Office & Facilities Coordinator – Categorie protette (L.68/99)

DGS; Carmignano di Brenta; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

DGS cerca un Executive Assistant & General Services Coordinator per garantire il corretto funzionamento della sede di Carmignano di Brenta (PD). Sarai il punto di riferimento per reception, segreteria organizzativa e servizi generali, assicurando un ambiente di lavoro efficiente e accogliente.

La persona riporterà al management e collaborerà con clienti, fornitori e dipendenti, gestendo appuntamenti, meeting e attività logistiche con attenzione al servizio e alla riservatezza.

Qualifications

• Diploma di scuola superiore.
• Costituisce titolo preferenziale una formazione in ambito linguistico, turistico, organizzativo o gestionale.
• Esperienza di almeno 2 anni in ruoli analoghi di Office Manager, Reception Manager, Executive Assistant o General Services Coordinator.
• Esperienza nella gestione dei servizi generali.
• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Outlook, Word, Excel).
• Utilizzo di strumenti digitali per gestione organizzativa.
• Ottime capacità relazionali e comunicative.
• Forte orientamento al servizio e attenzione al cliente interno/esterno.
• Precisione, affidabilità e riservatezza.
• Capacità di pianificazione e gestione delle priorità.
• Problem solving e autonomia operativa.
• Flessibilità e capacità di operare in contesti dinamici.

Responsibilities

• Reception e centralino: gestione accoglienza e rispondi al telefono.
• Gestione della reception e del centralino;
• Accoglienza di clienti, fornitori, ospiti e personale esterno;
• Gestione della corrispondenza in entrata e in uscita (posta, corrieri, spedizioni);
• Presidio dell'immagine e dell'ordine delle aree comuni e di rappresentanza;
• Supporto logistico durante meeting ed eventi aziendali;
• Segreteria e Supporto Organizzativo
• Organizzazione e prenotazioni della foresteria interna;
• Gestione e coordinamento delle sale riunioni;
• Organizzazione di meeting, workshop e incontri aziendali;
• Servizi Generali e Facility Management
• Coordinamento operativo dei fornitori di servizi (pulizie, manutenzione, sicurezza, catering, distributori automatici, gestione rifiuti, ecc.);
• Supervisione e monitoraggio degli interventi manututtivi ordinari e straordinari della sede e segnalazione delle esigenze operative;
• Monitoraggio degli spazi aziendali garantendone funzionalità, ordine e sicurezza;
• Supporto alla gestione degli accessi, badge e dotazioni aziendali;
• Gestione delle forniture di cancelleria, materiali di consumo e attrezzature per ufficio;
• Supporto nelle attività di allestimento e organizzazione degli spazi aziendali.

Skills

Office management

Reception

Customer service

Organization

Microsoft Office

Communication

Planning

Education

Diploma di scuola superiore

Formazione linguistica/organizzativa preferenziale

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Microsoft Excel

Job description

Where talent becomes impact, innovation begins. In DGS il talento diventa impatto perché entra in progetti reali, dove competenze tecnologiche, visione di business e collaborazione si incontrano per accompagnare aziende e organizzazioni nei loro percorsi di evoluzione.

Siamo una tech company in crescita, con competenze integrate in Cybersecurity, AI & Data, Digital Engineering e soluzioni per la Smart Enterprise. Lavoriamo per modernizzare processi, sistemi e infrastrutture, rendendoli più sicuri, evoluti e pronti a crescere. Ma la tecnologia, da sola, non basta. A fare la differenza sono le persone: professionisti che collaborano su progetti complessi, condividono competenze, imparano continuamente e trasformano sfide tecnologiche e di business in soluzioni concrete. Entrare in DGS significa trovare un contesto in cui crescere, contribuire e mettere a valore la propria esperienza, a ogni livello di seniority. Cerchiamo persone curiose, responsabili e orientate al risultato, capaci di lavorare insieme a team, clienti e stakeholder con ownership, collaboration, continuous learning e value creation.

Executive Assistant & General Services Coordinator

La persona si occuperà di garantire il corretto funzionamento della sede aziendale tramite la gestione della reception, della segreteria organizzativa e dei servizi generali, assicurando un ambiente di lavoro organizzato, efficiente, ordinato ed accogliente. Supporta le attività organizzative dell'azienda, fungendo da punto di riferimento per dipendenti, clienti, fornitori e visitatori.

Principali compiti e responsabilità

• Reception e Accoglienza:
• Gestione della reception e del centralino;
• Accoglienza di clienti, fornitori, ospiti e personale esterno;
• Gestione della corrispondenza in entrata e in uscita (posta, corrieri, spedizioni);
• Presidio dell'immagine e dell'ordine delle aree comuni e di rappresentanza;
• Supporto logistico durante meeting ed eventi aziendali;
• Segreteria e Supporto Organizzativo
• Organizzazione e prenotazioni della foresteria interna;
• Gestione e coordinamento delle sale riunioni;
• Organizzazione di meeting, workshop e incontri aziendali;
• Servizi Generali e Facility Management
• Coordinamento operativo dei fornitori di servizi (pulizie, manutenzione, sicurezza, catering, distributori automatici, gestione rifiuti, ecc.);
• Supervisione e monitoraggio degli interventi manutentivi ordinari e straordinari della sede e segnalazione delle esigenze operative;
• Monitoraggio degli spazi aziendali garantendone funzionalità, ordine e sicurezza;
• Supporto alla gestione degli accessi, badge e dotazioni aziendali;
• Gestione delle forniture di cancelleria, materiali di consumo e attrezzature per ufficio;
• Supporto nelle attività di allestimento e organizzazione degli spazi aziendali.

Competenze e Attitudini Richieste

• Diploma di scuola superiore;
• Costituisce titolo preferenziale una formazione in ambito linguistico, turistico, organizzativo o gestionale;
• Esperienza di almeno 2 anni in ruoli analoghi di Office Manager, Reception Manager, Executive Assistant o General Services Coordinator;
• Esperienza nella gestione dei servizi generali;
• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Outlook, Word, Excel);
• Utilizzo di strumenti digitali per gestione organizzativa;
• Ottime capacità relazionali e comunicative;
• Forte orientamento al servizio e attenzione al cliente interno/esterno;
• Precisione, affidabilità e riservatezza;
• Capacità di pianificazione e gestione delle priorità;
• Problem solving e autonomia operativa;
• Flessibilità e capacità di operare in contesti dinamici.

Sede di lavoro

Carmignano di Brenta (PD)

Altre Informazioni

La seguente offerta è indirizzata a persone facenti parte delle categorie protette (secondo la normativa L.68/99).

Nel caso in cui il tuo curriculum sia valutato in linea rispetto alla posizione, organizzeremo un primo incontro per approfondire la reciproca conoscenza. Diversamente conserveremo il tuo curriculum all'interno del nostro database e sarà nostra premura ricontattarti in futuro, qualora si aprissero opportunità coerenti con il tuo percorso e le tue competenze.