Personal/Office Assistant - Tempo indeterminato

WeHunt; Monza; In loco; EUR 28.000 - 35.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Ticket restaurant 8€

Descrizione del lavoro

WeHunt cerca una figura di Personal/Office Assistant per una realtà consolidata con sede in zona Milano Nord. Le principali responsabilità includono la gestione dell’ufficio, il supporto al CEO e l’organizzazione di trasferte nazionali e internazionali.

Il pacchetto proposto prevede contratto a tempo indeterminato con RAL 28k e 7k di patto di non concorrenza, oltre a ticket restaurant daily da 8 euro. Richiesta esperienza 1–3 anni, inglese B2/C1, e padronanza di Office e strumenti cloud.

Competenze

• 1–3 anni di esperienza in ruoli analoghi (Office Assistant/Executive Assistant).
• Contesti aziendali strutturati dove gestione multitasking e riservatezza sono requisiti.

Mansioni

• Gestione ufficio e facility management: coordinamento fornitori, manutenzioni e logistica.
• Supporto operativo al CEO: gestione agenda, documentazione e adempimenti amministrativi.
• Organizzazione trasferte nazionali e internazionali, logistica e costi.
• Gestione fatture, pagamenti, onboarding e note spese.
• Organizzazione eventi aziendali e gestione spazi/servizi interni.
• Coordinamento di ufficio, cancelleria e sale riunioni.

Conoscenze

Office Suite

Excel

PowerPoint

English (B2/C1)

Multitasking

Discretion

Communication

Strumenti

Google Workspace

Microsoft Teams

Slack

Zoom

Descrizione del lavoro

Per nostro cliente, affermata realtà con sede in zona Milano Nord, siamo alla ricerca di una figura di Personal/Office Assistant.

Si offre contratto a indeterminato con pacchetto retributivo composto da 28K Ral e 7 K di Patto di non concorrenza + ticket restaurant giornalieri da 8 euro.

La risorsa selezionata avrà le seguenti responsabilità:

• Gestione ufficio e facility management: coordinamento fornitori, manutenzioni, servizi generali e supervisione degli spazi aziendali. Accoglienza ospiti, corrispondenza e supporto operativo quotidiano.
• Supporto operativo e organizzativo al CEO: gestione agenda, documentazione aziendale e personale. Supporto nell'adempimento di tutti fli aspetti burocraticie e amministrativi della famiglia dell'imprenditore.
• Organizzazione completa di trasferte nazionali e internazionali, con gestione logistica e ottimizzazione tempi/costi
• Supporto amministrativo e HR: gestione fatture passive, controllo pagamenti, coordinamento studio paghe, onboarding, documentazione dipendenti e note spese
• Organizzazione di eventi aziendali, meeting, convention e attività di team building
• Coordinamento servizi interni: cancelleria, materiali di consumo, sale riunioni e gestione spazi comuni

Il Profilo Ideale:

1. Esperienza e Background

• Seniority: 1-3 anni di esperienza pregressa in ruoli analoghi (Office Assistant, Executive Assistant, Segretaria di Direzione, Office Manager Junior).
• Contesti di provenienza: Aziende strutturate, multinazionali o studi professionali moderni, dove la gestione multitasking e la riservatezza sono requisiti quotidiani.

2. Competenze Tecniche e Hard Skills

• Lingue straniere: Ottima conoscenza della lingua Inglese (livello B2/C1), sia scritta che parlata, fondamentale per la gestione di clienti o fornitori internazionali e per la reportistica.
• Strumenti Digitali: Padronanza assoluta del Pacchetto Office (in particolare Excel e PowerPoint per presentazioni e reportistica) e dei tool di collaborazione in cloud (Google Workspace, Microsoft Teams, Slack, Zoom).

3. Competenze Trasversali e Soft Skills

• Problem Solving & Proattività: Capacità di anticipare le esigenze dell'ufficio e del management, trovando soluzioni rapide a imprevisti logistici.
• Standing e Comunicazione: Eccellenti doti relazionali, diplomazia e capacità di interagire con interlocutori di diversi livelli gerarchici.
• Organizzazione e Time Management: Abilità nel gestire scadenze multiple e nel dare priorità ai compiti in autonomia.
• Riservatezza: Gestione quotidiana di informazioni sensibili con il massimo livello di etica professionale e discrezione.