Assistant Customer Service Manager

Vlaeynatie BV; Westdorpe; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Vlaeynatie BV in Westdorpe zoekt een Assistant Customer Service Manager die operationeel ondersteuning biedt aan de Customer Service Executives en bijdraagt aan kwaliteit en procesverbetering. Je bewaakt KPI's, analyseert klachten en operationele trends, en superviseert dagelijkse klantinteracties.

Je werkt nauw samen met andere afdelingen om klantgerichte oplossingen te realiseren en verbeteringen door te voeren.

Qualifications

• Klantgerichte houding en servicegericht denken.
• Analytisch denkvermogen en procesmatig werken.
• Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden.

Responsibilities

• Ondersteunt Customer Service Executives bij complexe dossiers en afwijkingen.
• Bewaakt de kwaliteit van dienstverlening en analyseert operationele trends.
• Voert root cause analyses uit met Operations (OPS) en ontwikkelt corrigerende en preventieve acties.
• Analyseert klantfeedback en incidenten, en vertaalt dit naar verbeteringen in standaard procedures.
• Ondersteunt bij KPI-rapportage en levert voorstellen voor efficiëntie en kwaliteit.
• Controleert facturatie en zorgt voor tijdige en nauwkeurige afhandeling.
• Werk samen met interne afdelingen om klantoplossingen te communiceren.

Skills

Klantgerichtheid

Analytisch vermogen

Procesmatige aanpak

Communicatieve vaardigheden

Stressbestendigheid

Proactief

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Vlaeynatie – Versterk ons Customer Service-team!

Jouw uitdaging

Ben jij analytisch sterk, klantgericht en krijg je energie van het optimaliseren van processen en het oplossen van complexe klantvragen?

Dan is de functie van Assistant Customer Service Manager bij Vlaeynatie misschien wel jouw volgende uitdaging!

In deze rol ben je het operationele aanspreekpunt binnen het Customer Service-team . Je ondersteunt de Customer Service Executives bij complexe dossiers, bewaakt de kwaliteit van onze dienstverlening en neemt een actieve rol op in het analyseren en verbeteren van administratieve en operationele processen.

Je werkt nauw samen met de Manager Customer Service, je collega's en verschillende interne afdelingen om een efficiënte, kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening te garanderen.

Als Assistant Customer Service Manager combineer je operationele ondersteuning met analyse, kwaliteitsbewaking en procesoptimalisatie :

• Operationele ondersteuning: Je bent het inhoudelijke aanspreekpunt voor Customer Service Executives en biedt ondersteuning bij complexe klantvragen, afwijkingen en uitzonderingen.
• Klantenrelaties: Je bouwt sterke klantrelaties op door regelmatig contact, een goede opvolging en een proactieve aanpak van klantbehoeften.
• Klachtenbeheer en escalaties: Je behandelt klachten en complexe klantendossiers op een professionele manier. Samen met Operations (OPS) voer je root cause analyses uit en werk je corrigerende en preventieve acties uit.
• Procesoptimalisatie: Je analyseert klantenfeedback, klachten en operationele trends en vertaalt deze naar concrete verbeterinitiatieven en aangepaste standaardprocedures.
• KPI-rapportering en analyse: Je ondersteunt bij het opstellen en opvolgen van KPI-rapporten, analyseert resultaten en formuleert voorstellen om de efficiëntie, kwaliteit en prestaties te verbeteren.
• Facturatieondersteuning: Je controleert de correctheid van facturatie en ondersteunt waar nodig voor een tijdige en nauwkeurige facturatie.
• Samenwerking en communicatie: Je werkt nauw samen met verschillende interne afdelingen om klantgerichte oplossingen te realiseren, processen op elkaar af te stemmen en resultaten en aanbevelingen helder te communiceren.

Wie zoeken we?

Je bent een gedreven professional die klantgerichtheid combineert met een analytische en procesmatige aanpak. Je neemt initiatief, denkt oplossingsgericht en weet ook in uitdagende situaties het overzicht te bewaren.

Daarnaast beschik je over:

• HBO werk-en denkniveau
• Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Een goede kennis van het Engels; kennis van andere vreemde talen is een pluspunt.
• Een analytische geest en een sterk probleemoplossend vermogen.
• Stressbestendigheid en het vermogen om prioriteiten te stellen.
• Een proactieve houding en de motivatie om processen en dienstverlening continu te verbeteren.