Executive assistant

Adecco Italia spa; Lombardia; On-site; EUR 152,000 - 182,000; Part time

Benefits offered by this job

Part-time 20 ore settimanali

Prospettiva di trasformazione a full‑e

Job summary

Adecco Lifescience, divisione del gruppo Adecco, cerca un Executive assistant per supportare le attività di segreteria e amministrazione presso la sede di Milano.

La posizione prevede orario part-time di 20 ore settimanali e possibilità di proroga, con prospettiva di trasformazione a full-time nel medio periodo. Si richiede diploma e buone competenze MS Office, inglese e gestione attività HR-backed.

Qualifications

• Diploma di scuola superiore o titolo equivalente.
• Diploma/certificazione in segreteria o amministrazione è un plus.
• Esperienza pregressa come receptionist o in ruoli di amministrazione d'ufficio.
• Buona conoscenza della lingua inglese; altre lingue sono un plus.

Responsibilities

• Accoglienza di clienti e visitatori e ricezione delle chiamate in entrata.
• Coordinamento e prenotazione delle sale riunioni.
• Gestione forniture per ufficio, inventario e ordini ai fornitori.
• Organizzazione e mantenimento delle aree comuni e smistamento della posta.
• Pianificazione trasferte aziendali e coordinamento di catering/eventi aziendali.

Skills

Reception experience

Segreteria/Amministrazione

Inglese buono

MS Office

Lingue straniere

Education

Diploma di scuola superiore

Diploma/certificazione in segreteria o amministrazione

Tools

Concur

Egencia

Job description

Luogo di lavoro: Milano

Profilo

Adecco Lifescience, divisione specializzata del gruppo Adecco, ricerca, per conto di un'importante realtà operante nel settore farmaceutico un/una:

Executive assistant

Responsabilità

La risorsa gestirà in linea diretta una figura attualmente impiegata come Office Assistant e addetta alla reception.

Si occuperà di:

• Accoglienza di clienti e visitatori e ricezione delle chiamate in entrata.
• Coordinamento e prenotazione delle sale riunioni.
• Gestione delle forniture per ufficio, dell'inventario e degli ordini ai fornitori.
• Organizzazione e mantenimento delle aree comuni e smistamento della posta.
• Pianificazione delle trasferte aziendali e coordinamento di catering/eventi aziendali.
• Gestione di note spese, fatture e supporto amministrativo generale.
• Archiviazione e gestione della documentazione, in conformità con le procedure aziendali.
• Coordinamento dell'onboarding dei nuovi assunti (preparazione del materiale e delle postazioni di lavoro).
• Gestione degli accessi e della sicurezza dell'ufficio (badge, visitatori).
• Predisposizione di report periodici sulle attività amministrative e sui relativi costi.
• Collaborazione con HR e altri dipartimenti per attività operative ed eventi interni.
• Coordinamento degli interventi dell'IT di base e delle richieste hardware/software.
• Calcolo e gestione dei buoni pasto.
• Supporto ai dipendenti nella gestione delle note spese tramite Concur.
• Supporto ai dipendenti nell'utilizzo del sistema di prenotazione viaggi Egencia.
• Gestione del parco auto destinato ai dipendenti.

Skill e Professionalità

Requisiti:

• Diploma di scuola superiore o titolo equivalente.
• Diploma/certificazione in segreteria o amministrazione considerato un plus.
• Esperienza pregressa come receptionist, assistente personale o in ruoli di amministrazione d'ufficio.
• Buona conoscenza della lingua inglese; altre lingue costituiscono un plus.
• Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) e di Internet.

Informazioni retributive

Si offre:

• Inserimento in somministrazione a tempo determinato di 6 mesi con Adecco. È prevista possibilità di proroga.
• CCNL: Commercio 3° livello
• RAL: 15K

Benefit

• Orario: part-time di 20 ore settimanali articolato su turni di mattina oppure di pomeriggio
• È previsto un inserimento iniziale part-time (20 ore settimanali), con prospettiva di trasformazione a full-time nel medio periodo.

Informazioni Aggiuntive

• Modalità di lavoro: in sede
• Zona di lavoro: Milano Nord Ovest

I candidati, nel rispetto del D.lgs. 198/2006, D.lgs 215/2003 e D.lgs 216/2003, sono invitati a leggere l'informativa sulla privacy consultabile sotto il form di richiesta dati della pagina di candidatura (Regolamento UE n. 2016/679).

Adecco Italia S.p.A. (Aut. Min. Prot. N.1100-SG del 26.11.2004).