Executive Assistant & Facilities Lead

DGS; Carmignano di Brenta; In loco; EUR 28.000 - 42.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

DGS cerca un Executive Assistant & General Services Coordinator per garantire il corretto funzionamento della sede di Carmignano di Brenta (PD). Sarai il punto di riferimento per reception, segreteria organizzativa e servizi generali, assicurando un ambiente di lavoro efficiente e accogliente.

La persona riporterà al management e collaborerà con clienti, fornitori e dipendenti, gestendo appuntamenti, meeting e attività logistiche con attenzione al servizio e alla riservatezza.

Competenze

• Diploma di scuola superiore.
• Costituisce titolo preferenziale una formazione in ambito linguistico, turistico, organizzativo o gestionale.
• Esperienza di almeno 2 anni in ruoli analoghi di Office Manager, Reception Manager, Executive Assistant o General Services Coordinator.
• Esperienza nella gestione dei servizi generali.
• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Outlook, Word, Excel).
• Utilizzo di strumenti digitali per gestione organizzativa.
• Ottime capacità relazionali e comunicative.
• Forte orientamento al servizio e attenzione al cliente interno/esterno.
• Precisione, affidabilità e riservatezza.
• Capacità di pianificazione e gestione delle priorità.
• Problem solving e autonomia operativa.
• Flessibilità e capacità di operare in contesti dinamici.

Mansioni

• Reception e centralino: gestione accoglienza e rispondi al telefono.
• Gestione della reception e del centralino;
• Accoglienza di clienti, fornitori, ospiti e personale esterno;
• Gestione della corrispondenza in entrata e in uscita (posta, corrieri, spedizioni);
• Presidio dell'immagine e dell'ordine delle aree comuni e di rappresentanza;
• Supporto logistico durante meeting ed eventi aziendali;
• Segreteria e Supporto Organizzativo
• Organizzazione e prenotazioni della foresteria interna;
• Gestione e coordinamento delle sale riunioni;
• Organizzazione di meeting, workshop e incontri aziendali;
• Servizi Generali e Facility Management
• Coordinamento operativo dei fornitori di servizi (pulizie, manutenzione, sicurezza, catering, distributori automatici, gestione rifiuti, ecc.);
• Supervisione e monitoraggio degli interventi manututtivi ordinari e straordinari della sede e segnalazione delle esigenze operative;
• Monitoraggio degli spazi aziendali garantendone funzionalità, ordine e sicurezza;
• Supporto alla gestione degli accessi, badge e dotazioni aziendali;
• Gestione delle forniture di cancelleria, materiali di consumo e attrezzature per ufficio;
• Supporto nelle attività di allestimento e organizzazione degli spazi aziendali.

Conoscenze

Office management

Reception

Customer service

Organization

Microsoft Office

Communication

Planning

Formazione

Diploma di scuola superiore

Formazione linguistica/organizzativa preferenziale

Strumenti

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Microsoft Excel

Descrizione del lavoro

DGS cerca un Executive Assistant & General Services Coordinator per garantire il corretto funzionamento della sede di Carmignano di Brenta (PD). Sarai il punto di riferimento per reception, segreteria organizzativa e servizi generali, assicurando un ambiente di lavoro efficiente e accogliente.

La persona riporterà al management e collaborerà con clienti, fornitori e dipendenti, gestendo appuntamenti, meeting e attività logistiche con attenzione al servizio e alla riservatezza.