Executive Assistant

Bonelli Erede Pappalardo; Lombardia; On-site; EUR 40,000 - 50,000; Full time

Job summary

BonelliErede, leader nel mercato legale e fiscale in Italia, cerca un Executive Assistant per l’ufficio di Milano. Contratto a tempo indeterminato, retribuzione lorda annua tra 40.000 e 50.000 €, inquadramento 2°/3° livello CCNL Studi Professionali in base all’esperienza.

Il ruolo prevede supporto ai Soci senior e ad altri professionisti in tutte le attività, gestione agenda, riunioni, viaggi e attività di segreteria, con attenzione alla riservatezza e a eccellenti doti relazionali.

Qualifications

• Esperienza di almeno 3-4 anni come Executive Assistant maturata presso Studi Legali o realtà strutturate.
• Ottima conoscenza della lingua inglese e del pacchetto Microsoft Office, con attenzione a formattazione e revisione tramite mark‑up.
• Flessibilità, spirito d’iniziativa, approccio proattivo e spiccate capacità organizzative, eccellenti doti comunicative e relazionali.

Responsibilities

• Gestione a tutto tondo dell’agenda degli Soci di riferimento e contatti con clienti e interlocutori.
• Coordinamento agevole di riunioni fisiche o virtuali e preparazione del materiale necessario.
• Gestione telefonate, redazione di documenti e corrispondenza.
• Organizzazione viaggi, trasferte ed eventi; interfaccia con altri uffici.
• Archiviazione documentale (informatica e cartacea) e gestione time‑sheet.

Skills

Executive Assistant

Inglese

Microsoft Office

Flessibilità

Proattività

Buone doti organizzative

Tools

MS Office

Job description

BonelliErede, leader in Italia nei servizi legali e fiscali, che conta attualmente su una squadra di circa 800 persone con sedi in Europa, Africa e Medio Oriente, ricerca per l’ufficio di Milano una figura di Executive Assistant da inserire con contratto a t. indeterminato. Per questo ruolo è prevista una retribuzione annua lorda compresa tra €40.000 e €50.000, con un inquadramento di 2°/3° livello secondo il CCNL Studi Professionali sulla base dell’esperienza.

Ti occuperai di supportare i Soci senior (e altri professionisti) in tutte le attività di loro competenza, e in particolare:

• Gestione a tutto tondo degli impegni e dell’agenda dei Soci di riferimento (professionali, accademici, pubblici e personali). Ciò comporta contatti diretti non solo all’interno dello Studio, ma anche con clienti e interlocutori vari in tutti i già menzionati settori. Nel tempo, ciò può portare ad ampie deleghe e responsabilità nell’operatività di tutti i giorni. È richiesta dunque la massima riservatezza e una adeguata capacità di relazione;
• L’assistente deve farsi carico di coadiuvare i Soci di riferimento nella definizione della propria agenda quotidiana (sostituendoli, se del caso, nelle attività organizzative ove non sia strettamente necessaria la sua presenza o qualora possa interloquire in sua vece);
• Gestione delle telefonate tramite tempestiva presa in carico delle stesse, redazione di documenti e gestione della corrispondenza;
• Organizzazione e gestione delle riunioni (siano esse fisiche o virtuali), compresa la preparazione del relativo materiale, prenotazione della sala riunione;
• Interazione con tutti gli altri uffici all’interno dello Studio;
• Organizzazione e gestione a tutto tondo delle trasferte, dei viaggi, degli eventi, ecc
• Attività di archiviazione sia informatica che cartacea di tutta la documentazione inerente alle pratiche;
• Inserimento delle ore lavorate (time-sheet) e dei carichi di lavoro dei professionisti secondo le scadenze di volta in volta previste dalle policy di BonelliErede e/o tempestivo sollecito ai propri professionisti perché vi provvedano personalmente (sempre secondo le scadenze di cui sopra);
• Attività di parcellazione (inclusa gestione e monitoraggio delle scadenze)e chiusura della pratica a sistema;
• Raccolta, riordino, preparazione e gestione a tutto tondo delle note spese del professionista.

• Esperienza di almeno 3-4 anni come Executive Assistant maturata presso Studi Legali o realtà strutturate;
• Ottima conoscenza della lingua inglese e ottima padronanza del pacchetto Microsoft Office, con particolare focus sulla formattazione di documenti professionali e sulle attività di revisione tramite mark-up;
• Completano il profilo, flessibilità spirito d’iniziativa, approccio proattivo e spiccate capacità organizzative, unite a eccellenti doti comunicative e relazionali.

Chi siamo e quali sono i valori che ci guidano

• Ispirati dal nostro purpose “il coraggio e la forza di realizzare insieme grandi idee", siamo alla ricerca di persone che sappiano integrarsi alla perfezione in un “insieme", acronimo dei valori che ogni giorno ci guidano: Impegno, Noi, Solidarietà, Innovazione, Etica, Merito ed Eccellenza.
• Con il progetto “livebetter” ci impegniamo a contribuire al wellbeing delle nostre persone aiutandole a coniugare impegni professionali e personali lanciando periodicamente iniziative dedicate. Scopri chi sono le BonelliErede People sul nostro sito nella sezione Unisciti a Noi nella quale Professionisti e Business Support si raccontano! https://www.belex.com/joinus/
• Attenti alle esigenze della società in cui viviamo in continua evoluzione, tutte le iniziative promosse dal nostro Comitato CSR si pongono al servizio della comunità, con un’attenzione particolare rivolta ai bambini, il nostro futuro. Negli ultimi anni si è aggiunta la sfida ambientale e anche in questo ambito ci impegniamo a fare la nostra parte.
• Attivi anche sul fronte Diversity & Inclusion, il nostro Comitato D&I si dedica con determinazione a promuovere una cultura sempre più inclusiva e consapevole, lavorando costantemente su tematiche fondamentali come la Policy sulla genitorialità. Le attività del Comitato si traducono in iniziative strutturate, volte a creare un ambiente equo, rispettoso delle diversità e capace di valorizzare ogni individuo.

Lo Studio garantisce a tutti i candidati pari opportunità nel processo di selezione prevenendo e contrastando ogni forma di discriminazione per motivi legati alle convinzioni o condizioni personali, nonché al sesso, all’orientamento sessuale, all’origine etnica, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e sindacali, alle credenze religiose e a qualsiasi altra ragione.

Lo Studio promuove una cultura inclusiva, partecipativa e collaborativa, basata sull’etica, sul rispetto e sulla fiducia valorizzando le risorse umane di cui si avvale, garantendo loro lo sviluppo professionale e personale attraverso la coltivazione dei loro talenti.