Personal Assistant Part Time

Openjobmetis SpA; Lombardia; Hybrid; EUR 23,000 - 28,000; Part time

Benefits offered by this job

Remote work options

Flexible schedule

Job summary

Openjobmetis Spa cerca un Personal Assistant per supportare il Founder, gestire agenda, viaggi e appuntamenti in un contesto dinamico e riservato. È richiesta un’eccellente conoscenza dell’inglese e una comprovata esperienza di almeno 5 anni in ruoli simili.

La posizione prevede lavoro part-time (24 ore settimanali) con flessibilità e possibilità di lavoro in remoto, con sede presso Como, Milano e sedi collegate. Richiesta disponibilità a trasferte e gestione discreta delle informazioni.

Qualifications

• Almeno 5 anni di esperienza in ruoli di personal assistant.
• Ottima conoscenza dell’inglese, scritto e parlato.
• Spiccate capacità organizzative e gestione delle priorità.
• Elevata riservatezza e discrezione.
• Autonomia, proattività e problem solving.
• Buone capacità relazionali e comunicative per coordinare interlocutori diversi.
• Ottima padronanza degli strumenti digitali (Google Workspace e MS 365).
• Disponibilità a spostarsi tra sedi e a gestire l’agenda settimanale.

Responsibilities

• Gestione dell’agenda del Founder, pianificazione di appuntamenti e impegni.
• Organizzazione logistica di viaggi riunioni ed eventi.
• Gestione delle comunicazioni e interfaccia con interlocutori interni ed esterni.
• Predisposizione/revisione di documenti, presentazioni, report e materiali di lavoro.
• Coordinamento operativo con professionisti esterni, banche e fornitori.

Skills

PA experience

English proficiency

Organizational skills

Discretion

Proactivity

Problem solving

Communication skills

Tools

Google Workspace

Microsoft 365

Job description

Openjobmetis Spa, Divisione Permanent Placement Milano, ricerca per proprio cliente, solida realtà internazionale specializzata nei servizi fiduciari e nella consulenza patrimoniale con una presenza consolidata in diversi mercati internazionali, un/una:

La risorsa fornirà supporto diretto al Founder nella gestione delle attività personali e organizzative quotidiane.

La risorsa ideale è una persona organizzata, discreta e proattiva, con ottime capacità comunicative e un’eccellente conoscenza della lingua inglese, in grado di gestire con autonomia priorità, appuntamenti e scadenze in un contesto dinamico e riservato.

Responsabilità principali

La figura selezionata lavorerà a stretto contatto con il Founder, occupandosi delle seguenti attività:

• gestione dell’agenda, pianificazione di appuntamenti, impegni personali e professionali, organizzazione delle priorità e gestione delle variazioni
• organizzazione logistica, pianificazione di viaggi, trasferte, riunioni ed eventi, con gestione dei relativi aspetti organizzativi
• gestione delle comunicazioni, monitoraggio della corrispondenza, gestione delle comunicazioni e interfaccia con interlocutori interni ed esterni
• supporto amministrativo e documentale, predisposizione e revisione di documenti, presentazioni, report e materiali di lavoro
• coordinamento operativo, gestione e raccordo con professionisti esterni, tra cui commercialisti, avvocati notai e banche, nonché con clienti e fornitori, al fine di garantire un’efficiente organizzazione e gestione delle attività.
• monitoraggio delle scadenze, follow-up delle attività in corso, verifica delle tempistiche e aggiornamento costante sulle priorità
• supporto personale e organizzativo, gestione delle necessità quotidiane del Founder, assicurando affidabilità, precisione e massima riservatezza

Requisiti richiesti

• esperienza di almeno 5 anni in ruoli di personal assistant
• ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata - requisito fondamentale
• spiccate capacità organizzative, pianificazione e gestione efficace delle priorità
• elevata riservatezza, discrezione e attenzione alla gestione di informazioni confidenziali
• autonomia operativa, proattività, flessibilità e capacità di problem solving
• ottime capacità relazionali e comunicative con attitudine al coordinamento di interlocutori diversi
• ottima padronanza degli strumenti digitali, in particolare Google Workspace e Microsoft 365
• disponibilità a spostarsi tra le sedi di lavoro e flessibilità nella gestione dell’agenda settimanale

Contratto: tempo indeterminato, CCNL Commercio, RAL a partire da 25.000€ commisurata all’esperienza e alle competenze della risorsa

Sede di lavoro: Como, Milano e da remoto (organizzazione sulla base dell’agenda del Founder)

Orario di lavoro: part-time, 24 ore settimanali distribuite su 3-4 giorni, con flessibilità organizzativa in funzione delle esigenze del Founder