Administratief Medewerker Inkoop

1UP Training; Hellendoorn; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Gemeente Hellendoorn zoekt een Administratief Medewerker Inkoop om reguliere inkooptrajecten within de kaders van de organisatie te begeleiden. Je beoordeelt inkoopvragen via het zaaksysteem en zorgt voor duidelijke afspraken met interne opdrachtgevers.

Je bewaakt kwaliteit, documentatie en voortgang, legt keuzes vast en voert spendanalyses uit om rechtmatigheid en doelmatigheid te vergroten. Je werkt nauw samen met de Inkoopadviseur en draagt bij aan effectieve inkoopprocessen.

Qualifications

• Aantoonbaar afgeronde mbo-opleiding op niveau 4.
• Aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures.
• Aantoonbare kennis van aanbestedingsrecht.

Responsibilities

• In behandeling nemen van reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces.
• Bespreken van de inkoopbehoefte met de interne opdrachtgever.
• Bepalen welke processtappen moeten worden doorlopen volgens kaders en procedures.
• Zorgen voor een correcte afronding en vastlegging van inkooptrajecten.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor reguliere vragen over inkopen en het inkoopproces.
• Uitleggen van procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden.
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en deze uitvoerbaar maken.
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij het toepassen van vastgestelde procedures en formats.
• Ondersteunen van de Inkoopadviseur bij complexe inkooptrajecten.
• Toepassen van het inkoopbeleid en bijbehorende procedures.
• Signaleren van afwijkingen en risico’s en voorleggen aan de Inkoopadviseur.
• Navolgbaar vastleggen van gemaakte keuzes en stappen.
• Uitvoeren van spendanalyse en bespreken binnen het team.
• Opstellen en bijhouden van de inkoopkalender en intranetinformatie.
• Aanbesteden op gemeentelijke website.

Education

MBO niveau 4

Nevi of gelijkwaardige opleiding

Job description

Functie: Administratief Medewerker Inkoop Als Administratief Medewerker Inkoop ondersteun je een professionele, rechtmatige en doelmatige uitvoering van reguliere inkooptrajecten binnen de vastgestelde kaders van de organisatie. Je beoordeelt zelfstandig inkoopzaken die via het zaaksysteem worden ingediend wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaand beleid, vastgestelde procedures, standaarden en formats. Je ondersteunt interne opdrachtgevers bij de start en uitvoering van het inkoopproces, bewaakt de kwaliteit en voortgang en zorgt voor een volledige en navolgbare vastlegging. Daarnaast lever je een bijdrage aan de spendanalyse zodat inzicht ontstaat in doelmatigheid en rechtmatigheid van inkopen.

Belangrijkste werkzaamheden

• In behandeling nemen van reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces;
• Bespreken van de inkoopbehoefte met de interne opdrachtgever en zorgen dat deze voldoende duidelijk is om het inkoopproces te starten;
• Bepalen welke processtappen moeten worden doorlopen aan de hand van bestaande kaders, procedures en werkwijzen;
• Zorgen voor een correcte afronding en vastlegging van inkooptrajecten in het zaaksysteem;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor reguliere vragen over inkopen en het inkoopproces;
• Uitleggen van procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden;
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en helpen deze concreet en uitvoerbaar te maken;
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij het correct toepassen van vastgestelde procedures en formats;
• Ondersteunen van de Inkoopadviseur bij complexe inkooptrajecten;
• Toepassen van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid en de bijbehorende procedures;
• Herkennen van situaties waarin de reguliere werkwijze niet volstaat;
• Signaleren van afwijkingen, risico’s en mogelijke onrechtmatigheden en deze waar nodig tijdig voorleggen aan de Inkoopadviseur;
• Navolgbaar vastleggen van gemaakte keuzes en relevante processtappen;
• Binnen de gestelde kaders zelfstandig uitvoeren van een spendanalyse en deze bespreken binnen het team;
• Ondersteunen bij het opstellen en actueel houden van de inkoopkalender (capaciteitsplanning);
• Ondersteunen bij het actueel houden van informatie over inkopen en aanbesteden op intranet en de gemeentelijke website.

Werkwijze en besluitvorming Je handelt zelfstandig wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaande kaders, procedures, standaarden en formats. Zodra een inkoopvraagstuk professionele afweging, maatwerk of specialistische expertise vraagt, wordt de Inkoopadviseur betrokken. Je signaleert en schaalt tijdig op; per situatie wordt bepaald welke rolverdeling passend is.

OrganisatieWerken voor de gemeente Hellendoorn betekent werken voor een bruisende gemeente. Dagelijks zetten we ons met elkaar in voor 36.000 inwoners die wonen in één van onze buurtschappen of kernen. Onze gemeente ligt op een bijzonder plekje in het hart van Overijssel in het prachtige decor van het Nationaal Park de Sallandse Heuvelrug en het Reggedal. Om 36.000 inwoners van dienst te kunnen zijn is onze organisatie groot genoeg om alle disciplines in huis te hebben, maar klein genoeg om wendbaar te zijn. Dit merk je in je werk; als je iets wilt regelen is er vaak maar één telefoontje nodig om de juiste collega te spreken te krijgen. Bij binnenkomst merk je al gauw dat er een informele sfeer heerst, collega’s maken makkelijk een praatje. Met elkaar werken we aan de toekomst van Hellendoorn.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met inkoop, aanbestedingen of het begeleiden van inkoopprocessen
• Aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures
• Aantoonbare kennis van aanbestedingsrecht
• Aantoonbaar beschikbaar voor het in de uitvraag genoemde aantal uren per week en gedurende de gevraagde periode

Gunningscriteria

• Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren en ondersteunen van reguliere inkooptrajecten
• Aantoonbare werkervaring met publieke inkoop (inkoop binnen overheidsorganisatie)
• Minimaal 3 jaar aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures
• Aantoonbare werkervaring met administratieve verwerking, inkoopdocumenten en dossieropbouw
• Aantoonbare werkervaring met procesmatig, digitaal en cijfermatig werken, waaronder digitale inkoop-, contract-, zaak- of administratieve systemen, het zorgvuldig registreren en beheren van gegevens en het werken met financiële gegevens en analyses
• Aantoonbare relevante aanvullende opleiding op het gebied van inkoop waarbij Nevi of een gelijkwaardige opleiding