EXECUTIVE ASSISTANT DEL MANAGING PARTNER & OPERATIONS COORDINATOR

Glasford International | Italy; Lombardia; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Glasford International | Italy cerca una figura con esperienza come executive assistant, in affiancamento al Managing Partner. Il ruolo mette al centro coordinamento organizzativo, operativo e di progetti complessi, lavorando con team interni, professionisti e fornitori.

Si richiede capacità di analisi dei processi, gestione di strumenti digitali e abilità nel raccordare stakeholder, nel presidiare le scadenze e nel facilitare decisioni strategiche, mantenendo riservatezza e autonomia.

Qualifications

• Esperienza di supporto executive a referenti di alto livello.
• Capacità di analisi e miglioramento dei processi operativi.
• Gestione proattiva di progetti trasversali e requisiti di informazione.

Responsibilities

• Presidio dell’agenda e del calendario del Managing Partner.
• Coordinamento tra funzioni interne, fornitori esterni e staff.
• Supporto alle riunioni, redazione di documenti e presentazioni riservate.
• Monitoraggio delle scadenze e follow-up fino alla chiusura dei progetti.
• Gestione knowledge e reportistica per trasformazione digitale.

Skills

Executive support

Project coordination

Process optimization

Stakeholder management

Education

Laurea in discipline gestionali

Tools

Microsoft 365

Piattaforme collaborative

AI generativa

Job description

Prestigioso studio professionale, operante in ambito giuridico, societario e finanziario e caratterizzato da un contesto altamente qualificato e riservato, ricerca un/una:

La persona selezionata affiancherà il Managing Partner e assumerà un ruolo centrale di coordinamento organizzativo, operativo e progettuale, fungendo da punto di raccordo tra il Managing Partner, i professionisti dello Studio, le funzioni di staff e i fornitori esterni.

La posizione combina tre componenti strettamente integrate:

• supporto executive e personale al Managing Partner;
• coordinamento delle attività operative che fanno capo al Managing Partner;
• analisi e miglioramento dei processi, reportistica e trasformazione digitale.

Il ruolo richiede la capacità di alternare con naturalezza attività operative e organizzative, anche molto concrete, al presidio di progetti trasversali e iniziative di medio periodo. La persona non sostituirà le funzioni specialistiche già presenti, ma ne faciliterà il raccordo con il Managing Partner, contribuendo a istruire le questioni, raccogliere le informazioni necessarie, coordinare gli interlocutori e monitorare le attività fino alla loro conclusione.

Principali responsabilità

Processi, innovazione e trasformazione digitale

• Analizzare i flussi di lavoro, individuando criticità, ridondanze e opportunità di semplificazione, automazione ed efficientamento.
• Raccogliere e interpretare le esigenze dello Studio, supportando la definizione e l’aggiornamento di procedure e standard operativi.
• Collaborare all’introduzione di strumenti digitali e soluzioni di intelligenza artificiale, contribuendo alla raccolta dei requisiti, ai test funzionali e al collaudo prima del rilascio.
• Coordinare interlocutori interni e fornitori esterni, monitorando l’avanzamento delle iniziative.
• Accompagnare l’adozione di nuove modalità operative attraverso comunicazione, coinvolgimento e formazione.
• Supportare l’adeguamento delle prassi interne in materia di protezione dei dati personali, compliance e utilizzo dell’intelligenza artificiale, in raccordo con i consulenti competenti.

Coordinamento operativo e facilitazione organizzativa

• Presidiare il raccordo tra il Managing Partner e le funzioni responsabili di risorse umane, sistemi informativi, fornitori, amministrazione, sede e servizi generali.
• Raccogliere informazioni, documenti, preventivi e opzioni utili alle decisioni del Managing Partner.
• Monitorare attività, scadenze e passaggi successivi, assicurandone il follow-up fino alla chiusura.
• Raccogliere esigenze e criticità provenienti dalla struttura, favorendo l’allineamento tra il Managing Partner e i diversi interlocutori.
• Supportare le comunicazioni interne e l’organizzazione di riunioni ed eventi di Studio.
• Garantire, quando necessario, la continuità delle attività nei periodi di assenza delle funzioni competenti.

Reporting, procedure e knowledge management

• Raccogliere e integrare dati provenienti da differenti sistemi gestionali.
• Predisporre report direzionali, statistiche e presentazioni a supporto dei professionisti dello Studio.
• Aggiornare e migliorare i modelli di reporting, contribuendo alla loro progressiva automazione.
• Curare l’aggiornamento di procedure, prassi, modelli, istruzioni operative e materiali informativi.
• Presentare dati e indicatori in modo chiaro, sintetico e facilmente fruibile.
• Supportare la preparazione delle riunioni degli organi dello Studio, predisponendo ordini del giorno, materiali, verbali e documentazione consecutiva.

Supporto executive e personale al Managing Partner

• Coordinare l’agenda professionale e personale, prevenendo sovrapposizioni e criticità.
• Organizzare riunioni, appuntamenti, trasferte, eventi e incontri professionali.
• Preparare presentazioni, report e documentazione, anche di natura riservata.
• Gestire i flussi informativi e la posta in ingresso, effettuando smistamenti, follow-up, sintesi e presidio delle scadenze.
• Curare i rapporti operativi con professionisti, consulenti, enti e interlocutori esterni.
• Supportare il Managing Partner nella gestione del network professionale e nelle attività organizzative collegate a docenza, convegni e iniziative istituzionali.
• Gestire, con assoluta discrezione, alcune incombenze personali e organizzative del Managing Partner.

Profilo ricercato

La persona ideale ha maturato 2/5 anni di esperienza in uno o più dei seguenti ambiti:

• executive assistance evoluta a supporto di partner, imprenditori o figure apicali;
• consulenza organizzativa o gestione di progetti trasversali;
• process improvement e coordinamento operativo;

Saranno valutate con particolare interesse esperienze maturate presso studi legali, notarili o professionali, società di consulenza, organizzazioni finanziarie o altri contesti caratterizzati da elevati standard professionali, processi articolati e gestione di informazioni riservate.

Formazione e competenze tecniche

È richiesto un titolo di laurea, preferibilmente in discipline giuridiche, economiche, organizzative o gestionali.

Completano il profilo:

• ottima conoscenza della lingua inglese e di quella italiana
• ottima padronanza di Microsoft 365 e familiarità con piattaforme collaborative e strumenti di work management;
• utilizzo abituale, oppure forte attitudine all’apprendimento, di strumenti di AI generativa applicati alla redazione, alla sintesi e all’analisi;
• capacità di elaborare dati, documenti, procedure, presentazioni e report;
• interesse per innovazione, automazione e trasformazione digitale.

Non è richiesta una preparazione informatica specialistica, ma la capacità di comprendere i processi e di interagire efficacemente con fornitori e interlocutori tecnologici.

Competenze personali

La posizione richiede concretezza e disponibilità a gestire sia attività progettuali e organizzative sia incombenze operative e personali, mantenendo elevati standard qualitativi anche in un contesto complesso e in continua evoluzione. Sono richieste inoltre: proattivita, problem solving, flessibilità e capacità di mediazione, oltre a discrezione e riservatezza assolute.