Executive and Event Assistant- Università Cattolica

MetodoHR; Lombardia; Hybrid; EUR 27,000 - 33,000; Full time

Job summary

Centro di Ricerca dell'Università Cattolica in Lombardia cerca una figura di Executive Assistant & Event Specialist. La risorsa supporterà la Direzione e coordinerà eventi istituzionali, workshop e conferenze, curando logistica, budget e relazioni con partner.

Requisiti: laurea o diploma, 2–3 anni di esperienza, padronanza di Office (Excel, PowerPoint, Outlook) e familiarità con piattaforme webinar. Stage di crescita professionale in un contesto stimolante.

Qualifications

• Laurea o diploma ad indirizzo economico/umanistico/comunicazione o affine richiesto.
• 2–3 anni di esperienza in assistenza di Direzione, segreteria eventi o Office/Project management preferibilmente in contesti accademici o di consulenza.
• Ottima padronanza del pacchetto Office; familiarità con piattaforme webinar (Teams/Zoom).

Responsibilities

• Ideazione, pianificazione logistica e gestione operativa di workshop, conferenze scientifiche e incontri istituzionali (in presenza e ibridi).
• Gestione rapporti con fornitori e location (catering, audio/video, allestimenti).
• Coordinamento presenze: inviti, mailing list, registrazioni e accoglienza relatori/ospiti.
• Presidio in loco durante gli eventi per garantire puntualità e fluidità.

Skills

Comunicazione

Proattività

Precisione

Riservatezza

Education

Laurea o Diploma ad indirizzo economico, umanistico, comunicazione o affine.

Tools

Excel

PowerPoint

Outlook

Teams

Zoom

Job description

Per conto di un prestigioso e innovativo Centro di Ricerca dell'Università Cattolica, punto di riferimento per l’innovazione tecnologica applicata ai settori bancario, finanziario e assicurativo, ricerchiamo un/a: Executive Assistant & Event Specialist

In una fase di forte espansione e consolidamento delle proprie iniziative istituzionali e scientifiche, la struttura desidera inserire una figura chiave, dinamica e altamente organizzata, capace di coniugare il supporto esecutivo alla Direzione con la pianificazione e il coordinamento end-to-end degli eventi del Centro.

Ruolo e Responsabilità

La risorsa opererà a stretto contatto con la Direzione e il team executive, coordinando le relazioni istituzionali quotidiane e guidando la macchina organizzativa degli eventi.

• Ideazione, pianificazione logistica e gestione operativa di workshop, conferenze scientifiche, tavole rotonde con partner corporate, seminari e meeting istituzionali (in presenza e ibridi).
• Gestione dei rapporti con fornitori e location (catering, service audio/video, allestimenti, materiali di comunicazione).
• Coordinamento delle presenze: gestione inviti, mailing list, registrazioni dei partecipanti e accoglienza relatori e ospiti di alto profilo.
• Presidio in loco durante gli eventi, garantendo puntualità, fluidità logistica e problem solving tempestivo.

Executive Assistance & Supporto alla Direzione

• Gestione proattiva e riservata dell’agenda della Direzione: calendarizzazione meeting, pianificazione priorità e organizzazione di trasferte complesse.
• Presidio della corrispondenza istituzionale, redazione di comunicazioni formali, presentazioni e verbali di riunione.
• Punto di contatto primario e filtro per stakeholder interni, docenti, partner accademici e vertici aziendali.

Coordinamento Operativo & Amministrativo

• Supervisione dell'office management e delle forniture di supporto all'attività quotidiana del Centro.
• Raccordo amministrativo per gli eventi e la Direzione: monitoraggio budget di spesa, gestione note spese e prima nota.
• Raccolta e verifica della documentazione contabile e contrattuale (fatture attive/passive, contratti fornitori e relatori) in raccordo con i consulenti esterni e l'amministrazione centrale.
• Redazione di reportistica di sintesi e monitoraggio scadenze a supporto delle decisioni strategiche della Direzione.

Requisiti richiesti

• Formazione: Laurea o Diploma ad indirizzo economico, umanistico, comunicazione o affine.
• Esperienza: Almeno 2-3 anni di esperienza maturata in ruoli di Assistenza di Direzione, Segreteria Esecutiva,Organizzazione Eventi o Project/Office Management, preferibilmente in contesti accademici, centri di ricerca,agenzie o società di consulenza.
• Competenze Eventi: Comprovata autonomia nel coordinamento logistico di meeting ed eventi formali/corporate.
• Competenze Digitali: Ottima padronanza del Pacchetto Office (in particolare Excel per la gestione di elenchi e budget, PowerPoint per presentazioni esecutive, Outlook). Gradita la familiarità con piattaforme per webinar/meeting virtuali (Teams, Zoom).
• Basi Amministrative: Conoscenza dei principi base del ciclo amministrativo (prima nota, note spese, ordini e fatture).
• Soft Skills: Eccellenti doti relazionali e comunicative, standing adeguato a contesti istituzionali, proattività,precisione millimetrica e assoluta riservatezza.
• Inquadramento: Contratto di collaborazione (Co.co.co.) con compenso commisurato all'esperienza (RAL/compenso annuo lordo fino a 30.000 €).
• Ambiente: Contesto stimolante, innovativo e orientato alla ricerca, con una solida rete di relazioni ad alto livello tra accademia, finanza e tecnologia.
• Sviluppo: Opportunità di assumere crescente autonomia nella gestione di progetti ed eventi di rilievo nazionale.