannen op het laatste moment veranderen. Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking met collega's binnen de organisatie.

Kortom, jij bent degene die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt, zonder zelf op de voorgrond te hoeven staan.

Voor deze opdracht zoeken wij een ervaren en politiek sensitieve Bestuurssecretaresse die stevig in haar of zijn schoenen staat. Je bent communicatief vaardig, stressbestendig, integer en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-4-niveau en minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met complex agendabeheer op bestuurlijk niveau, secretariële en organisatorische werkzaamheden en systemen zoals Notubox of MS Office.

Je bent klantgericht, flexibel en besluitvaardig. Je weet prioriteiten te stellen, werkt nauwkeurig en kunt snel schakelen tussen verschillende belangen en werkzaamheden. Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een sterke pré.