Administratief Medewerker Inkoop

Bright-Professionals; Hellendoorn; On-site; EUR 23,000 - 40,000; Part time

Job summary

Gemeente Hellendoorn zoekt een Administratief Medewerker Inkoop om reguliere inkooptrajecten te ondersteunen binnen vastgestelde kaders en formats. Je bewaakt kwaliteit, legt processen vast en levert spendanalyses voor inzicht in doelmatigheid en rechtmatigheid.

Je handelt zelfstandig bij reeds vastgestelde procedures, en schakelt bij vereisten professionele afwegingen in bij de Inkoopadviseur. Startdatum en werktijden variëren tussen 24–32 uur per week.

Qualifications

• Minimaal mbo niveau 4 afgeronde opleiding
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met inkoop, aanbestedingen of begeleiding van inkoopprocessen
• Aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures
• Aantoonbare kennis van aanbestedingsrecht
• Beschikbaarheid voor het gevraagde aantal uren per week en periode

Responsibilities

• Ondersteunen van reguliere inkooptrajecten via het zaaksysteem InProces
• Bespreken van inkoopbehoeften met interne opdrachtgevers en duidelijkheid creëren
• Bepalen van benodigde processtappen volgens kaders en procedures
• Zorgen voor correcte afronding en navolgbare vastlegging van trajecten
• Uitvoeren als eerste aanspreekpunt voor vragen over inkopen
• Uitleggen van procedures en verantwoordelijkheden aan opdrachtgevers
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen
• Toepassen van procedures en formats, en ondersteuning Inkoopadviseur bij complexe trajecten
• Navolgbaar vastleggen van keuzes en processtappen
• Uitvoeren van spendanalyses en beheren inkoopkalender

Skills

Detailgerichtheid

Kwaliteitsgericht

Discipline

Schriftelijke vaardigheid

Mondelinge vaardigheid

Vakgerichtheid

Education

MBO niveau 4 afgeronde opleiding

Tools

InProces

Job description

Voor Gemeente Hellendoorn zoeken wij een Administratief Medewerker Inkoop. Je ondersteunt de uitvoering van reguliere inkooptrajecten binnen de vastgestelde kaders van de organisatie. Je beoordeelt zelfstandig inkoopzaken die via het zaaksysteem worden ingediend wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaand beleid, procedures, standaarden en formats.

Je ondersteunt interne opdrachtgevers bij de start en uitvoering van het inkoopproces, bewaakt de kwaliteit en voortgang en zorgt voor een volledige en navolgbare vastlegging. Je draagt bij aan spendanalyses zodat het team Inkoop en Contractmanagement en de organisatie inzicht krijgen in de doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkoop.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• In behandeling nemen van reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces.
• Bespreken van de inkoopbehoefte met interne opdrachtgevers en zorgen dat deze voldoende duidelijk is om het inkoopproces te starten.
• Bepalen welke processtappen moeten worden doorlopen aan de hand van bestaande kaders, procedures en werkwijzen.
• Zorgen voor een correcte afronding en navolgbare vastlegging van inkooptrajecten in het zaaksysteem.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor reguliere vragen over inkopen en het inkoopproces.
• Uitleggen van procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden aan opdrachtgevers.
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en helpen deze concreet en uitvoerbaar te maken.
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij het correct toepassen van vastgestelde procedures en formats.
• Ondersteunen van de Inkoopadviseur bij complexere inkooptrajecten.
• Toepassen van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid en de bijbehorende procedures.
• Herkennen van situaties waarin de reguliere werkwijze niet volstaat en deze signaleren.
• Signaleren van afwijkingen, risico’s en mogelijke onrechtmatigheden en deze tijdig voorleggen aan de Inkoopadviseur wanneer nodig.
• Navolgbaar vastleggen van gemaakte keuzes en relevante processtappen.
• Binnen de gestelde kaders zelfstandig uitvoeren van een spendanalyse en deze bespreken binnen het team Inkoop.
• Ondersteunen bij het opstellen en actueel houden van de inkoopkalender (capaciteitsplanning).
• Bijdragen aan het actueel houden van informatie over inkopen en aanbesteden op intranet en de gemeentelijke website.

Je handelt zelfstandig wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaande kaders, procedures, standaarden en formats. Zodra een inkoopvraagstuk vraagt om een professionele afweging, maatwerk of specialistische expertise betrek je de Inkoopadviseur. Je signaleert en schaalt tijdig op en draagt per situatie bij aan een passende rolverdeling.

Jouw profiel

• Vakgerichtheid: je leert van anderen over zaken op je vakgebied en past nieuwe methoden en technieken toe.
• Aandacht voor details: je blijft alert en geconcentreerd bij het verwerken van informatie en documenten.
• Kwaliteitsgerichtheid: je werkt zorgvuldig volgens gestelde kwaliteitseisen en herstelt eventuele fouten waar nodig.
• Discipline: je werkt volgens regels en procedures en past deze zonder moeite toe.
• Schriftelijke vaardigheid: je beschikt over een adequate woordenschat en kunt helder documenten en vastlegging opstellen.
• Mondelinge vaardigheid: je communiceert duidelijk en spreekt in begrijpelijke termen met interne opdrachtgevers en collega’s.

Organisatie

De opdrachtgever is de gemeente Hellendoorn. Zij zetten zich dagelijks in voor circa 36.000 inwoners in verschillende buurtschappen en kernen. De organisatie is groot genoeg om alle benodigde disciplines in huis te hebben, maar klein genoeg om wendbaar te zijn; dit betekent dat je vaak snel de juiste collega spreekt. Je zult snel merken dat er een informele sfeer heerst en dat collega’s gemakkelijk een praatje maken. Zij werken samen aan de toekomst van Hellendoorn.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met inkoop, aanbestedingen of het begeleiden van inkoopprocessen
• Je beschikt over aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures
• Je beschikt over aantoonbare kennis van aanbestedingsrecht
• Je bent aantoonbaar beschikbaar voor het gevraagde aantal uren per week en voor de gevraagde periode

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring met het uitvoeren en ondersteunen van reguliere inkooptrajecten.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met publieke inkoop binnen een overheidsorganisatie.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met inkoopprocessen en -procedures.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met administratieve verwerking, inkoopdocumenten en dossieropbouw.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met procesmatig, digitaal en cijfermatig werken, bijvoorbeeld met digitale inkoop-, contract- of zaaksystemen; je registreert en beheert gegevens zorgvuldig en hebt ervaring met financiële gegevens en analyses.
• Bij voorkeur heb je een relevante aanvullende opleiding op het gebied van inkoop, zoals Nevi of een gelijkwaardige opleiding.

Extra Informatie

• Aantal uur 24 - 32
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO